7 Indicateurs pour Connaître le Vrai Coût des Voyages d’Affaires Non Gérés
La majorité des managers pensent que la gestion des déplacements consiste simplement à organiser le transport, l’hébergement et les frais des voyageurs une fois sur place. En réalité, il s’agit de bien plus que ça ! Avec le développement des échanges et des communications, la gestion des déplacements professionnels est passée d’une simple option à une nécessité. Ce changement d’approche présente quelques caractéristiques qui se différencient des déplacements classiques tels que la planification des réservations de voyage, le suivi et le reporting des dépenses ou encore l’optimisation de la chaîne d’approbation.
Que se passe-t-il lorsque vos voyages d’affaires ne sont pas gérés ?
Vous pensez peut-être que vous pouvez continuer à adopter la méthode du « bricolage », mais en réalité, vous serez perdant sur le long terme. Explications.
1. Une perte de temps et de productivité pour vos employés
Tout ce qui empêche vos employés d’accomplir leurs tâches pour développer votre activité se mesure en coût pour la société. Sans solution de réservation pour leurs déplacements, ils consacrent sans doute des heures à rechercher des vols et des hôtels sur plusieurs sites web au lieu de se concentrer sur leur travail. On estime à 17 minutes et 5 comparateurs visités pour effectuer une seule réservation. Avec Supertripper, vous pouvez trouver un billet d’avion, de train, une chambre d’hôtel ou une voiture de location au prix le plus juste en quelques secondes.
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Pour certains employés, leurs besoins sont spécifiques et tangibles. Grâce au paramétrage d’une politique voyages à la fois clairement définie et souple dans le choix des options, ils gagneraient en temps pour leurs recherches. A l’inverse, si aucune ligne directrice n’est proposée, certains n’hésiteraient pas à opter pour des réservations hors budget ou seraient frustrés de voir leurs réservations invalidées par leur hiérarchie. Ces scénarios impliquent que vos employés mettront plus de temps à accomplir des tâches que d’autres peuvent accomplir dès le départ.
2. Un manque de visibilité dans les réservations
Il faut généralement plusieurs heures d’attente avec un service client des compagnies souvent compliqué à joindre pour effectuer un seul changement de réservation. Les demandes de modification à répétition peuvent vite déboucher à un casse-tête logistique et comptable qu’il est pourtant simple à éviter. En effet, le cumul des déplacements de vos collaborateurs doit vous pousser à établir des processus connus de tous pour fluidifier les communications et faire gagner du temps aux voyageurs et aux gestionnaires d’affaires.
Lorsqu’il s’agit de gérer les déplacements des entreprises, il est essentiel de disposer d’une ressource regroupant au même endroit toutes les données dont vous avez besoin. Vous bénéficiez ainsi d’une visibilité et d’un contrôle de toutes les réservations des salariés et la gestion globale des dépenses sera également plus facile à gérer.
3. Les problèmes de conformité
C’est indéniable, la technologie a révolutionné notre rapport à autrui. Cet impact se retrouve tant dans notre vie personnelle que professionnelle. Les logiciels de visioconférence en sont une belle preuve puisqu’ils offrent bon nombre d’avantages pour les rendez-vous professionnels. Néanmoins, ils ne remplacent pas (encore) complètement les déplacements professionnels.
Les appels vidéo représentent un moyen rentable de passer du temps en face-à-face avec vos contacts professionnels situés parfois à des milliers de kilomètres de distance et de développer un lien avec vos interlocuteurs. Cependant, ces avantages ne rangent pas au placard les interactions en direct, notamment lorsqu’il s’agit de bâtir des relations de proximité et de gagner la confiance.
