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Organiser un déplacement professionnel :
bien préparer son voyage d’affaires !

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Comment organiser un déplacement professionnel lorsque l’on ne l’a jamais fait ? À première vue, cela peut vous sembler compliqué. En effet, on vient de vous confier cette mission, mais vous ne savez pas par où commencer… et de nombreuses interrogations surgissent !
Comment faire exactement ? Comment respecter le budget voyages ? Quel est le bon moment pour réserver ? Toutes les questions légitimes que vous vous posez trouveront leurs réponses ici, dans cet article, afin d’organiser au mieux votre voyage d’entreprise

Pourquoi organiser un déplacement professionnel ?


Effectuer des déplacements professionnels a bien des avantages que vous ignorez peut-être. Troquer son rendez-vous en face à face contre un appel téléphonique ou un Zoom est parfois une fausse-bonne idée. Voici une liste non exhaustive des avantages du présentiel par rapport au distanciel dans les rendez-vous d’affaires. 

Prendre son temps pour créer une relation plus forte et parvenir à ses objectifs plus facilement :


Le fait de se déplacer pour affaires permet de rendre une rencontre moins formelle. Le contact physique est source de confiance et apporte un sentiment de sécurité. Les échanges à distance, quant à eux, favorisent l’isolement, parfois l’incompréhension, voire, le manque d’efficacité.

Et oui, assister physiquement à un rendez-vous d’affaires vous permet de prendre le temps de discuter et de créer un lien fort avec vos interlocuteurs.
Le rendez-vous peut même se prolonger par un déjeuner. Eh il y a fort à parier que vous ne parlerez pas que de business ! Ainsi, vous découvrez l’autre et vous vous surprenez à avoir une passion commune pour le cyclisme par exemple. Un vrai échange se crée et un ping-pong de questions-réponses commence ; vous joignez l’utile à l’agréable en instaurant une relation de qualité qui s’avère payante et durable pour vos affaires. 

Le contact physique facilite la communication : la puissance du langage corporel :


Rencontrer votre interlocuteur physiquement vous permet de mieux appréhender la situation. Vous pouvez effectivement analyser son langage corporel afin de mieux comprendre le fond de sa pensée.  Dans certains cas, cela permettra d’éviter des quiproquos. Vous êtes un être doué de sensibilités et vous savez que la communication ne passe pas que par la voix. Les mots ne suffisent pas toujours à faire ressentir une émotion. La gestuelle est là pour vous aider à étayer vos propos. 

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Ce livre blanc au format PDF réunit l’ensemble des conseils et des procédures à suivre dans le but de gérer et d’organiser facilement les déplacements professionnels au sein de votre entreprise. Si les voyages d’affaires représentent une part importante de votre activité, ce n’est pas un sujet à prendre à la légère. 

Ce document vous présente 5 façons d’aborder la problématique d’organisation des voyages d’affaires. Grâce à ce dernier, vous apprendrez et adopterez les bonnes pratiques vous permettant de devenir l’as de la gestion des déplacements professionnels.

Pour vous procurer ce guide digital, il vous suffit de remplir le formulaire ci-dessous. Vous recevrez immédiatement votre livre blanc par e-mail. Il ne restera plus qu’à vous approprier les méthodes recommandées concernant l’organisation des déplacements pros.

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Organiser un déplacement professionnel : les étapes à suivre


1° Définir les objectifs du déplacement professionnel avec la méthode QQOQCCP


No stress, cet acronyme un peu brutal peut, à première vue, faire peur. Soyez rassurés, il va vite devenir votre allié dans votre organisation.

Avant de commencer quoi que ce soit, interrogez-vous donc sur les questions ci-dessous. Vous y verrez beaucoup plus clair et vous pourrez commencer la planification de votre voyage pro plus sereinement. Qu’il s’agisse d’organiser un voyage d’affaires pour son patron, pour soi-même, et même, d’organiser un déplacement professionnel à l’étranger, cette « méthode du questionnement », très efficace, permet de tenir compte de tous les points clés nécessaires pour parvenir à son objectif.

  • Qui : Qui est concerné par ce voyage d’affaires ?
  • Quoi : S’agit-il d’un rendez-vous d’affaires à Berlin, d’un séminaire à Milan, d’une conférence à Londres ?
  • : Dans quel pays allez-vous partir ? Mon hôtel prend-il en compte mes contraintes et besoins ? 
  • Quand : Quelles sont les dates prévues pour le déplacement professionnel ? À partir de quand puis-je anticiper la réservation de mon voyage ?
  • Comment : Quels moyens de transport ai-je à ma disposition pour me rendre d’un point A à un point B ? Vais-je devoir faire une escale ? En cas de voyage d’affaires à l’étranger, dois-je remplir un formulaire gouvernemental ou obtenir un visa ?
  • Combien : Pour combien de collaborateurs dois-je réserver ? Quelle sera la durée du séjour professionnel ? Quel est le montant du budget alloué ?
  • Pourquoi : Quelles sont les raisons et les objectifs de mon déplacement professionnel ?

