Comment organiser un séminaire d’entreprise : réussir son voyage professionnel de groupe en 7 étapes.

Définissez ce pour quoi le séminaire de votre entreprise doit avoir lieu, mais aussi, à qui il s’adresse. 
Pour cela, posez-vous les questions suivantes, qui vous aideront à mieux cerner vos besoins pour prévoir ce séminaire et poser un cadre : 

– Y a-t-il une raison particulière, une occasion spéciale ou événement, pour lequel le séminaire doit être organisé ?
– Quelle forme devra prendre ce séminaire selon les objectifs que vous vous êtes fixés ?

Définissez au préalable s’il s’agit de :
 
– Un séminaire de motivation ou un team-building ? 
– Un séminaire de formation ? 
– Un séminaire d’intégration ? 
– Un séminaire de management ? 
– Un séminaire commercial ?
– Un séminaire de gratification ?
– Un colloque ?
– Un événement ponctuel sur une journée/soirée
– Quelles équipes participeront au séminaire ?
– De combien de collaborateurs parle-t-on ? 

Le budget du séminaire est le point de départ de votre organisation. Et oui, sans ça vous ne partirez pas loin… Et votre projet ne pourra pas être solide ! 

En fonction de votre rôle dans l’entreprise ou selon le fonctionnement de cette dernière, vous disposerez (ou non) d’un budget prévu à cet effet. Il s’agit de la première chose à établir, et éventuellement à négocier et à valider. 

Pour avoir une vision claire des dépenses que vous allez effectuer, connaître le coût exact de votre séminaire et débloquer les fonds nécessaires à sa réalisation, préparez-vous un tableau des dépenses prévisionnelles regroupant tous les frais que cet événement va engendrer. Du transport à l’hébergement et de la restauration aux activités une fois sur place, tout doit être calculé et prévu, ce qui évitera les mauvaises surprises.

Maintenant que vous connaissez le budget réservé à cet événement (et que vous l’avez obtenu…), vous pouvez entamer l’organisation du séminaire. 

Concrétisez le choix des dates d’aller et de retour ainsi que la destination. Ce sont les points clés de votre déplacement de groupe.

Les dates dépendront des contraintes de votre secteur d’activité, de la saison à laquelle vous avez envie que votre séminaire se déroule, mais aussi, de la disponibilité de vos équipes. Il faut donc bien réfléchir à la période à laquelle vous voyagerez, et à la durée du déplacement. L’objectif est bien évidemment de faire en sorte que tous les collaborateurs invités puissent y participer.

Veillez également à ne pas choisir des dates correspondantes aux vacances scolaires ou aux jours fériés. Posez-vous la question de savoir si votre séminaire peut avoir lieu le week-end.

Cela dépendra finalement de trois choses : 

– l’objectif du séminaire d’entreprise
– la culture de l’entreprise 
– les possibilités de vos collaborateurs

Pour choisir votre destination, demandez-vous :
  
– quelles possibilités vous offre votre budget ? 
– qu’est-ce qui ferait plaisir à vos collaborateurs ? 
– quelles destinations correspondent au thème et aux objectifs de votre séminaire ? 

Se poser ces questions vous aidera à choisir la destination adéquate. 

Définir un thème pour le séminaire et choisir format original devrait vous aider à atteindre un de vos objectifs finaux : renforcer la cohésion au sein de vos équipes.

N’hésitez pas à faire preuve d’imagination et de créativité pour que ce séminaire d’entreprise soit désiré et attendu ! 

1. Choisir un thème de séminaire qui motivera les équipes
 
Choisir un thème pour votre événement ou séminaire d’entreprise vous permettra de sortir du lot, et de surprendre vos collaborateurs. Le thème annonce le ton de l’événement et va vous permettre de motiver les troupes. Le but est de faire en sorte que vos collaborateurs aient envie de venir, voire de créer un sentiment d’impatience.

Voici quelques idées de thèmes et/ou lieux possibles que vous pouvez choisir pour votre séminaire d’entreprise : 

– Urbain : Un hôtel en ville avec toutes les installations et les espaces nécessaires
– Champêtre : Un château à la campagne 
– Montagnard : Des chalets au ski 
– Au bord de l’eau : Une villa en bord de mer 

Idéalement, et pour donner d’autant plus envie d’y participer, vous pouvez choisir un nom/ titre pour ce séminaire. 

