gestion des voyages daffaires

Qu’est-ce que le Voyage d’Affaires :
Définition, Pourquoi, Comment, etc.

Tout ce qu’il faut savoir et retenir sur le déplacement professionnel

Le voyage d’affaires renvoie bien souvent à l’image d’un commercial qui rend visite à des clients. Pourtant, cette désignation est bien plus vaste que ce que l’on pourrait croire. Une visite de « contrôle » ou de surveillance d’un établissement, d’une usine ou d’un point de vente, tout comme la participation à un salon ou à un séminaire, entrent également dans la catégorie des déplacements professionnels.

Avant d’analyser les différentes raisons qui poussent à effectuer des voyages professionnels, et de voir les divers éléments à connaître pour bien s’organiser, nous allons prendre ici un peu de hauteur afin de comprendre le concept de “voyages d’affaires” dans son ensemble.

Voyage d’affaires : définition

Les voyages d’affaires font partie intégrante du monde des affaires.
Un voyage d’affaires a lieu lorsqu’une personne se déplace temporairement en dehors de son lieu de travail habituel et pour une certaine durée.

Les voyages d’affaires sont des déplacements effectués dans le cadre du travail ou à des fins professionnelles, par opposition à d’autres types de voyages, tels que les voyages de loisirs ou les déplacements réguliers entre le domicile et le lieu de travail.

Quand on prend un train ou un avion pour le compte de notre entreprise, nous appartenons à ces millions de personnes qui voyagent chaque année dans le monde entier pour les besoins de leur activité professionnelle. 

Les voyages d’affaires concernent tous les domaines professionnels et quasiment tous les secteurs d’activité. Ils ne se limitent donc pas exclusivement au fantasme du commercial ou du VRP qui effectue des déplacements professionnels dans le cadre d’activités de prospection ou de visites de clients.

Traverser la ville en voiture pour visiter un client n’est bien évidemment pas considéré comme étant un voyage d’affaires. Ils sont généralement plus longs. Les voyages d’affaires sont des déplacements professionnels à l’extérieur du lieu habituel de travail pour une période minimale de 24 heures.

Voyage d’affaires orthographe : « voyage d’affaires ou d’affaire ? »

Nombreux sont celles et ceux qui font souvent la confusion entre les termes “affaire” et “affaires” sans les différencier l’un de l’autre. Nous allons voir ici comment chacun de ces termes est utilisé conformément aux règles d’orthographe en vigueur.

“Affaires” employé dans une expression, s’écrit toujours au pluriel, lorsqu’il désigne un ensemble d’activités économiques et financières, même si le terme précédent est au singulier : « voyage d’affaires », “chiffre d’affaires”, etc.
“Affaire” au singulier désigne un domaine qui concerne une personne.
Ex : La médecine, c’est son affaire

Même si cette règle est simple, en cas de doute, pour éviter de faire une faute d’orthographe, il peut être judicieux de remplacer “voyage d’affaires” par un synonyme.

Voyage d’affaires : synonymes

Voici les quelques expressions synonymes de “voyage d’affaires” :

Voyage professionnel
Déplacement professionnel
Déplacement d’affaires

Les synonymes de “voyages d’affaires” au pluriel :

Voyages professionnels
Déplacements professionnels
Déplacements d’affaires

Les synonymes de “voyages d’affaires” dans un registre de langage plus informel :

Voyage pro
Déplacement pro
Voyages pros
Déplacements pros

Voyage d’affaires en anglais

Au même titre qu’il existe des exceptions dans la langue française, il existe des particularités dans la langue anglaise.Tout comme en français, il est possible de traduire l’expression voyage d’affaires de différentes manières. En fonction de la traduction choisie, le sens des mots utilisés va différer.

Voyage d’affaires en anglais peut se traduire par “business travel” ou “business trip”. Comme dans la version française, la version en anglais de l’expression “voyages d’affaires” présente une exception. Le mot “Travel” de “Business travel” ne prend jamais de “s”. Dans ce cas-là, il fait référence au domaine du “voyage d’affaires”. “Business Trips” s’emploie lorsqu’on veut parler de déplacements professionnels.

