Comment organiser un déplacement professionnel ?
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Organiser un déplacement professionnel peut vite devenir une tâche chronophage si on n’a pas la bonne méthode. D’ailleurs, on vient de vous demander de planifier un voyage d’affaires mais vous ne savez pas par où commencer. Comment faire exactement ? Qui peut vous aider ? Comment avoir la certitude de respecter le budget voyages ? Quel est le bon moment pour réserver ? Toutes les questions que vous vous posez trouveront leurs réponses ici, afin d’organiser au mieux votre déplacement d’entreprise.
Il y a, en effet, des étapes clés à respecter pour accomplir cette mission de manière sereine. Il est vivement recommandé d’être rigoureux dans son organisation afin d’anticiper tout éventuel imprévu. Qu’il s’agisse de préparer un voyage professionnel pour son patron, pour un de ses collègues, ou bien, pour soi-même, cette check-list (ou to-do-list) est l’outil adéquat qui vous évitera d’omettre des points essentiels dans votre préparation.
Voici les étapes clés à suivre pour organiser un déplacement professionnel :
1. Déterminer le cadre du déplacement professionnel
Pour vous aider à déterminer le cadre du déplacement professionnel, nous vous conseillons la méthode QQOQCCP. Pas de panique, cet acronyme un barbare peut, à première vue, faire peur, mais soyez rassurés, il va vite devenir votre allié dans votre organisation.
Cette méthode permet de clarifier ses idées et peut être utilisées dans de nombreux cas grâce à 7 questions ouvertes qui permettent d’analyser astucieusement une situation.
Voici les questions auxquelles il faudra répondre pour planifier un voyage d’affaires :
– Qui : Qui est concerné par ce voyage d’affaires ?
– Quoi : S’agit-il d’un rendez-vous d’affaires, d’un séminaire, d’une conférence, de la participation à un salon… ?
– Où : Dans quelle ville devez-vous vous rendre ? Où mon hôtel devra-t-il être idéalement situé (à proximité d’un aéroport, d’une gare, du lieu de mon rendez-vous, etc. ) ?
– Quand : Quelles sont les dates prévues pour le déplacement professionnel ? À partir de quand puis-je anticiper la réservation de mon voyage ?
– Comment : Quels moyens de transport ai-je à ma disposition pour me rendre d’un point A à un point B ? Vais-je devoir faire une escale si je prends un vol ? En cas de voyage d’affaires à l’étranger, dois-je remplir un formulaire gouvernemental ou obtenir un visa ?
– Combien : Pour combien de collaborateurs dois-je réserver ? Quelle sera la durée du séjour professionnel ? Quel est le montant du budget alloué ?
– Pourquoi : Quelles sont les raisons et les objectifs de mon déplacement professionnel ?
2. Définir le planning du déplacement professionnel et élaborer une feuille de route
Définir le planning du déplacement professionnel est la seconde étape pour planifier ce voyage d’affaires.
Maintenant que vous avez une vision d’ensemble sur votre déplacement professionnel et que vos conditions sont fixées, il est temps d’établir votre feuille de route. Vous aurez ainsi une vision globale sur le déroulé du voyage d’affaires.
Commencer par énumérer les points clés et/ou rendez-vous importants de votre voyage en fonction des jours et des moments de la journée comme sur le tableau exemple ci-dessous.
Organisez-vous pour pouvoir accomplir toutes vos tâches en listant, par exemple, toutes les personnes que vous souhaitez rencontrer ainsi que les lieux dans lesquels vous devez vous rendre.
3. Réserver ses moyens de transport adaptés à la destination du voyage professionnel
Réservez vos moyens de transport en anticipant vos recherches. S’il s’agit d’un voyage important à l’étranger, prévoyez de réserver 2 mois à l’avance minimum. Le voyage se fera certainement en avion et vous voulez trouver les meilleurs vols. Et s’il s’agit d’un déplacement vers une destination proche, réfléchissez au moyen de transport le plus adapté en fonction de vos possibilités et de vos besoins (avion, train, voiture de location). Si vous avez le choix, privilégiez un mode de transport plus « écoresponsable » comme le train. D’ailleurs, cette option sera en adéquation avec la Politique RSE de votre entreprise, s’il en existe une.
Une fois votre choix effectué :
– Comparez les disponibilités ainsi que les options proposées.
– Recherchez un trajet modifiable ou remboursable en cas d’annulation.
– N’oubliez pas de payer en avance pour vos bagages afin d’éviter de payer plus cher en gare ou en aéroport.
– Pensez à réserver également votre voiture de location, votre service de navette ou de VTC pour éviter de perdre du temps une fois arrivé.e à destination.
4. Réserver un hébergement adapté à son voyage d’affaires
Réserver votre hébergement après avoir pris vos billets de train, vos billets d’avion ou votre voiture de location. Pensez également à vous aider des comparateurs de prix. Un site comme Booking.com vous permettra de gagner du temps et d’obtenir un hébergement au meilleur rapport qualité/prix. Pour cela :
Filtrez vos recherches en fonction des services dont vous avez besoin (petit déjeuner, parking, bagagerie, équipements de la chambre…) et comparez les offres.
Choisissez un hôtel stratégiquement situé par rapport à vos lieux de rendez-vous. Limitez ainsi vos temps de déplacement et ménagez le stress et la fatigue.
Pensez à vérifier si votre entreprise bénéficie de tarifs préférentiels au travers d’un partenariat ou d’un programme de fidélité.
