Les frais de déplacement professionnel : définition, calcul, remboursement et optimisation.
Dans le monde professionnel, la gestion des frais de déplacement professionnel est essentielle. En effet, la maîtrise de cette gestion garantit le bon fonctionnement et la pérennité d’une entreprise. Ces dépenses professionnelles, engagées par les salariés dans le cadre de leur travail, représentent une part significative des coûts pour une entreprise.
Savoir les identifier, les gérer et les optimiser représente donc un enjeu majeur pour les employeurs et les salariés. C’est pourquoi, vous allez découvrir les différents types de frais professionnels, les règles fiscales qui les encadrent, ainsi que les bonnes pratiques pour les gérer de manière optimale. Les process du type calcul, remboursement et optimisation de ces dépenses, n’auront plus de secrets pour vous. Et, vous allez aussi découvrir comment gagner du temps et réaliser des économies.
Définition : que sont les frais de déplacement professionnel ?
Les frais de déplacement professionnel sont les dépenses engagées par un employé pour voyager dans le cadre de ses fonctions. Cela concerne :
- un séjour professionnel à l’étranger de plusieurs jours
- un rendez-vous dans un autre département qui inclut un voyage en train, en voiture ou même en avion
- un déjeuner ou un dîner avec un client au centre-ville ou dans un quartier d’affaires
Ces dépenses comportent en général :
- des frais de transport : avion, train, location de voiture, etc.
- des dépenses d’hébergement : hôtel, Airbnb, location d’appartement de courte durée, etc.
- des frais de restauration : repas, snacks, boissons, etc.
Elles sont défrayées par l’employeur sous couvert de certaines limites. C’est pourquoi, il convient de comprendre les conditions liées à ce remboursement.
À savoir,
Vos collaborateurs sont en télétravail ? Que ce soit ponctuellement ou régulièrement, le travail hybride induit les mêmes obligations professionnelles.
Comment calculer les frais de déplacement ?
Pour comptabiliser les frais de déplacement, plusieurs critères sont à prendre en compte :
– le type de transport choisi
– le nombre de kilomètres parcourus
– le temps passé en déplacement
– les dépenses de restauration et d’hébergement
Les employeurs établissent une politique de voyages d’entreprise dans laquelle ils indiquent des barèmes et des limites pour le montant des remboursements qu’ils effectuent à leurs salariés. C’est un règlement qui pose un cadre afin de réguler les dépenses et l’organisation des déplacements professionnels des collaborateurs. Il est également important de bien documenter les dépenses et de fournir des justificatifs.
Les frais de transport liés aux déplacements professionnels
Les frais de transport sont couverts par l’employeur sous certaines conditions.
1 – Les frais de réservations liées aux réservations de véhicules pour les voyages professionnels
Vous partez en voyage d’affaires ? Votre employeur est dans l’obligation de rembourser les frais que vous avancez. Cela vise :
– la location de voiture
– le paiement des péages, du carburant et des places de stationnement
– le billet d’avion ou de train
Cependant, pour ce faire, le salarié doit présenter des justificatifs et des notes de frais.
2 – Véhicule personnel, frais kilométriques et barème
Si le salarié utilise son véhicule personnel pour se rendre à des rendez-vous professionnels, il peut aussi bénéficier d’un remboursement des frais occasionnés, selon un barème kilométrique URSSAF réalisé chaque année par l’administration fiscale.
C’est quoi le barème kilométrique applicable aux automobiles ?
Ce dernier est publié chaque année et il est calculé selon le véhicule, la puissance fiscale et le nombre de kilomètres parcourus sur un an. De plus, il tient compte des points suivants :
– les frais de réparation et d’entretien
– la consommation de carburant
– l’usure du véhicule
– le renouvellement des pneus
– les primes d’assurance
En revanche, cela ne concerne pas les véhicules d’entreprise.
Le Barème indemnités kilométriques pour les véhicules en 2023
Ce barème est issu de l’arrêté du 1er février 2022. Retrouvez le site de l’ URSSAF les tableaux récapitulant indemnités kilométriques pour :
– Les voitures ;
– Les 2 roues de cylindrée inférieure à 50 cm3 ;
– Les motos.
