L’une des clés d’un voyage d’affaires réussi est de réserver le moyen de transport et l’hébergement adéquats. Au moment d’organiser ses déplacements professionnels, différentes combinaisons de modes de transport (avion, train, voiture de location) et d’hébergement (chambre d’hôtel, location Airbnb, location d’appartement courte durée) s’offrent aux voyageurs d’affaires.
Vous trouverez ici un rappel des informations à garder à l’esprit avant de choisir et de réserver des billets de train ou d’avion, une voiture de location, ou encore, un hébergement, dans le cadre d’un voyage professionnel.
Les moyens de transport pour un déplacement professionnel : avion, train, voiture de location, transports en commun, taxi et VTC
Lorsque vous voyagez pour le travail, l’un des facteurs de stress les plus courants, quand on se rend dans un endroit inconnu, concerne la partie transport. Qu’il s’agisse du choix du mode de transport pour son déplacement professionnel (aérien, ferroviaire, routier), ou bien, du choix du mode de transport pour se rendre à son rendez-vous une fois arrivé à destination (taxi, VTC, métro, bus, tramway, etc.), il est important de tenir compte des points suivants pour arriver à bon port dans les meilleures conditions.
Les modes de transport pour se rendre à un rendez-vous d’affaires
Chaque type de transport présente des avantages et des inconvénients. Vous trouverez ici tout ce que vous devrez prendre en considération pour que chaque déplacement effectué dans le cadre d’un voyage d’affaires se déroule sans accroc.
Voyager en avion
Le transport aérien est le mode de déplacement le plus récent. Indispensable pour les trajets longue distance, il est devenu incontournable dans nos sociétés modernes.
Avantages :
Rapidité : le transport aérien est le moyen le plus rapide pour voyager, et plus particulièrement pour les voyages longue distance. son moral
Sécurité : le vol est le moyen le plus sûr de voyager. Statistiquement parlant, vous n’avez qu’une chance sur 9 821 de mourir d’un accident d’avion, selon cet article publié en 2017 par le magazine américain « Fortune ».
Inconvénients :
Coût élevé : l’achat d’un billet d’avion peut coûter cher, surtout pour les vols long courrier.
Impact environnemental : le transport aérien est une source importante d’émissions de gaz à effet de serre.
Efficacité : Il est parfois plus rapide de voyager en train qu’en avion pour les trajets de courte distance, couverts par des lignes de train à grande vitesse. En évitant de passer par un aéroport, vous évitez l’inconvénient des files d’attente à rallonge causées par l’enregistrement des bagages et les contrôles de sécurité.
Voyager en train
Le train est l’un des plus anciens modes de transport encore utilisé à ce jour dans le voyage d’affaires. C’est même peut-être le moyen de transport le plus emprunté par les voyageurs pour leurs déplacements professionnels.
Avantages :
Précision : avec le train, pas de problèmes d’embouteillages. À moins qu’un problème inattendu ne survienne, vous connaissez d’avance votre heure d’arrivée.
Confortable : voyager en train est plutôt confortable. En seconde classe, il y a généralement plus de place que dans un avion, et surtout, vous pouvez bouger, et vous êtes en mesure de vous dégourdir les jambes facilement.
Utiliser votre temps de voyage de manière productive : vous pouvez travailler en voyageant si vous devez terminer une tâche importante à temps.
Networking : voyager peut être une excellente occasion de nouer des contacts avec d’autres hommes d’affaires. Lorsque vous voyagez en première classe, vous vous retrouverez souvent assis à côté de quelqu’un qui pourrait être un contact précieux.
Abordable : les voyages en train sont souvent moins onéreux que les voyages en avion.
Écoresponsable : le fait de privilégié le train par rapport à l’avion, limite l’empreinte carbone du voyageur et bien souvent, va dans le sens de la politique RSE de l’entreprise (si elle en a une).
Inconvénients :
Destinations limitées : voyager en train pour des raisons professionnelles n’est pas possible partout. Le réseau ferroviaire n’est pas assez développé dans certains pays, tout particulièrement en dehors de l’Europe.
Pas toujours adapté aux voyages internationaux : voyager en train d’un pays à l’autre, et surtout, d’un continent à l’autre est rarement possible. L’efficacité du train est bien souvent limitée par les frontières naturelles.
Intempéries : dans les pays peu préparés aux chutes de neige, la circulation sur certaines lignes de chemin de fer peut être très affectée en hiver.
Voyager en voiture de location
Bien que cela paraisse contre-intuitif, louer une voiture pour un déplacement professionnel est très courant. Focus sur les avantages et inconvénients de la location de voitures :
Avantages :
Liberté : en voiture, vous êtes libre de vous arrêter où vous voulez, autant de fois que vous le souhaitez, et de conduire à votre propre rythme.
Pouvoir transporter plus de bagages à moindre coût : la quantité et le volume de bagages que vous pouvez emporter lors d’un déplacement pro sont limités uniquement par les capacités de la voiture louée.