5. Préparer une liste des documents indispensables pour son voyage d’affaires
Préparer une checklist des documents indispensables pour votre voyage professionnel afin de ne rien oublier :
– CNI : si vous voyagez au sein de l’Union Européenne
– Passeport : indispensable pour un voyage à l’étranger ! (lien
– Visa/ Autorisation de séjour : si besoin en fonction du pays de destination
– Billets : format QR code sur smartphone la plupart du temps
– Cartes de visites : pour laisser votre contact à votre interlocuteur au moment de chaque nouvelle rencontre
– Une enveloppe : pour rassembler vos notes de frais et les conserver jusqu’à votre retour sans en perdre aucune !
Conseil : Pensez à consulter notre article pour organiser un déplacement professionnel à l’étranger.
6. Penser à souscrire une assurance voyages
Selon le code du travail, l’entreprise doit assurer l’ensemble de ses salariés où que ce soit (dans les locaux et en voyages d’affaires sur le territoire ou à l’étranger).
Néanmoins, nous vous recommandons vivement de souscrire personnellement à une assurance voyage pour vos déplacements professionnels afin d’anticiper la gestion des risques liée aux déplacements professionnels et de limiter les dépenses imprévues en cas de pépin.
Une assurance multi-risques couvre la totalité de vos frais médicaux et de rapatriement en cas de besoin. Pour faire votre choix :
– Identifiez vos besoins (annulation, bagage perdu, rapatriement, maladie…)
– Comparez les assureurs notamment : Allianz, Europe Assistance…
– Renseignez-vous auprès de votre banque pour savoir si votre carte bleue vous permet d’être éligible à une quelconque couverture/assurance.
7. Anticiper son absence au bureau avant de partir en voyage
Anticiper son absence au bureau avant un déplacement professionnel est nécessaire pour ne pas impacter le travail de vos collaborateurs et/ou partenaires qui comptent sur vous. Pour cela :
– Évitez de planifier des rendez-vous pendant ce laps de temps et déplacez les réunions prévues si besoin
– Prévenez de votre déplacement pro dans votre agenda en ligne
– Préparez un e-mail automatique pour informer de votre absence
– Avisez vos supérieurs hiérarchiques et vos collaborateurs directs
– Prévoyez un délai suffisant à la suite déplacement pour éviter d’être pris de court dès votre retour
8. Faire sa valise de façon méthodiquement
Faire sa valise représente l’étape ultime de la préparation de votre déplacement professionnel. Le mieux est d’anticiper au maximum afin de ne rien oublier dans la précipitation.
– Prévoyez la taille de la valise en fonction de la durée du séjour. Que vous preniez l’avion ou le train, renseignez-vous sur les dimensions et le poids des bagages inclus ou réservés.
– Regroupez tout le contenu (vêtements, trousse de toilette, matériel de travail) sur votre lit avant de mettre quoi que ce soit dans votre valise
Conseil : Retrouvez les 10 accessoires indispensables pour voyageurs d’affaires à emporter partout avec soi en déplacement professionnel.
– Remplissez votre valise en étant stratégique. Si vous prenez l’avion et que votre valise voyage en cabine, pensez à placer sur le dessus les objets susceptibles d’être contrôlés (trousse de toilette, matériel informatique).
– Pesez votre valise et vérifiez que vous ne dépassiez pas le poids recommandé (si vous voyagez en avion) pour éviter de mauvaises surprises à l’aéroport
– N’oubliez pas de verrouiller votre valise avec un cadenas.
Pour aller plus loin…
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Si les voyages d’affaires représentent une part importante de votre activité, nous sommes conscients que ce n’est pas un sujet à prendre à la légère.
C’est pourquoi, nous vous offrons notre guide digital sur la gestion des déplacements professionnels grâce à 5 approches différentes. Grâce à ce document au format PDF apprenez comment optimiser rapidement la stratégie de gestion des déplacements professionnels au sein de votre entreprise, en fonction de critères bien précis.
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Optimiser ses déplacements professionnels : faites appel à l’agence de voyage d’affaires nouvelle génération
Vous vous dites peut-être que ces étapes sont longues et ennuyeuses pour quelqu’un qui n’a pas de temps à perdre à comparer des heures des prix sur dix plateformes différentes.
Dans le cas où vous vous déplacez fréquemment pour des raisons professionnelles, vous serez amené à répéter ce processus de nombreuses fois. Ne serait-il donc pas plus judicieux de faire appel à une équipe d’experts du voyage corpo ?
Sachez alors qu’il existe des solutions qui pourront répondre à tous vos besoins en matière de gestion des voyages professionnels (réservations, séminaires, bleisure, etc.) comme Supertripper, l’agence de voyage d’affaires nouvelle génération.
Supertripper est la solution pour organiser et gérer tout type de voyages d’affaires. Grâce à elle, vous gagnez du temps au quotidien et vous soulagez vos équipes. Vous pouvez réserver vos vols, trains, chambres d’hôtels et voitures de location en quelques clics et sur une seule et même plateforme ! Plus besoin de comparer les différentes offres existantes sur plusieurs sites. De plus, vos réservations ainsi que toute la facturation sont centralisées au même endroit.
Faire appel à une agence de voyages d’affaires nouvelle génération présente de divers avantages pour les entreprises. Si vos équipes se déplacent souvent pour les affaires, une agence professionnelle, vous accompagne de A à Z, avant, pendant et après chaque déplacement professionnel.