À savoir,
– pour les salariés : les indemnités kilométriques sont majorées de 20 % pour les véhicules électriques par rapport aux véhicules à motorisation thermique.
– pour les entreprises : les indemnités kilométriques sont incluses dans les charges. Cela signifie qu’elles entraînent une exonération de cotisations sociales.
3 – Déplacements entre domicile et lieu de travail
Une indemnité kilométrique est également possible pour les trajets domicile-travail.
Elle ne doit pas dépasser un aller-retour/jour et 80 kilomètres de distance, selon les règles fiscales.
Néanmoins, si vous justifiez d’une mutation ou d’un état de santé fragile, ce plafond peut être réévalué.
Nos conseils
Utilisez les applications de navigation comme Waze, Google Maps ou Here We Go pour déterminer le nombre exact de kilomètres que vous parcourez et conservez l’historique des trajets.
Enfin, si vous le pouvez, optez pour la mobilité douce en utilisant un véhicule non polluant qui vous octroie le Forfait de Mobilité Durable.
4 – Le Forfait de Mobilité Durable
Pour encourager les transports écologiques, le forfait mobilités durables permet aux employeurs d’accorder une indemnité exonérée de cotisations aux salariés utilisant des modes de transport à « mobilité douce » entre leur domicile et leur lieu de travail.
Il remplace les indemnités kilométriques vélo et forfaitaires de covoiturage. Les modalités d’application varient selon les secteurs.
Les employeurs peuvent prendre en charge les frais de trajets pour :
– le vélo (électrique ou non)
– le covoiturage (conducteur ou passager)
– les transports publics (hors abonnement)
– les services de mobilité partagée
– les cyclomoteurs, motocyclettes et engins de déplacement personnel en location ou libre-service
– les engins le déplacement personnel (motorisés ou non) en propriété à partir du 1er janvier 2022
Le montant et critères d’attribution doivent être fixés par accord d’entreprise, interentreprises ou de branche. À défaut, l’employeur peut décider unilatéralement après consultation du comité social et économique.
L’allocation forfaitaire, exonérée de cotisations et contributions sociales, est limitée à 700 € par an et par salarié en 2022 et 2023 (500 € en 2021). Tous les salariés éligibles doivent en bénéficier.
L’exonération est conditionnée par la preuve d’utilisation des fonds alloués, le salarié devant fournir une attestation sur l’honneur ou un justificatif de paiement pour chaque année civile.
Les frais d’hébergement professionnels : définition, calcul, remboursement
Dans une entreprise, le service du directeur administratif et financier, (DAF), doit tenir compte des frais d’hébergement professionnels lorsqu’il rembourse les dépenses engendrées par les déplacements de ses collaborateurs.
1 – Comment sont déterminés ces frais d’hébergement ?
Ces frais sont déterminés par le nombre de nuitées et le tarif appliqué par l’hôtel ou l’établissement de séjour de l’employé.
Dans le cas où un défraiement réel n’est pas possible, par exemple si l’employé n’est pas en mesure de présenter des justificatifs concernant ses dépenses pour les déplacements professionnels, les frais de repas et d’hébergement sont remboursés en fonction des barèmes de l’Urssaf.
2 – Remboursements des frais de petits déplacements
Les remboursements des frais de petits déplacements, qui concernent le remboursement des frais de repas, s’appliquent à un salarié dans les situations suivantes :
– en voyage d’affaires ou sur un site de construction
– s’il est obligé de manger sur son lieu de travail en raison de contraintes spécifiques
Le remboursement des frais professionnels relatifs aux repas peut être effectué sous forme d’allocations forfaitaires ou en fonction des dépenses réelles engagées par le salarié.
3 – Remboursements des frais de grands déplacements
L’indemnité de grand déplacement couvre les frais supplémentaires de nourriture et logement pour les salariés en déplacement professionnel, ne pouvant pas regagner leur domicile quotidiennement.
Deux conditions sont requises :
– Une distance domicile-travail ≥ 50 km ;
– Un temps de transport en commun ≥ 1h30.
