Comment Augmenter le Taux d’Adoption de votre Logiciel de Gestion du Voyage d’Affaires
Depuis le début des années 2000, les outils de réservation en ligne (ou OBT) sont loin d’être un phénomène nouveau. Ce qui a changé depuis leur lancement, c’est l’omniprésence de la technologie dans nos vies et la conception de ces outils en matière d’interface, d’expérience et de parcours client.
Changer le rapport aux outils de gestion de voyage
À l’origine, les logiciels de gestion étaient conçus avec deux objectifs majeurs : permettre à l’entreprise de faire des économies d’argent ainsi qu’harmoniser les processus de gestion des voyages. Un écueil essentiel persistait pourtant toujours : aucune attention n’était apportée à l’expérience utilisateur, et encore moins à l’expérience voyageur. De fait, cette approche compliquait considérablement le déploiement des OBT puisqu’aucune pédagogie n’était réalisée auprès des voyageurs finaux. Impossible pour eux de comprendre l’intérêt et le fonctionnement de tels outils en ligne.
En 2019, le secteur du voyage d’affaires semble entamer un virage important. À l’image de Supertripper, des solutions clé-en-main de gestion des déplacements professionnels sont apparus, replaçant le voyageur au centre du processus de construction. Cette approche, privilégiant un développement technologique centré sur le client, favorise la démarche de co-conception pour proposer un outil à la fois complet, mais avant tout simple d’utilisation.
Mais alors, pourquoi passer d’un logiciel ultra-complet d’un prestataire historique à une solution peut-être moins exhaustive axée davantage autour de l’expérience ? La réponse tient en une phrase : favoriser l’adoption et l’engagement de vos collaborateurs grâce à une interface fluide et conviviale.
Un taux d’adoption à améliorer
D’après une étude réalisée par ACTE, « les entreprises peuvent économiser jusqu’à 25,6% sur leurs frais d’agences de voyages et 9,1 % sur leurs dépenses en billets d’avion » avec un prestataire fiable et transparent. De telles perspectives d’amélioration invitent à se poser deux questions : pourquoi les entreprises s’obstinent à appliquer un modèle de gestion obsolète ? Comment être sûr d’atteindre un taux d’adoption optimale en choisissant le bon logiciel de gestion des voyages d’affaires ?
En moyenne, le taux d’adoption d’un outil de réservation corporate oscille entre 40% à 80%. Rares sont les entreprises qui réussissent à déployer ce type de logiciel auprès de la totalité des collaborateurs, parfois réfractaires au changement. Il serait pourtant trop facile de faire porter le chapeau uniquement aux employés.
En effet, l’une des principales raisons d’un taux d’adoption faible réside dans une analyse tronquée des réels besoins au sein de l’entreprise. Un outil trop complet peut faire peur d’entrée, avec une phase de paramétrage longue et fastidieuse.
À l’inverse, opter pour une simple interface de réservation n’intègre pas l’ensemble des attentes des différents services, notamment pour le pôle financier, friand de rapports d’analyse pour optimiser au mieux les coûts. Une fois de plus, les solutions de gestion telles que Supertripper prennent le contre-pied des mastodontes du marché pour offrir la meilleure expérience utilisateur possible.
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Déployer pour mieux se libérer
L’adoption par les utilisateurs est donc un élément crucial de tout plan de mise en œuvre d’un outil de réservation en ligne. La trop faible répétition des messages et des sessions de démonstration d’utilisation peuvent expliquer un faible taux d’adoption pour un outil de réservation des voyages d’affaires.
Pour les travel managers, l’objectif ultime est d’atteindre un taux de 100% de respect de la politique voyages via le canal de réservation privilégié. Alors, comment faire pour que tous les employés utilisent la solution de gestion des réservations et respectent la politique en matière de voyages ?
En effet, la manière dont une entreprise active ses employés lors d’un changement d’outils ou de processus est cruciale pour atteindre le meilleur taux d’adoption. Aucun modèle type n’existe, puisque cette procédure varie d’une organisation à l’autre selon divers facteurs, tels que la culture de l’entreprise, sa maturité, sa taille et son secteur d’activité. Un conseil cependant : encouragez-les à prendre le pas sur ceux qui ont déjà adopté le nouvel outil, en organisant des sessions de démonstration ou des ateliers en petits groupes.
La transition ne pourra être réussie que si les employés s’approprient l’outil et qu’un responsable projet est disponible pour répondre à leurs questions. Avec Supertripper par exemple, un chargé de compte dédié peut mettre en place un programme pour vous épauler dans cette conduite du changement, dès l’onboarding des collaborateurs et tout au long du cycle de consommation.
Supertripper vous dresse une liste d’étapes pour accroître le taux d’adoption de votre outil de réservation
1. Capitaliser sur l’adhésion de la direction
Obtenez le soutien de la direction, car sans son engagement, les chances de succès sont limitées. La direction doit insuffler, elle aussi, un mouvement pour encourager l’utilisation active de la nouvelle technologie. En montrant l’exemple, les employés seront davantage amenés à faire l’effort de respecter les nouvelles procédures mises en place.
2. Accompagner chaque collaborateur dès le départ
La communication est essentielle dès le départ, tout comme la définition d’un objectif clair pour que toutes les parties prenantes comprennent ce que vous attendez de ce changement.
3. Composer avec des degrés de digitalisation variés
Les solutions existantes sont chères et nécessitent souvent une longue phase de paramétrage pour commencer à utiliser l’outil et à déployer la solution auprès des collaborateurs. À l’inverse, Supertripper permet aux employés de commencer à réserver des voyages d’affaires dès la première connexion, en toute autonomie. De plus, les frais de services Supertripper ne s’appliquent que si un utilisateur a activé son compte durant le mois. Sinon, vous n’êtes pas débité. De cette manière, notre outil représente une option beaucoup plus abordable.
4. Mettre en place un cycle continu de révision et d’amélioration
Collaborez avec les utilisateurs pour obtenir leurs commentaires et leurs suggestions d’amélioration. Ce processus continu favorise l’engagement ainsi que l’adoption et l’utilisation. Analysez les données de réservation de votre outil de réservation en ligne pour mesurer les taux d’adoption actuels, savoir qui utilise l’outil et identifier les voyages réservés hors ligne qui ne devraient pas l’être. Enfin, cherchez des moyens d’encourager et de convertir ces réservations en ligne,
5. Récolter les retours de chacun
Tout au long du parcours, partagez les étapes franchies, les réussites et les actualités. Il s’agit d’une approche collaborative impliquant de nombreux services : vous devez donc identifier des ambassadeurs qui soutiendront et encourageront la nouvelle technologie et les récompenses !
