Les Outils Digitaux Incontournables d’un(e) Office Manager : Améliorer la Productivité au Bureau

Slack est une plateforme de communication en temps réel qui offre l’avantage aux équipes de travailler et de communiquer efficacement. Elle permet de créer des canaux de discussion pour chaque projet ou sujet, et de gérer ses communications internes de manière simple. Disponible sur mobile comme sur ordinateur de bureau, Slack s’intègre facilement à d’autres outils.

Discord est aussi une plateforme gratuite qui permet à plusieurs personnes de discuter en temps réel, ce qui est particulièrement pratique pour les groupes ou équipes de travail. Avec Discord, il est aussi possible de :
– créer des canaux de discussion pour organiser le contenu et les conversations et de personnaliser l’apparence du serveur
– définir des rôles pour chaque utilisateur, pour leur donner accès à certains groupes ou canaux et créer une expérience unique pour leurs membres.
– passer des appels vocaux et vidéo en direct avec les membres de votre serveur
– profiter de nombreuses fonctionnalités de modération pour aider les propriétaires de serveurs à maintenir l’ordre

Zoom est un logiciel de visioconférence en ligne qui permet d’organiser facilement des réunions à distance. La qualité d’image et de son exceptionnelle qu’il offre permet de communiquer de manière claire et fluide. De nombreuses fonctionnalités avancées sont présentes sur cette plateforme, comme la possibilité de sous-titrer les réunions en direct, de créer des sondages en temps réel et de mettre en place des salles de réunion virtuelles. Zoom propose une version gratuite limitée à 40 minutes et 100 personnes, que tout le monde peut utiliser de manière très simple.

Disponible sur tous les appareils, Google Meet, l’application gratuite de visioconférence de la suite Google est facile à utiliser : il suffit de planifier une réunion puis d’envoyer l’invitation à tous les participants. L’application vous rappelle ensuite lorsque vous avez un rendez-vous en distanciel. Elle ne nécessite pas de téléchargement ou d’installation de logiciel. En revanche, elle requiert de se connecter avec un compte Google pour accéder à la visioconférence.

Notion est un outil de productivité et de collaboration très populaire. Cette plateforme très polyvalente peut être utilisée pour la gestion de projets, la création de notes et de listes, la planification de tâches, etc.
À la fois simple et conviviale, elle permet d’organiser les tâches par projet et de les décomposer en sous-tâches avec des utilisateurs assignés, des échéances et des notes associées. Notion est compatible avec de nombreuses autres applications et outils, ce qui facilite l’intégration de données et de workflows.

Supertripper est la plateforme de gestion et de réservation des voyages professionnels qui simplifie le quotidien des équipes. Du voyageur d’affaires aux équipes finance, en passant par les travel managers, la gestion des déplacements pros est facilitée, notamment grâce à la suppression des notes et avances de frais. Toutes les réservations sont centralisées sur une seule et même plateforme, permettant à la fois de réserver un hébergement ou un moyen de transport, et surtout, de garder les frais de déplacement sous contrôle. Les collaborateurs peuvent réserver eux-mêmes leurs voyages d’affaires, grâce à la mise en place d’une politique de voyage et/ou d’un circuit de validation interne.

Silae est une solution de gestion de paie en ligne qui permet aux entreprises de gérer la paie des salariés de manière simple, efficace et en toute sécurité. Conçue pour être facile à utiliser, cette application permet de gérer l’ensemble du processus de paie, de la saisie des données de l’employé jusqu’à l’édition des bulletins de paie. Elle permet également de gérer les contrats de travail, les absences, les congés et les heures supplémentaires. Les employés peuvent consulter leurs fiches de paie et saisir leurs demandes de congés payés, directement depuis l’application.

Grâce à DocuSign, fini l’impression de contrats à signer et à renvoyer scannés. Cet outil permet de signer et d’envoyer des documents de manière digitale, depuis un ordinateur, un téléphone ou une tablette. Utiliser DocuSign représente un gain de temps important dans la gestion de tâches administratives au quotidien. Il permet un retour immédiat par email une fois les documents signés.

Keeper est un gestionnaire de mots de passe avec une sécurité renforcée car il utilise une cryptographie de niveau militaire. Il fait gagner du temps car il permet de rechercher facilement des identifiants et peut être configuré de façon à ce qu’il remplisse automatiquement les informations de connexion et de paiement sur les sites web et applications. Idéal pour le travail en équipe, il offre la possibilité de partager des mots de passe avec ses collègues en deux clics seulement et de manière sécurisée. 

Welcome to the Jungle rend l’accès au recrutement beaucoup plus rapide et facile. Ce site de recrutement en ligne vise à aider les entreprises à trouver les meilleurs candidats pour leurs postes vacants, et ce, de manière fluide. Le processus de candidature est simplifié : les demandeurs d’emploi postulent directement en ligne et les candidatures se retrouvent centralisées sur la plateforme et classées par offres d’emploi. Chaque entreprise peut promouvoir et partager non seulement les postes à pouvoir et offres d’emploi, mais aussi, les coulisses de la vie au bureau (contenu, photos, adresse, etc.). 

Alan est une mutuelle d’entreprise française dématérialisée permettant à chaque employé de suivre l’ensemble de ses remboursements de santé via son compte personnel. La solution propose des tarifs avantageux pour ses adhérents et met à leur disposition un service clientèle disponible et à l’écoute. Avec Alan, la gestion de la mutuelle devient très facile et simple, tant pour l’employeur que pour l’employé, et les remboursements des frais médicaux ne se font pas attendre.

Les plaisirs fruités livrent au bureau des corbeilles de fruits 100% de saison, issus de vergers labellisés, vergers éco-reponsables ou BIO. Une grande variété de produits dérivés (confitures, jus, compotes, etc.) originaires de différentes régions, peuvent être mis à disposition des entreprises qui souhaitent faire plaisir à leurs équipes et valoriser les “comportements santé”.