À savoir,
Les dépenses d’hébergement provisoire et frais supplémentaires de nourriture liés à ces déplacements sont exonérés au titre des frais professionnels, dans la limite d’un forfait journalier applicable pendant 9 mois maximum. Si ces conditions ne sont pas remplies, l’employeur a tout de même la possibilité de démontrer l’empêchement du salarié à regagner son domicile. Ensuite, il convient de connaître les points suivants :
– les remboursements ne sont pas exonérés si le salarié rentre chez lui ou si l’employeur fournit un logement gratuit
– en métropole, le remboursement peut être forfaitaire, avec des limites d’exonération pour les frais de repas et de logement/petit-déjeuner. Les montants varient selon la durée du déplacement, la localisation (Paris/province) et le mode de remboursement (réel ou forfaitaire)
– pour les déplacements en Outre-mer et à l’étranger, les remboursements sont exclus de l’assiette des cotisations à concurrence des dépenses justifiées par des factures. Les allocations forfaitaires sont réputées utilisées conformément à leur objet jusqu’au montant des indemnités de mission allouées aux personnels civils et militaires de l’État
Les montants sont ajustés en fonction de la durée du déplacement et des services fournis (logement gratuit, repas offerts). Les employeurs peuvent combiner deux modes d’indemnisation en remboursant les frais d’hébergement réels et les frais de repas sous forme d’allocations forfaitaires.
Les frais de restauration : définition, calcul, remboursement
Ces frais sont calculés en fonction des dépenses réelles engagées par l’employé pour ses repas. Les dirigeants fixent des barèmes et des limites pour le montant des remboursements qu’ils effectuent à leurs employés.
En ce qui concerne les petits déplacements, le remboursement des frais de repas pour un salarié en déplacement professionnel, sur un chantier ou contraint de manger sur son lieu de travail, est exonéré de cotisations. Ces remboursements peuvent être forfaitaires ou basés sur les dépenses réelles. Si le salarié est en déplacement et doit manger au restaurant, il a droit à une indemnité exonérée jusqu’à un certain montant par repas, revu annuellement. De même, les employés en déplacement sur un chantier peuvent prétendre à une indemnité déductible destinée à compenser leurs frais supplémentaires de repas, également limitée à un certain montant par repas et révisée chaque année. Pour connaître les montants spécifiques, il est recommandé de consulter les taux et barèmes.
Les grands déplacements donnent également droit à une indemnité pour le logement et le petit-déjeuner. Le montant de cette indemnité varie en fonction de la durée du déplacement et de la région où il se déroule.
Les déplacements effectués dans les départements et territoires d’outre-mer donnent droit à des indemnités plus élevées pour les frais de repas.
Les frais professionnels et autres dépenses annexes
Parmi les autres dépenses annexes que les salariés effectuent, on retrouve les frais administratifs et les frais d’assurance. Voici tout ce que vous devez savoir.
1 – Frais administratifs
En général, les frais administratifs ne sont pas considérés comme des frais professionnels déductibles d’impôts. Cependant, dans certains cas, ils peuvent être considérés comme tels.
Par exemple,
Si un travailleur indépendant utilise son domicile comme lieu d’activité, une partie des frais de loyer, de services publics, de téléphone et d’internet peut être remboursés par l’entreprise en tant que frais professionnels. Cette dernière déduira ensuite de l’assiette des cotisations et contributions sociales une partie de ces indemnités forfaitaires.
Des règles et des restrictions spécifiques peuvent s’appliquer. Il est donc recommandé de consulter un comptable ou un fiscaliste pour déterminer quelles dépenses sont considérées comme des frais professionnels déductibles d’impôts.
2 – Assurance
Pour effectuer des déplacements professionnels, il vaut mieux souscrire une assurance. Elle couvre les risques spécifiques liés à ces déplacements. Il existe plusieurs types d’assurance adaptés pour les déplacements professionnels, notamment :
– assurance responsabilité civile professionnelle
– assurance voyage qui inclut une couverture pour les frais engagés (Assistance, Frais médicaux, Rapatriement, Responsabilité Civile)
– assurance annulation de voyage
– assurance bagages
– assurance accidents de voyage
Les conditions de couverture et les limites de remboursement varient selon les polices d’assurance et les compagnies d’assurance, il convient de vérifier les détails de la police avant de souscrire une assurance voyage.
