Le voyage d'affaires : l'essentiel à savoir sur les déplacements professionnels

Ce glossaire est bien plus qu’un lexique : il rassemble les termes essentiels et les acronymes techniques qui vous permettront de mieux comprendre l’écosystème du voyage d’affaires.

A

• Advance booking window : délai moyen entre la date de réservation et la date de départ effective du voyage.
• Adoption rate : pourcentage d’utilisation d’un outil ou d’un service par rapport au nombre total d’utilisateurs potentiels.
• Airline ancillary : services additionnels payants proposés par les compagnies aériennes (bagages supplémentaires, sièges premium, repas, wifi, etc.).
  

B

• Bleisure : pratique consistant à prolonger un déplacement professionnel pour concilier mission et découverte de la destination, favorisant l’équilibre vie professionnelle-vie personnelle sans surcoût pour l’entreprise.
  

C

• Carte logée : la carte logée est une solution de paiement dématérialisée qui préserve le fonds de roulement d’une entreprise en différant le règlement des voyages d’affaires. Un intermédiaire financier l’émet et la confie à l’agence de voyages, qui règle directement les fournisseurs sans impacter la trésorerie de l’entreprise cliente.
• Carte virtuelle : c’est un numéro de carte à usage unique ou limité généré en ligne, permettant de sécuriser vos dépenses et d’associer automatiquement chaque dépense à un voyageur.
• Contribution à la neutralité carbone : démarche visant à réduire l’empreinte carbone des voyages d’affaires, généralement via l’achat de crédits carbone ou le financement de projets environnementaux.
• Compliance : conformité aux procédures de mobilité de l’entreprise et aux réglementations légales en vigueur.
• Centre de coûts analytique (cost center) : entité comptable permettant d’imputer et de suivre les dépenses de voyage par département, projet ou service.
• Crédit voyage / avoirs : montant conservé sous forme de crédit suite à une annulation ou modification, utilisable pour de futures réservations.

D

• Duty of Care : obligation légale et morale de l’entreprise d’assurer la sécurité de ses collaborateurs en mission professionnelle notamment via la localisation, les alertes de sécurité et l’assistance 24/7.
  

G

• GDS : le GDS (Global Distribution System) est une plateforme centralisée qui connecte fournisseurs de voyages et agences. En tant qu’agrégateur de contenu, il donne accès en temps réel aux disponibilités et tarifs (vols, hôtels, locations) et permet de réserver directement. Acteurs principaux : Amadeus, Sabre, Galileo, Worldspan.
  

L

• Lettre de mission : document officiel qui autorise un employé à effectuer un déplacement professionnel. Elle précise l’objet, la destination, les dates et le budget alloué au voyage.
  

M

• MetaSearch : comparateur de prix qui agrège les résultats de plusieurs sources (compagnies aériennes, agences, sites de réservation) pour afficher les meilleures options.
• MICE : acronyme de « Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions », c’est un segment de l’industrie du voyage spécialisé dans l’organisation d’événements professionnels, séminaires, voyages de récompense ou déplacements collectifs.
  

N

• NDC : acronyme de « New Distribution Capability », elle a été créée par l’IATA en 2012. Cette norme technologique repense la façon dont les compagnies aériennes présentent et vendent leurs offres (options, durabilité) en direct sans passer par les GDS historiques.
• No-show rate : pourcentage de voyageurs qui ne se présentent pas à leur réservation confirmée. Concerne principalement les vols et les hôtels.
  

O

• OBT : acronyme de « Online Booking Tool », c’est une plateforme en ligne permettant aux salariés de réserver leurs voyages professionnels via une application mobile ou web tout-en-un.
• Online VS Offline ration : ratio comparant les réservations effectuées en ligne (outil de réservation en ligne) versus celles faites via une agence (téléphone, email).
• Open Jaw : billet d’avion où vous arrivez dans une ville et repartez d’une autre ville. Cette configuration tarifaire évite de revenir à votre point d’arrivée initial et facilite les déplacements multi-destinations.
• OTA : aussi appelée « Online Travel Agencies », désigne les plateformes web permettant de réserver en un seul endroit des trains, hébergements et des billets d’avion, sans interaction humaine. 
  

P

• Per diem : c’est une indemnité forfaitaire journalière versée pour couvrir les frais de repas, déplacements locaux, et autres dépenses liées au voyage professionnel.
• PNR : le PNR (Passenger Name Record) est un code unique attribué à chaque réservation de voyage. Bien que principalement associé aux vols, il concerne l’ensemble du voyage : hébergement, location de véhicule, train, etc. Il regroupe toutes les informations de la réservation (passagers, itinéraires, horaires, préférences, coordonnées) et permet de suivre le dossier, de s’enregistrer et de gérer les modifications auprès des fournisseurs ou de l’agence.
• Politique de voyages d’entreprise : ensemble de règles et de lignes directrices définies par une organisation pour encadrer les déplacements professionnels de ses salariés, en assurant le contrôle budgétaire, conformité et sécurité.
  

R

• Refacturation inter-filiale : mécanisme de facturation interne permettant de transférer les coûts de voyage d’une filiale (ou entité) à une autre au sein d’un même groupe.
• Reporting voyage : analyse structurée des données de déplacement (coûts, émissions CO2, taux d’adoption de l’outil, délai de réservation) pour piloter la stratégie de mobilité et identifier des leviers d’optimisation.
  

S

• SBT : plateforme digitale permettant aux voyageurs d’affaires de réserver en autonomie dans le respect des politiques voyages établies.
• Service VIP / Travel desk : service dédié offrant un accompagnement personnalisé aux voyageurs, généralement pour les dirigeants ou situations complexes.
• SLA / Taux de service agence : acronyme de « service level agreement« ,, est un indicateur mesurant la qualité et la rapidité du service fourni par l’agence de voyages (temps de réponse, taux de résolution, etc.)
  

T

• Tarif négocié / Corporate negotiated fare  : tarifs spéciaux obtenus par accord commercial entre une entreprise et un fournisseur (compagnie aérienne, hôtel, loueur).
• Tarif public : tarif standard disponible pour tous, sans négociation ni accord commercial particulier.
• TMC (Travel Management Company)  : une agence de voyages spécialisée dans le travel management : réservations, optimisation des coûts, respect des politiques et assistance voyageurs.
• Travel manager : responsable de la politique de mobilité d’une organisation : négociation avec les fournisseurs, suivi budgétaire, conformité et amélioration de l’expérience des voyageurs d’affaires.
• Travel risk management : dispositif organisationnel qui combine données, outils et procédures pour anticiper, suivre et gérer les risques liés aux déplacements (géopolitiques, sanitaires, climatiques, etc.).
  

W

• Workflow d’approbation : circuit digital qui achemine automatiquement les demandes de voyage vers les décideurs appropriés en fonction de leur niveau d’autorisation.