Intimité : voyager en voiture vous permet d’avoir plus d’intimité que dans les transports que vous partagez avec des passagers que vous ne connaissez pas.
Inconvénients :
Manque de flexibilité : la plupart des agences de location de voiture ont des horaires d’ouverture compris entre 10h et 18h. Ces conditions assez strictes font qu’il est souvent compliqué de prendre une voiture louée tôt le matin, et de la rendre tard le soir.
Frais cachés : assurances en extra, refus de certains moyens de paiement… trop fréquemment, le prix d’une location de voiture est supérieur aux tarifs affichés sur le net au moment de la réservation.
Épuisant : voyager en voiture peut sembler long et la fatigue commence à se faire ressentir lorsque vous conduisez durant plusieurs heures.
Les embouteillages : l’une des plus grandes frustrations quand on se déplace en voiture est d’être coincé dans les bouchons.
Risqué : personnes n’est à l’abri d’un problème de panne de voiture ou d’un accident
Parking : voyager en voiture vous oblige à vous garer et donc à trouver une place de parking, ce qui peut vous faire perdre beaucoup de temps. Si vous optez pour les parkings payants, cela peut vite devenir très couteux pour votre entreprise.
Le choix du moyen de transport pour effectuer un déplacement d’affaires ne se limite pas au voyage. Une fois arrivé à destination, il est important de choisir le moyen idéal pour se déplacer de façon efficace en ville pour vous rendre à votre réunion.
Les moyens de transport pour se déplacer une fois arrivé à destination
Arriver à l’heure à un rendez-vous d’affaires peut être un véritable challenge lorsque vous vous retrouvez dans un lieu que vous ne connaissez pas. C’est particulièrement vrai lorsque vous avez un emploi du temps chargé.
Il convient donc de choisir le moyen de transport le plus adapté pour se déplacer en ville. Nous les analysons ici afin de vous permettre de faire le bon choix entre transports en commun, taxi et VTC.
Utiliser les transports en commun pour se rendre à un rendez-vous d’affaires
Les transports en commun sont généralement constitués d’un mix entre réseaux de trains, de métros, et de bus. Voyons pourquoi il peut être plus intéressant d’utiliser les transports en commun pour se rendre à une réunion avec des partenaires.
Avantages :
Efficacité : dans les villes où les réseaux de transports en commun sont bien développés, il est possible de vous rendre à peu près partout tout en évitant les embouteillages grâce aux métros, aux tramways et aux couloirs de bus.
Le prix : utiliser les transports en commun est intéressant lorsque l’on souhaite limiter les dépenses.
Inconvénients :
Encombrement : il y a souvent beaucoup de monde aux heures de pointe, ce qui donne des rames de métros, de tramways et des autobus bondés.
Desserte limitée : les transports publics peuvent ne pas couvrir toute l’agglomération ni s’arrêter à l’adresse précise où le passager souhaite se rendre
Perturbations : cela concerne avant tout le réseau métropolitain, régulièrement affecté et en partie à l’arrêt pour diverses raisons (bagages oubliés, pannes techniques, problème avec les usagers, etc.).
Sécurité : entre les pickpockets et les agressions sexuelles, utiliser les transports publics peut présenter un risque pour les passagers, dans certains endroits et à certaines heures.
Se déplacer en taxi pour se rendre à un rendez-vous d’affaires
Si les transports en commun ne sont pas adaptés dans la ville où a lieu la réunion de travail, prendre un taxi peut être la solution idéale pour les personnes qui veulent se déplacer en évitant un maximum de soucis.
Avantages :
Gain de temps et d’énergie : se déplacer en taxi permet d’aller plus vite et surtout d’éviter à avoir à marcher.
Accessibilité : les taxis sont disponibles 24 heures sur 24 à condition de faire une réservation anticipée pour avoir la certitude d’en profiter.
Inconvénients :
Les coûts : prendre des taxis peut revenir très cher avec un risque pour le voyageur d’affaires de se retrouver hors politiques voyages.
Problèmes de circulation : il existe toujours la possibilité de tomber dans les embouteillages lorsqu’on circule en voiture dans les grandes agglomérations.
Indisponibilité : vous devez parfois attendre longtemps avant de trouver un taxi disponible.
Se rendre à un rendez-vous d’affaires en VTC (Véhicule de Tourisme avec Chauffeur)
Le concept de la voiture avec chauffeur est très ancien : il s’agit traditionnellement du taxi. En revanche, Internet a permis de rendre ce concept encore plus accessible.
Avantages :
Transparence : le prix de la course dépend bien évidemment de la distance et il est connu au moment de la validation de la commande.
Confort : grâce à la géolocalisation, le VTC le plus proche de votre point de départ sera mobilisé pour venir vous chercher.
Accessibilité : les VTC sont disponibles 24 heures sur 24 et il existe plein d’entreprises qui proposent ce service.