2° Établir une Check List spéciale déplacement professionnel : la to-do-list du voyageur d’affaires

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Une fois ces questions répondues, vous avez enfin une vision globale sur votre voyage d’affaires. Vous connaissez tous les paramètres à prendre en compte afin de mieux vous organiser. Il est temps à présent de rédiger votre To-do-list, c’est-à-dire l’inventaire des tâches que vous devez réaliser avant votre départ. De nombreux exemples de To-do-list sont disponibles sur la toile, notamment sur Pinterest. Mais voici un exemple simple et efficace que l’on vous a concocté : 

Fixer les conditions de voyage

  • Lister les différentes étapes du voyage : préparez votre programme en amont pour éviter bien des soucis sur place. Gagnez du temps en listant, par exemple, toutes les personnes que vous souhaitez rencontrer ainsi que les lieux dans lesquels vous devez vous rendre
  • Déterminer ou demander le budget imposé pour le déplacement pro
  • Prévoir le plus tôt possible les dates du voyage d’affaires en fonction de vos contraintes. Par exemple, il est nécessaire d’anticiper les pics d’activité de votre entreprise durant lesquels votre présence est fortement recommandée. Ainsi, ne prévoyez pas d’être en déplacement pro à ce moment-là

     

Réserver 

  • Réfléchir au moyen de transport le plus adapté en fonction des possibilités et/ou de la destination : avion, train, bus, voiture
  • Entamer la recherche de logements et de transports
  • Comparer les disponibilités et options proposées 
  • Réserver les billets ou la voiture de location
  • Réserver une chambre d’hôtel de la même façon


Anticiper son absence 

  • Éviter de planifier des rendez-vous pendant ce laps de temps et déplacer les réunions si besoin 
  • Prévenir de votre déplacement pro dans votre agenda en ligne 
  • Préparer un e-mail automatique pour aviser de votre absence
  • Aviser vos supérieurs hiérarchiques et vos collaborateurs directs
  • Prévoir une échéance qui suit le déplacement pour éviter d’être pris de court dès le retour


Vérifier avant le départ

  • Contrôler vos réservations
  • Confirmer votre présence auprès des personnes que vous avez prévu de rencontrer (collaborateurs, fournisseurs, clients)
  • Ne pas oublier de rappeler votre absence aux collègues du bureau
  • Emporter avec vous vos accessoires indispensables aux voyages d’affaires : pour en savoir plus, découvrez ici ce que l’on vous recommande d’emmener dans votre valise
  • Vérifier une dernière fois si vous êtes bien en possession de vos papiers (CNI, passeport…)


Les petits tips en plus pour le jour J

  • Préparer son passage à l’aéroport en cas de vol prévu : gardez à portée de main les documents à présenter, arriver en avance pour ne pas stresser au moment de passer les portiques de sécurité et regrouper tout le matériel informatique dans une pochette
  • S’organiser pour travailler dans le train ou dans l’avion : gardez avec vous, par exemple, vos documents, un stylo et votre chargeur d’ordinateur
  • Rester en contact avec le bureau par mobile et e-mail

Organiser ses déplacements comme un pro : et si vous passiez par une agence de voyage d’affaires ?

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Après avoir suivi toutes les étapes pour organiser votre déplacement professionnel, posez-vous une question : “N’ai-je pas perdu trop de temps ?”
Dans le cas où vous vous déplacez fréquemment pour des raisons professionnelles, vous serez amené à répéter ce processus de nombreuses fois. Ne serait-il donc pas plus judicieux de faire appel à une équipe d’experts en la matière ?

Sachez qu’il existe des solutions qui pourront répondre à vos besoins de gestion des voyages professionnels comme Supertripper, l’agence de voyage d’affaires nouvelle génération. 

Supertripper est la solution pour organiser et gérer tout type de voyages d’affaires. Grâce à elle, vous gagnez du temps au quotidien et vous soulagez vos équipes. Vous pouvez réserver vos vols, trains, chambres d’hôtels et voitures de location en quelques clics et sur une seule et même plateforme ! Plus besoin de comparer les différentes offres existantes sur plusieurs sites. De plus, vos réservations ainsi que toute la facturation sont centralisées au même endroit. 

Faire appel à une agence de voyages d’affaires nouvelle génération présente divers avantages pour les entreprises. Si vos équipes se déplacent souvent pour les affaires, une agence professionnelle vous accompagne de A à Z, avant, pendant et après chaque déplacement professionnel

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