Déclarer les frais de déplacement : comprendre les notes de frais
Les remboursements des frais de déplacement sont effectués en présentant des justificatifs, mais également des notes de frais. Ce sont des documents qui récapitulent les dépenses que vous avez effectuées.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Pour comprendre les notes de frais liées aux déplacements, voici quelques éléments à connaître :
- Les frais de transport : pour lesquels les notes de frais doivent indiquer le mode de transport utilisé, le montant des billets, les kilomètres parcourus, les péages, les frais de parking… selon le mode de transport utilisé.
- Les frais d’hébergement, les notes de frais doivent préciser le coût de la chambre d’hôtel ou de l’hébergement, du petit déjeuner, des repas éventuellement pris sur place, etc.
- Les frais de repas pour lesquels, les notes de frais indiqueront le montant des repas pris, le lieu, ainsi que la nature de la prestation (déjeuner, dîner, etc.).
- Les autres types de frais : il peut s’agir de frais annexes tels que les frais de téléphone, les frais de taxi ou de VTC, les frais de blanchisserie, etc.
Toutes les notes de frais et les justificatifs liés aux déplacements professionnels doivent être transmises au service comptabilité de l’entreprise pour obtenir un remboursement.
Comment cela se passe-t-il en interne ?
Les notes de frais sont des documents internes dans une entreprise, qui permettent aux salariés de déclarer les dépenses professionnelles engagées. Voici le process :
- Le salarié soumet la note de frais avec les justificatifs de paiement correspondants à sa hiérarchie ou au service comptable.
- Après vérification et approbation, l’entreprise rembourse les montants validés au salarié.
Remboursement des frais de déplacement : optimiser la gestion des notes de frais
La gestion des notes de frais est réellement chronophage et source d’erreurs pour les équipes comptables, voire les RH. En effet, elle implique la vérification de nombreux justificatifs, l’application de politiques internes et le risque d’erreurs dans le traitement des remboursements. À l’ère de l’hyper technologie et du développement de l’Intelligence Artificielle, il est préférable de passer à la digitalisation des processus de traitement comptable, pour faciliter le travail de toutes les équipes et permettre à chacun de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.
Optimiser ses process avec une solution clé en main
Heureusement, il existe aujourd’hui des solutions capables de simplifier la gestion des frais des collaborateurs. Dites adieu au casse-tête du traitement des notes de frais !
Optez pour l’automatisation de vos process et gagnez du temps. Votre priorité est bien évidemment de vous concentrer sur votre cœur de métier et non pas sur des actions répétitives. Alors, pour gérer judicieusement vos frais de déplacements professionnels, découvrez Supertripper :
- C’est une solution numérique qui élimine les notes et avances de frais liées aux voyages professionnels ;
- Vous retrouvez rapidement les factures de vos déplacements pros en un seul clic et vous oubliez remboursements de billets de train, d’avion, de réservations d’hôtels, etc. ;
- Vous évitez les erreurs dans la comptabilité et réalisez des économies, notamment en supprimant la gestion des notes de frais ;
- Vous facilitez la vie de vos équipes en connectant votre ERP comptable à l’API de Supertripper et en supprimant les contraintes d’avances de frais pour vos collaborateurs.
Ainsi, vous améliorez votre gestion comptable en automatisant les paiements et en centralisant les factures.
Comment fonctionne Supertripper ?
Notre solution en ligne allie intuitivité et exhaustivité pour faciliter la gestion de vos voyages professionnels et des frais qui y sont associés. En automatisant toute la comptabilité liée à ces déplacements, elle simplifie considérablement la gestion administrative et financière quotidienne de votre entreprise. Ce qui vous permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs.
Avec notre système intégré, les avances de frais appartiennent désormais au passé. Chaque compte utilisateur est directement lié au compte de son entreprise, ce qui supprime la nécessité pour les employés d’effectuer des avances de frais. Lors de la réservation, seul le compte de l’entreprise est débité. Ainsi, cela assure une meilleure maîtrise des dépenses et une plus grande transparence financière.
Avec l’aide de politique voyages personnalisée, les DAF et/ou les RH ont aussi la possibilité d‘établir des règles pour les différents types de frais, afin de garantir une gestion cohérente et une maîtrise efficace des dépenses des collaborateurs.
