Les frais de déplacement professionnel : définition, calcul, remboursement et optimisation.

Les frais de transport sont couverts par l’employeur sous certaines conditions.
 
1 – Les frais de réservations liées aux réservations de véhicules pour les voyages professionnels
Vous partez en voyage d’affaires ? Votre employeur est dans l’obligation de rembourser les frais que vous avancez. Cela vise :

– la location de voiture
– le paiement des péages, du carburant et des places de stationnement
– le billet d’avion ou de train

Cependant, pour ce faire, le salarié doit présenter des justificatifs et des notes de frais.

2 – Véhicule personnel, frais kilométriques et barème
Si le salarié utilise son véhicule personnel pour se rendre à des rendez-vous professionnels, il peut aussi bénéficier d’un remboursement des frais occasionnés, selon un barème kilométrique URSSAF réalisé chaque année par l’administration fiscale. 

C’est quoi le barème kilométrique applicable aux automobiles ?
Ce dernier est publié chaque année et il est calculé selon le véhicule, la puissance fiscale et le nombre de kilomètres parcourus sur un an. De plus, il tient compte des points suivants :

– les frais de réparation et d’entretien
– la consommation de carburant
– l’usure du véhicule
– le renouvellement des pneus
– les primes d’assurance

En revanche, cela ne concerne pas les véhicules d’entreprise. 

Le Barème indemnités kilométriques pour les véhicules en 2023
Ce barème est issu de l’arrêté du 1er février 2022. Retrouvez le site de l’ URSSAF les tableaux récapitulant indemnités kilométriques pour : 

– Les voitures ;
– Les 2 roues de cylindrée inférieure à 50 cm³ ;
– Les motos.

À savoir,
– pour les salariés : les indemnités kilométriques sont majorées de 20 % pour les véhicules électriques par rapport aux véhicules à motorisation thermique.
– pour les entreprises : les indemnités kilométriques sont incluses dans les charges. Cela signifie qu’elles entraînent une exonération de cotisations sociales.

3 – Déplacements entre domicile et lieu de travail
Une indemnité kilométrique est également possible pour les trajets domicile-travail. 
Elle ne doit pas dépasser un aller-retour/jour et 80 kilomètres de distance, selon les règles fiscales. 
Néanmoins, si vous justifiez d’une mutation ou d’un état de santé fragile, ce plafond peut être réévalué.

Nos conseils
Utilisez les applications de navigation comme Waze, Google Maps ou Here We Go pour déterminer le nombre exact de kilomètres que vous parcourez et conservez l’historique des trajets. 
Enfin, si vous le pouvez, optez pour la mobilité douce en utilisant un véhicule non polluant qui vous octroie le Forfait de Mobilité Durable.

4 – Le Forfait de Mobilité Durable
Pour encourager les transports écologiques, le forfait mobilités durables permet aux employeurs d’accorder une indemnité exonérée de cotisations aux salariés utilisant des modes de transport à « mobilité douce » entre leur domicile et leur lieu de travail. 
Il remplace les indemnités kilométriques vélo et forfaitaires de covoiturage. Les modalités d’application varient selon les secteurs.

Les employeurs peuvent prendre en charge les frais de trajets pour :

– le vélo (électrique ou non)
– le covoiturage (conducteur ou passager)
– les transports publics (hors abonnement)
– les services de mobilité partagée
– les cyclomoteurs, motocyclettes et engins de déplacement personnel en location ou libre-service
– les engins le déplacement personnel (motorisés ou non) en propriété à partir du 1er janvier 2022

Le montant et critères d’attribution doivent être fixés par accord d’entreprise, interentreprises ou de branche. À défaut, l’employeur peut décider unilatéralement après consultation du comité social et économique. 
L’allocation forfaitaire, exonérée de cotisations et contributions sociales, est limitée à 700 € par an et par salarié en 2022 et 2023 (500 € en 2021). Tous les salariés éligibles doivent en bénéficier.
L’exonération est conditionnée par la preuve d’utilisation des fonds alloués, le salarié devant fournir une attestation sur l’honneur ou un justificatif de paiement pour chaque année civile.

Dans une entreprise, le service du directeur administratif et financier, (DAF), doit tenir compte des frais d’hébergement professionnels lorsqu’il rembourse les dépenses engendrées par les déplacements de ses collaborateurs. 

1 – Comment sont déterminés ces frais d’hébergement ?
Ces frais sont déterminés par le nombre de nuitées et le tarif appliqué par l’hôtel ou l’établissement de séjour de l’employé. 
Dans le cas où un défraiement réel n’est pas possible, par exemple si l’employé n’est pas en mesure de présenter des justificatifs concernant ses dépenses pour les déplacements professionnels, les frais de repas et d’hébergement sont remboursés en fonction des barèmes de l’Urssaf. 