Ne faites donc plus la confusion :

Expression en anglais Traduction en français
Business travelLe voyage d’affaires
Business tripsDes voyages d’affaires

Voyage d’affaires chiffres clés – statistiques

Il va de soi que le secteur du voyage d’affaires a été directement concerné par les restrictions imposées au cours de la crise sanitaire qui a débuté en 2020. L’évolution des chiffres sur les dernières années nous montre l’impact de la pandémie sur les déplacements professionnels et plus généralement de l’industrie.

Un sondage a été réalisé en octobre 2022, sur la reprise des voyages d’affaires, par l’association internationale GBTA. La Global Business Travel Association est l’organisation mondiale la plus importante du secteur du voyage d’affaires et des “réunions”.

Les chiffres ci-dessous reprennent les informations les plus pertinentes de cette récente enquête menée auprès de 600 acheteurs, fournisseurs et autres intervenants du secteur des voyages d’affaires à l’échelle mondiale.

  • Parmi les facteurs les plus susceptibles de limiter les déplacements professionnels l’an prochain, 80% des fournisseurs de voyages ont évoqué le contexte économique, tandis que seulement 4% ont mentionné les restrictions sanitaires.
  • Environ 30% des gestionnaires de voyages estiment qu’il y a peu de chances que leur direction limite les déplacements professionnels, tandis que 45% avouent adopter une position prudente et attentiste sans pour autant envisager de restreindre les voyages d’affaires pour des raisons économiques.
  • Environ 78% des travel managers prévoient que le nombre de voyages d’affaires effectués par les employés de leur entreprise sera plus élevé ou beaucoup plus élevé en 2023 qu’en 2022.
  • Plus de 80% des fournisseurs prévoient que le nombre de réservations par les entreprises clientes, tout comme le volume des dépenses voyages des entreprises clientes soient plus élevées, voire, beaucoup plus élevées en 2023.
  • Le secteur ne prévoit pas à ce que les nouvelles habitudes de travail aient un impact négatif significatif sur les voyages d’affaires : 72% des personnes interrogées ne s’attendent pas à ce que la flexibilité du télétravail ait un impact sur la quantité de voyages professionnels effectués par leurs collaborateurs.
  • Le “bleisure”, c’est-à-dire la volonté de la part d’un employé d’effectuer un voyage mixte, combinant un déplacement pro avec un volet vacances ou loisirs, est une tendance du voyage d’affaires qui se renforce. 41% des responsables des voyages ont constaté une augmentation des demandes en ce sens.

Sur le marché français, ces évolutions semblent également se vérifier grâce aux chiffres de 2022 dans l’industrie, supérieurs aux prévisions. 

Voyage d’affaires France – chiffres clés

EPSA, le cabinet de conseil en France spécialisé dans la performance opérationnelle, dont l’expertise est reconnue dans le domaine des déplacements professionnels, a publié à l’occasion du salon IFTM Top Resa 2022 son fameux baromètre annuel du voyage d’affaires, une véritable tradition depuis 2011 pour ce cabinet. Ce dernier montre une amélioration plutôt claire de l’industrie du voyage d’affaires dans son ensemble.

Ce sondage, réalisé auprès d’un panel représentatif de 58 clients concernés par les déplacements professionnels, nous indique que :

  • L’année 2022 a marqué le retour à un marché dynamique dans l’industrie du voyage professionnel
  • Les déplacements professionnels en France, en cette fin d’année 2022, devraient atteindre 67% du niveau d’activité de l’année 2019
  • Un retour à 100% de l’activité pré-pandémique est prévu à partir de 2024, si la tendance optimiste se confirme

Le voyage d’affaires est clairement un secteur plein de ressources.
Néanmoins, il est important de souligner que toutes ces prévisions sont à prendre avec des pincettes. En effet, l’inflation galopante et la montée des prix de l’énergie, tout comme l’impact environnemental des voyages d’affaires, représentent des défis qui pourraient avoir de lourdes conséquences sur les futurs résultats de l’industrie.
Quoi qu’il en soit, même si la majorité des gens s’accordent à dire que les meetings virtuels ont un côté pratique indéniable, il est évident que les raisons qui poussent à effectuer des voyages d’affaires montrent que ces derniers ne seront jamais remplacés par des réunions en ligne.