4. Aucun contrôle n’existe sur les dépenses
Pas de politique voyages ni de système d’approbation ou de carte de crédit d’entreprise ? Bon courage pour faire un suivi complet de vos dépenses ! Comme il n’y a pas de règles établies sur la gestion des réservations et des dépenses, les employés réservent des vols et des hôtels parfois coûteux. Le changement de réservation de vols ou d’hébergements à cause de circonstances imprévues peut élargir le trou de votre budget. De plus, certaines dépenses peuvent ne pas être déclarées ou sans justificatifs rendant la gestion des dépenses inutile.
5. Votre devoir de diligence peut être compromis
Une entreprise est responsable de ses employés, qu’ils soient au bureau ou en déplacement en tant que représentant de votre entreprise. C’est ce qu’on appelle en droit le « devoir de diligence ». Celui-ci impose une « obligation morale et/ou légale » d’assurer la sécurité ou le bien-être de vos employés. Il n’existe en revanche aucun acte législatif stipulant d’une quelconque obligation de gestion des voyages. Néanmoins, une bonne gestion des déplacements garantit intrinsèquement le devoir de diligence, puisqu’il agit comme le bras armé de cette responsabilité légale de l’entreprise.
Si les voyages ne sont pas gérés, vous n’aurez donc aucun un moyen fiable de savoir où vos employés se trouvent, où ils sont censés se trouver à un moment donné au cours de leur voyage. De plus, il peut y avoir des facteurs indépendants de votre volonté survenant durant un voyage : changements de réservation, urgences, grèves, intempéries,…
Par conséquent, vous comprenez ici l’importance de garder le contrôle sur les déplacements de vos collaborateurs pour vous conformer à votre devoir de diligence.
6. La déclaration des dépenses deviendrait plus compliquée
Il est rare que les employés aient un accès direct aux finances de l’entreprise ou possèdent une enveloppe suffisante octroyée par l’entreprise pour couvrir tous les frais lors d’un déplacement professionnel. Bien souvent, ils sortent la monnaie de leur poche pour avancer leurs frais puis sont contraints de présenter les reçus pour obtenir un remboursement.
Il suffit de (re)lire le 4ᵉ point de cet article pour comprendre la montagne de travail à réaliser au moment de passer à la déclaration manuelle des dépenses. En laissant un flou de procédure à vos collaborateurs, l’enchaînement des actions inutiles alourdit la journée probablement déjà chargée de vos salariés – de vous-même aux gestionnaires, en passant par le service financier et chaque voyageur d’affaires.
Les solutions automatisées de gestion des dépenses réduisent considérablement ce fardeau et fournissent un système centralisé couvrant toute la chaîne d’approbation et de suivi, des réservations à la facturation.
7. Une gestion incohérente des politiques de voyage
Un voyage non géré augmente non seulement le stress et les coûts (modifications de dernière minute, annulation,…) mais vous empêche également de collecter des données précieuses pour optimiser votre budget en analysant l’historique des dépenses. Il s’agit du risque ultime si vous n’adoptez pas une méthode de suivi pour les déplacements professionnels de vos salariés. Cette absence de données peut conduire à la mise en place d’une politique voyages infondée, car établie à partir de rapports incorrects. Il est fort à parier que le budget voyage de votre entreprise explosera alors rapidement.
De quoi avez-vous besoin pour gérer vos voyages d’affaires ?
Comme mentionné tout au long de cet article, il est préférable de créer et de mettre en œuvre une politique de gestion des voyages le plus tôt possible, même si votre entreprise est encore en pleine croissance. Une chose à retenir lors de la rédaction de votre politique voyages est qu’elle doit profiter à la fois à vous et à vos collaborateurs !
De leur côté, elle doit être souple, facile à comprendre, concise et adaptée à leurs besoins. De cette façon, vous multipliez les chances d’atteindre un taux de conformité proche de 100% et libérez ainsi du temps aux gestionnaires de voyages.
De votre côté, la gestion des voyages doit intégrer le temps estimé pour effectuer les réservations, extraire les rapports de dépenses automatisés et analyser les informations pertinentes afin d’ajuster rapidement vos processus internes.
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