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Les étapes pour organiser un déplacement professionnel pour son patron

Aujourd’hui, votre patron vous a confié une mission et pas des moindres… vous devez organiser son prochain déplacement professionnel ! 
C’est évidemment une tâche que vous avez envie de mener à bien, sans embuche, ni stress. 

Pas de panique ! Même si vous ne savez pas comment organiser un déplacement professionnel, vous avez atterri au bon endroit. Nous avons réuni pour vous les étapes à suivre afin de gérer correctement les voyages d’affaires de votre patron(ne). 

Mais avant de parler de ces étapes, il y a tout de même certains facteurs clés que vous devriez appliquer ! Ils sont essentiels pour une planification fluide et efficace d’un voyage d’affaires pour votre boss : c’est votre fil rouge !

  • L’échange d’information : connaître les attentes, les besoins et les détails du voyage que vous allez devoir organiser, et maintenir une communication constante.
  • L’efficacité opérationnelle : la prise en charge rapide de l’organisation du voyage et des tâches administratives est nécessaire pour ne jamais se retrouver sous l’eau.

Si vous avez envie de vous démarquer : 

  • Le bleisure : si le temps le permet, pourquoi ne tenteriez-vous pas de personnaliser le déplacement à l’aide d’une liste d’adresses suggestives comprenant des restaurants, des bars et des activités une fois sur place ? Ainsi, vous créez une réelle expérience voyage qui ravira sans le moindre doute votre patron(ne).

Gardez bien tous ces éléments à l’esprit, car ils vont vous être utiles pour la réussite de l’organisation du déplacement professionnel de votre patron(ne) !  
Voici maintenant les étapes que nous vous conseillons de suivre pour accomplir votre mission en toute sérénité.

Étape 1 : Créez une liste récapitulative des éléments à connaître pour organiser le déplacement 

Pour réaliser la première étape, il est primordial de prévoir un moment avec votre patron(ne) pour qu’il vous communique les besoins, les critères et ses préférences pour le déplacement professionnel que vous vous apprêtez à organiser. 

Posez les bonnes questions afin de recueillir toutes les informations nécessaires. Pour ce faire, dressez une check-list qui tient compte de tous les aspects du voyage professionnel. Cette liste peut évidement être modifiée selon votre convenance : 

  • La destination du déplacement pro
  • Le budget global à respecter pour chaque aspect du voyage (trajet, hébergement, restauration, etc)
  • La durée / les dates du séjour
  • Le moyen de transport le plus adapté 
  • S’il s’agit d’un trajet en train ou en avion, y a-t-il une préférence de siège ? Quel type de classe choisir ? 
  • Type d’hébergement souhaité : un hôtel ou une location d’appartement ? 
  • Dans le cas d’une réservation d’une chambre d’hôtel, faut-il inclure le petit-déjeuner ? Quel standing choisir ? Y a-t-il des demandes particulières ? 
  • Besoin de réserver un/des restaurant(s) ? 
  • Proximité du lieu de rendez-vous, de la gare ou de l’aéroport ?
  • Faut-il tenir compte de cartes d’abonnements et programmes de fidélité pour ce déplacement ? 
  • Faut-il prévoir de réserver des lieux en particulier pour le(s) rendez-vous d’affaires ?

À noter : si vous devez organiser un voyage d’affaires à l’étranger, pensez à compléter cette liste en vous renseignant sur les conditions d’entrée du pays visité et en vérifiant la validité du passeport de votre patron(ne).

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Étape 2 : Anticipez les réservations et trouvez les meilleurs afin de respecter le budget global du voyage

Pour réussir votre mission, ce déplacement professionnel doit être rentable : vous allez devoir fixer des limites en termes de dépenses.

Le budget global de l’opération aura été déterminé au préalable lors de votre réunion d’information avec votre patron(ne) concernant le voyage d’affaires. 

Pour ne pas vous retrouver bloqué(e) par les prix trop élevés, prenez soin d’anticiper les réservations et profitez d’un maximum d’options en termes de disponibilités. Vous perdrez aussi moins de temps à comparer les prix sur plusieurs sites, car vous aurez accès à un plus large choix. Que ce soit pour le trajet ou pour l’hébergement, en procédant ainsi, vous profiterez des meilleures offres, aux meilleurs prix. 

Étape 3 :  Répertoriez tous les documents et justificatifs liés au déplacement professionnel 

Nous vous conseillons vivement de créer un espace numérique (comme un service de Cloud) ou bien une pochette dans lequel vous allez répertorier tous les justificatifs et documents dont votre patron(ne) aura besoin pour son déplacement. Cela va vous permettre d’y voir plus clair, de rester organisé(e) et de ne rien oublier.

Dans ce dossier vous pourrez joindre : 

  • Les billets de train ou d’avion
  • La réservation de l’hébergement 
  • La liste des adresses
  • Un planning complet du séjour : horaires de départ/arrivée, missions, rendez-vous, etc.
  • Des photocopies des papiers d’identité 
  • Le visa si besoin
  • Le Pass Sanitaire si besoin
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Pensez également à lui rappeler qu’il/elle devra conserver les justificatifs de paiements liés au déplacement. Ces notes de frais pourront être stockées dans ce dossier ou Cloud. 

Étape 4 : Faites un debrief au retour du voyage d’affaires de votre patron pour gagner en efficacité 

Au retour de votre boss, vous pouvez également faire un debrief avec lui. Il peut vous dire ce qu’il aimerait garder ou changer dans ses prochains déplacements professionnels. Ce qu’il apprécie dans votre organisation et au contraire ce qu’il aimerait que vous changiez. Faire ce point permettra d’améliorer votre travail ainsi que l’expérience en tant que voyageur d’affaires de ce dernier. 

Si vous devez organiser régulièrement les déplacements professionnels de votre patron(ne), détecter les pistes d’amélioration vous permettra d’ajuster votre organisation et de gagner du temps pour les prochains voyages d’affaires. 

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Maintenant que vous connaissez la liste des éléments à maîtriser pour relever haut la main cette mission, posez-vous ces questions : 

  • Aux vues des dépenses engendrées par ce déplacement et des résultats obtenus, l’opération a-t-elle été rentable ? 
  • À quelle fréquence mon/ma patron(ne) prévoit de se déplacer pour affaires ? 
  • Ne serait-il pas plus judicieux de faire appel à une agence de voyages professionnelle ? 

En effet, une solution de gestion des voyages d’affaires offre bien des avantages qui viennent simplifier l’exécution de votre mission : 

  • Réserver tout ce dont votre patron(ne) a besoin pour son déplacement professionnel sur une seule et même plateforme. 
  • Être accompagné par un service client premium à tout moment, en cas de problème. 
  • Pouvoir centraliser tous les frais de déplacement au même endroit, tout en gardant le contrôle des dépenses. 

Supertripper, l’agence de voyage d’affaires nouvelle génération, propose tous ces services… et bien plus encore ! Votre mission vous paraîtra beaucoup plus simple à réaliser et moins stressante.

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