Pourquoi effectuer un voyage d’affaires ?

Effectuer des déplacements professionnels a bien des avantages que vous ignorez peut-être. Troquer son rendez-vous en face à face contre un appel téléphonique ou un Zoom est parfois une fausse bonne idée. Voici une liste non exhaustive des avantages du présentiel par rapport au distanciel dans les rendez-vous d’affaires.

1 – Prendre son temps pour créer une relation plus forte et parvenir à ses objectifs plus facilement

Assister physiquement à un rendez-vous d’affaires permet de prendre le temps de discuter et de créer un lien fort avec des partenaires. Le fait de rencontrer les gens permet en quelque sorte de rendre un échange moins formel.
Le premier bénéfice lié au fait d’effectuer un voyage d’affaires est qu’il est source de confiance pour nos interlocuteurs. Cela peut leur apporter un certain sentiment de sécurité, contrairement aux échanges à distance qui favorisent l’isolement et peuvent dans certains cas conduire à des situations d’incompréhension, voire à un manque d’efficacité.
Un rendez-vous professionnel peut même se prolonger par un déjeuner. Et, il y a fort à parier que vous ne parlerez pas que de business ! Ainsi, vous découvrez l’autre et vous vous surprenez à avoir une passion commune pour le cyclisme par exemple. Un vrai échange se crée et un ping-pong de questions-réponses commence ; vous joignez l’utile à l’agréable en instaurant une relation de qualité qui s’avère payante et durable pour vos affaires.

2 – Faciliter la communication en exploitant la puissance du langage corporel pour mieux comprendre votre interlocuteur

Vous êtes un être doué de sensibilité et vous savez que la communication ne passe pas que par la voix. Les mots ne suffisent pas toujours à faire ressentir une émotion. La gestuelle est là pour vous aider à étayer vos propos.
Rencontrer votre interlocuteur physiquement vous permet donc de mieux appréhender une situation : en analysant son langage corporel vous comprendrez mieux le fond de sa pensée. Dans certains cas, cela permettra d’éviter des quiproquos.
Le fait de pouvoir observer la personne avec qui on échange, autrement qu’en regardant l’écran d’un ordinateur, est donc un véritable plus qu’offrent les voyages d’affaires pour mener à bien une mission et parvenir plus rapidement à ses objectifs.

3 – Profiter de son temps libre en découvrant de nouveaux endroits lors d’un déplacement professionnel

Êtes-vous familier du terme “Bleisure” ?
Le Bleisure est une tendance, voire, un de style de vie, qui s’est fortement développé sur la dernière décennie. Ce mouvement se caractérise par le fait de combiner le temps de loisirs avec le travail : c’est une façon de profiter de son temps libre tout en atteignant vos objectifs professionnels.
La pratique du bleisure offre de nombreux avantages, permettant de façonner et de renforcer cet équilibre entre vie privée et travail.
Au-delà de l’opportunité de pouvoir découvrir de nouvelles destinations et de nouveaux endroits au cours d’un voyage d’affaires, elle offre un certain nombre de bénéfices secondaires tels que la réduction du stress, l’amélioration de sa santé mentale, ou encore, une productivité et une efficacité accrues.
Les employés qui combinent travail et loisirs ont tendance à être plus heureux car ils prennent plus de plaisir au quotidien. Ils sont donc plus productifs et plus engagés dans leur organisation que ceux qui restent enfermés dans la routine métro-boulot-dodo.

La qualité de l’expérience présentielle peut donc difficilement être remplacée par un meeting virtuel. Encore faut-il avoir les bonnes méthodes pour réserver, préparer et effectuer un voyage d’affaires.