Inconvénients :
Annulations : les chauffeurs VTC peuvent décider d’annuler la course pour différentes raisons, et il est parfois difficile de trouver un VTC disponible, surtout aux heures de pointe.
Sécurité : malgré toutes les mesures prises pour protéger les passagers, nous entendons souvent parler d’insécurité dans les VTC.
Gardez ces avantages et inconvénients à l’esprit lorsque vous organiserez votre prochain voyage d’affaires et que vous devrez choisir différentes options pour vous déplacer. Voyons maintenant ce qu’il en est pour l’hébergement.
Les types d’hébergements pour un déplacement professionnel : réserver une chambre d’hôtel, louer un appartement pour une courte durée, réserver sur Airbnb
Le voyageur a besoin d’un logement, confortable et adapté à ses besoins, quel que soit l’endroit où il se trouve, afin de pouvoir se reposer dans les meilleures conditions possibles après une longue journée de travail où les réunions se sont enchaînées.
Il existe de nombreuses options d’hébergement comme la réservation d’une chambre d’hôtel, d’un appartement en location courte durée, ou encore d’un logement de la plateforme Airbnb. Il convient, avant de choisir, de tenir compte de la durée du séjour et de la localisation de son/ses lieu(x) de rendez-vous et de celle de l’aéroport/la gare.
Réserver une chambre d’hôtel pour un voyage d’affaires :
Passer une ou plusieurs nuits à l’hôtel lors de leurs déplacements professionnels est l’option la plus courante. Les différents services offerts par les hôtels (ménage dans les chambres, restauration, salles de réunions, etc.) sont en accords avec les besoins de la plupart des voyageurs d’affaires.
Avantages :
Accessibilité : l’hôtel est le type d’hébergement le plus courant et on en trouve partout.
Variété : il existe des hôtels pour tous les goûts, avec des gammes de prix adaptées à toutes les bourses et une grande variété d’options, allant jusqu’au 5 étoiles.
Inconvénients :
Coûts : les chambres d’hôtel peuvent être chères, surtout si vous devez rester longtemps.
Disponibilités des chambres d’hôtel : pendant la haute saison, il peut être compliqué de réserver une chambre selon l’endroit où vous souhaitez séjourner. Il est souvent nécessaire d’anticiper les réservations pour être certain de loger à l’endroit souhaité.
Location d’appartement à court terme pour les voyages professionnels :
Louer un appartement pour une courte durée est une option à prendre en considération pour un voyage d’affaires qui prend la forme d’un séjour de longue durée.
Avantages :
La localisation : ces types d’appartements sont généralement situés à des endroits stratégiques, de sorte que le locataire puisse avoir presque tout à portée de main.
Idéal pour les séjours professionnels en famille : la location d’appartement de courte durée est une excellente option si le voyageur d’affaires souhaite être accompagné par son / sa conjointe ou de ses enfants.
Inconvénients :
Le manque de services : le service de chambre et le service de nettoyage sont rarement disponibles.
Le dépôt de garantie : une caution parfois assez importante est souvent exigée pour ce type de location, ce qui peut être problématique en cas d’avance de frais.
Airbnb
Pour les séjours de longue durée liés à des voyages professionnels, certains voyageurs d’affaires préfèrent louer un logement sur Airbnb plutôt que de prendre un appartement en location courte durée.
Avantages :
Abordable : le prix est en règle générale moins élevé que pour une chambre hôtel, pour un niveau de confort équivalent.
Sentiment d’être chez soi : c’est l’option idéale pour les personnes qui n’aiment pas le caractère austère de certains hôtels et qui cherchent un cadre plus convivial.
Inconvénients :
Disponibilité : gardez à l’esprit que la réservation d’un Airbnb doit être faite à l’avance. Plus la date du voyage approche, moins vous trouverez de disponibilités.
Manque de flexibilité : contrairement à un hôtel, en cas de problème dans l’appartement, vous ne pourrez pas demander à changer de chambre.
Conclusion
Après avoir analysé les avantages et des inconvénients des différents modes de transport et des différents types d’hébergements à disposition des voyageurs d’affaires, vous devriez y voir plus clair et être en mesure de faire plus facilement les bons choix concernant le transport et l’hébergement pour votre prochain voyage d’affaires. Dans tous les cas, les décisions que vous prendrez dépendront en grande partie de vos préférences personnelles. Bien évidemment, au moment de faire vos choix, vous devrez tenir compte d’autres critères tels que le budget et la durée de votre séjour. Tenez compte aussi du fait que vous pourriez décider de prolonger votre séjour si vous êtes adepte de la pratique du « bleisure« . Un outil tel que celui que propose l’agence de voyages corporate Supertripper, vous sera d’une grande utilité pour réserver tout ce dont vous avez besoin pour vos voyages professionnels, sans perdre de temps et de façon fluide, tout en respectant vos différents impératifs (budget, localisation, durée, etc.).
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