Garder les dépenses sous contrôle : comment encadrer les frais de déplacement
Supertripper propose d’encadrer les frais de déplacement pour garder les dépenses sous contrôle.
Des politiques voyages sur-mesure
Avec Supertripper, vous créez des politiques voyages sur-mesure pour vos collaborateurs. En fonction de leurs besoins et de leurs contraintes professionnelles, elles sont définies en termes de :
- choix de mode de transport
- budget alloué aux dépenses de déplacement
- plafond de dépenses autorisées en fonction de la destination
- Etc.
Les salariés n’ont qu’à effectuer leurs réservations et si elles ne respectent pas les règles mises en place dans la politique voyages, elles seront soumises à validation d’un manager ou d’un responsable.
Grâce à ces politiques voyages adaptées, vous optimisez le budget de déplacement, simplifiez la gestion financière et offrez une expérience de voyage plus intéressante à vos employés.
Un circuit de validation adapté aux voyages d’affaires
Ce n’est pas tout ! En effet, avec Supertripper, vous définissez en toute simplicité un circuit de validation des voyages d’affaires en fonction des besoins de l’entreprise.
Voici comment ça se passe :
- Les demandes de déplacement sont soumises par les salariés via l’application mobile ou la version desktop.
- Elles sont ensuite transmises aux responsables concernés pour validation.
- Les « valideurs » examinent les demandes, les approuvent ou les rejettent.
- Une fois les demandes validées, les voyageurs accèdent à leurs billets et réservations directement leur téléphone.
Une fois les réservations planifiées, les salariés peuvent partir voyage professionnel sereinement, tout en respectant les politiques de dépenses définies.
Pour conclure,
Convaincus par ce guide complet sur les frais de déplacements professionnels ? Calculs, remboursements et optimisation n’ont plus de secrets pour vous. En adoptant Supertripper, les entreprises gagnent du temps et de l’argent, améliorent la satisfaction des employés et optimisent la gestion de leurs frais de déplacement professionnels. Et, pour aller plus loin, réservez votre démo.
Devenez agile dans vos process !
FAQ : Frais de déplacement
Qui doit payer les frais de déplacement ?
Les frais de déplacement professionnels sont généralement avancés par un salarié, dans le cadre d’une mission, d’une réunion, ou d’une conférence qui se déroule à l’extérieur de son lieu de travail, et sont remboursés par l’employeur sur la base des justificatifs fournis.
Quels frais sont remboursés lors des déplacements professionnels ?
Les frais remboursés lors des déplacements professionnels sont encadrés par la loi. Les modalités de remboursements sont définies par la politique des dépenses ou la politique voyages de l’entreprise, en conformité avec les dispositions réglementaires. Cela concerne notamment les frais de transport, d’hébergement et de repas.
Qu’est-ce que les notes de frais ?
Les notes de frais sont des documents qui récapitulent les dépenses effectuées par un salarié lors de ses déplacements professionnels. Elles sont utilisées pour demander le remboursement des dépenses engagées auprès de l’entreprise.
Comment rembourser les frais de déplacement des collaborateurs ?
Pour rembourser les frais de déplacement des collaborateurs, l’employeur peut choisir entre le remboursement sur la base des dépenses réelles justifiées par des factures, ou le versement d’allocations forfaitaires basées sur des barèmes officiels. C’est pourquoi, il convient de mettre en place une politique de remboursement claire et de conserver les justificatifs des dépenses.
Comment Supertripper optimise-t-il vos process ?
La solution Supertripper simplifie la gestion des frais de déplacement des collaborateurs. Voici comment cela fonctionne :
– Intégration : Connectez votre ERP comptable à l’API Supertripper, et liez chaque utilisateur au compte de l’entreprise.
– Réservation : Lorsque les collaborateurs réservent leurs voyages professionnels (billets de train, d’avion, réservations d’hôtels, etc.) via la plateforme Supertripper, les dépenses sont automatiquement débitées du compte de l’entreprise, les employés n’avancent pas ces frais.
– Centralisation : la plateforme centralise toutes les factures des voyages professionnels, ce qui facilite le suivi et l’analyse des dépenses pour la comptabilité.
– Automatisation : La solution automatise la gestion des notes de frais, ce qui chasse les erreurs dans les remboursements et les lignes comptables.
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