Réserver un voyage d’affaires : comment préparer son prochain déplacement professionnel ?

Réserver un voyage d’affaires peut être source de stress quand on n’a pas l’habitude d’organiser des déplacements professionnels.
Prendre un billet de train ou d’avion (voire une voiture de location), réserver une chambre d’hôtel, planifier ses réunions, etc. peut vite devenir un exercice chronophage et contraignant sans les bonnes méthodes.
Pour organiser un déplacement professionnel de manière fluide, en évitant de perdre du temps et en limitant les contraintes, nous vous invitons à suivre ces étapes clés :

1- Poser le cadre du voyage d’affaire.
Commencez par définir les éléments essentiels du déplacement professionnel que vous préparez. Une façon simple de le faire est de répondre à cette série de questions :
Qui ? La ou les personnes concernée.s par ce déplacement pro.
Quoi ? S’agit-il d’une rencontre clients, partenaires, fournisseurs… ou bien d’un séminaire ?
Où ? La destination et le lieu du rendez-vous pour choisir un hôtel bien situé.
Quand ? Les dates du déplacement afin d’anticiper les réservations.
Comment ? Choisir le moyen de transport le plus adapté et préparer les demandes de visa si besoin.
Combien ? Définir le budget, le nombre de voyageurs, et la durée du séjour professionnel.
Pourquoi ? Déterminer l’objectif de ce voyage d’affaires.

2- Créer un planning des rendez-vous à effectuer lors de son voyage d’affaires.

3- Réserver un hébergement et un moyen de transport adéquat selon la destination et durée du voyage d’affaires.

4- Élaborer une checklist des documents indispensables au bon déroulement du voyage d’affaires (CNI, passeport, visa, billets, cartes de visite, etc.).

5- Souscrire une assurance voyages pour être paré à toute éventualité et partir l’esprit tranquille. C’est le volet Duty of Care et gestion des risques liés aux voyages d’affaires

6- Préparer son absence au bureau et prévenir ses collaborateurs ou ses partenaires avant de partir en voyage d’affaires.

7- Préparer ses bagages de façon méthodique en s’assurant de respecter les consignes (poids, taille, étiquetage…) pour éviter les mauvaises surprises.

Comment gérer un voyage d’affaires ?

Il existe différentes manières d’organiser et de gérer ses voyages d’affaires. Nous avons identifié 5 méthodes de gestion des déplacements professionnels :                  
Pour organiser un déplacement professionnel de manière fluide, en évitant de perdre du temps et en limitant les contraintes, nous vous invitons à suivre ces étapes clés :

1- La gestion autonome des voyages d’affaires

Il s’agit de la méthode traditionnelle : chaque collaborateur organise ses propres voyages, avance les frais et fournit à la comptabilité les notes de frais et les reçus nécessaires pour être remboursé.

2- La gestion effectuée par un responsable des voyages d’affaires

L’entreprise engage une personne qui se consacre entièrement à la gestion des déplacements professionnels des collaborateurs.

3- Se faire accompagner par une agence de voyages d’affaires traditionnelle

L’entreprise a recours à une agence de voyage classique pour l’aider à réserver et à gérer les déplacements professionnels des collaborateurs.

4- Utiliser un logiciel de gestion des voyages d’affaires élaboré en interne

C’est une méthode peu courante, mais certaines entreprises marquées par un esprit “tech” peuvent parfois élaborer des logiciels simples permettant d’encadrer, d’une certaine manière, les déplacements des collaborateurs et de suivre les dépenses voyages.

5- Passer par une agence de voyage d’affaires de nouvelle génération

Ces agences de voyages professionnels, comme Supertripper, proposent des solutions tout-en-un qui allient le meilleur de la technologie et du service humain pour offrir une expérience unique. Elles présentent généralement un volet politique RSE lié aux voyages d’affaires, dont les entreprises sont de plus en plus friandes.

Image
Partagez sur vos réseaux sociaux