2 – Remboursements des frais de petits déplacements
Les remboursements des frais de petits déplacements, qui concernent le remboursement des frais de repas, s’appliquent à un salarié dans les situations suivantes :

– en voyage d’affaires ou sur un site de construction
– s’il est obligé de manger sur son lieu de travail en raison de contraintes spécifiques

Le remboursement des frais professionnels relatifs aux repas peut être effectué sous forme d’allocations forfaitaires ou en fonction des dépenses réelles engagées par le salarié.

3 – Remboursements des frais de grands déplacements
L’indemnité de grand déplacement couvre les frais supplémentaires de nourriture et logement pour les salariés en déplacement professionnel, ne pouvant pas regagner leur domicile quotidiennement. 

Deux conditions sont requises : 
– Une distance domicile-travail ≥ 50 km ;
– Un temps de transport en commun ≥ 1h30. 

À savoir,
Les dépenses d’hébergement provisoire et frais supplémentaires de nourriture liés à ces déplacements sont exonérés au titre des frais professionnels, dans la limite d’un forfait journalier applicable pendant 9 mois maximum. Si ces conditions ne sont pas remplies, l’employeur a tout de même la possibilité de démontrer l’empêchement du salarié à regagner son domicile. Ensuite, il convient de connaître les points suivants :

– les remboursements ne sont pas exonérés si le salarié rentre chez lui ou si l’employeur fournit un logement gratuit
– en métropole, le remboursement peut être forfaitaire, avec des limites d’exonération pour les frais de repas et de logement/petit-déjeuner. Les montants varient selon la durée du déplacement, la localisation (Paris/province) et le mode de remboursement (réel ou forfaitaire)
– pour les déplacements en Outre-mer et à l’étranger, les remboursements sont exclus de l’assiette des cotisations à concurrence des dépenses justifiées par des factures. Les allocations forfaitaires sont réputées utilisées conformément à leur objet jusqu’au montant des indemnités de mission allouées aux personnels civils et militaires de l’État

Les montants sont ajustés en fonction de la durée du déplacement et des services fournis (logement gratuit, repas offerts). Les employeurs peuvent combiner deux modes d’indemnisation en remboursant les frais d’hébergement réels et les frais de repas sous forme d’allocations forfaitaires.

Ces frais sont calculés en fonction des dépenses réelles engagées par l’employé pour ses repas. Les dirigeants fixent des barèmes et des limites pour le montant des remboursements qu’ils effectuent à leurs employés.

En ce qui concerne les petits déplacements, le remboursement des frais de repas pour un salarié en déplacement professionnel, sur un chantier ou contraint de manger sur son lieu de travail, est exonéré de cotisations. Ces remboursements peuvent être forfaitaires ou basés sur les dépenses réelles. Si le salarié est en déplacement et doit manger au restaurant, il a droit à une indemnité exonérée jusqu’à un certain montant par repas, revu annuellement. De même, les employés en déplacement sur un chantier peuvent prétendre à une indemnité déductible destinée à compenser leurs frais supplémentaires de repas, également limitée à un certain montant par repas et révisée chaque année. Pour connaître les montants spécifiques, il est recommandé de consulter les taux et barèmes.

Les grands déplacements donnent également droit à une indemnité pour le logement et le petit-déjeuner. Le montant de cette indemnité varie en fonction de la durée du déplacement et de la région où il se déroule.
Les déplacements effectués dans les départements et territoires d’outre-mer donnent droit à des indemnités plus élevées pour les frais de repas.

Parmi les autres dépenses annexes que les salariés effectuent, on retrouve les frais administratifs et les frais d’assurance. Voici tout ce que vous devez savoir.

1 – Frais administratifs
En général, les frais administratifs ne sont pas considérés comme des frais professionnels déductibles d’impôts. Cependant, dans certains cas, ils peuvent être considérés comme tels.

Par exemple,
Si un travailleur indépendant utilise son domicile comme lieu d’activité, une partie des frais de loyer, de services publics, de téléphone et d’internet peut être remboursés par l’entreprise en tant que frais professionnels. Cette dernière déduira ensuite de l’assiette des cotisations et contributions sociales une partie de ces indemnités forfaitaires. 

Des règles et des restrictions spécifiques peuvent s’appliquer. Il est donc recommandé de consulter un comptable ou un fiscaliste pour déterminer quelles dépenses sont considérées comme des frais professionnels déductibles d’impôts.

2 – Assurance
Pour effectuer des déplacements professionnels, il vaut mieux souscrire une assurance. Elle couvre les risques spécifiques liés à ces déplacements. Il existe plusieurs types d’assurance adaptés pour les déplacements professionnels, notamment :
– assurance responsabilité civile professionnelle
– assurance voyage qui inclut une couverture pour les frais engagés (Assistance, Frais médicaux, Rapatriement, Responsabilité Civile)
– assurance annulation de voyage
– assurance bagages
– assurance accidents de voyage

Les conditions de couverture et les limites de remboursement varient selon les polices d’assurance et les compagnies d’assurance, il convient de vérifier les détails de la police avant de souscrire une assurance voyage.