2. Choisir le format du séminaire d’entreprise

Organiser un événement ou un séminaire d’entreprise implique le choix d’un format pour ce dernier. Le format peut être classique (gala, congrès, conférence) ou original. Il concerne finalement le type d’activité prévu pour le séminaire d’entreprise.

Voici quelques idées de formats et/ou activités originaux sur lesquels vous pourriez vous calquer : 

– Des ateliers autours de thématiques spéciales qui seront en lien ou non avec votre secteur d’activité
– Des activités originales/différentes (karting, escape game, yoga, etc.)   
– Des initiations (cuisine, cocktails, œnologie, etc.)
– Des soirées à thème 

Vous avez préalablement déterminé vos besoins pour ce séminaire d’entreprise. Vous connaissez de ce fait la direction que vous devez prendre, au niveau du thème, du format et du nombre de participants. Vous allez donc pouvoir entamer les recherches pour réserver votre déplacement de groupe. 

Ces recherches représentent la première étape pour vous faire une idée de ce que vous pourrez réserver tout en respectant le budget alloué. 

Vous connaissez la chanson, un voyage se réserve en avance si l’on veut profiter des meilleures offres aux meilleurs prix, et surtout lorsque vous voyagez en groupe ! Pensez ainsi à anticiper vos recherches pour ne pas vous retrouver bloqués dans vos réservations. 

La to-do list pour réserver un séminaire d’entreprise :

1. Confirmer la venue des participants au séminaire

Il est évident que vous ne pourrez pas commencer votre processus de réservation sans savoir qui sera présent à votre séminaire d’entreprise. Il faut donc confirmer la venue des collaborateurs invités en amont. Pour ce faire, maintenez la communication avec vos équipes et fixez une date limite qui vous permettra d’avoir la réponse de tout le monde dans les délais que vous vous êtes fixés. 

2. Rechercher un hébergement adapté à vos besoins et à votre budget 

Vos recherches d’hébergement dépendront des besoins établis en amont, de la destination choisie et des options que cette dernière propose.

Posez-vous la question de savoir si l’hébergement que vous allez réserver est adapté, en fonction des points suivants : 

– la localisation 
– les déplacements sur place 
– la restauration 
– les activités ou réunions prévues

Il faut également penser à réserver les installations et/ou les locaux dont vous avez besoin pour votre séminaire, si ces derniers ne sont pas réalisables avec l’hébergement directement. 

Tenir compte de ces différents paramètres est important, car ils vous permettent d’affiner vos recherches. Une villa vous laissera plus de liberté, mais induira plus d’organisation et sûrement plus de stress. Un hôtel vous coûtera probablement plus cher mais, vous aurez à disposition des services que vous n’aurez nulle part ailleurs. 

Pour vous aider dans vos recherches et être sûr de ne rater aucune offre intéressante, nous vous conseillons de consulter plusieurs sites en ligne ou de faire directement appel à un agent de voyage. Ce dernier pourra vous aider à trouver les meilleures options pour chaque aspect de votre séminaire. 

3. Décider de l’organisation des repas (demi-pension, pension complète, restaurants, etc.)

Être prévoyant sur l’organisation des repas est un point clé pour votre séminaire d’entreprise. Une fois de plus, vous souhaitez respecter votre budget et satisfaire les participants. Pensez aussi aux régimes spéciaux de certains collaborateurs : régime végétarien, vegan, intolérance au lactose, etc. 

Allez-vous manger au restaurant ? Si oui, réservez-les à l’avance et pourquoi pas commander en amont des menus déjà conçus, surtout si votre groupe est important.

Si vous prenez un hôtel, allez-vous prendre le petit-déjeuner inclus (demi-pension) ou un hôtel avec la pension complète ?  

Si vous prenez une villa, allez-vous faire appel à un traiteur ou à des cuisiniers ? 

Bref, vous avez bien compris, vous devez avoir une organisation irréprochable pour que vos équipes puissent se restaurer convenablement. 

4. Vérifier les disponibilités sur le moyen de transport le plus adapté, selon la destination et le budget 

Pour choisir votre moyen de transport et le réserver, soyez stratégique, notamment si vous êtes un grand groupe.

Une fois le nombre de participants confirmé, prévoyez la possibilité de faire des départs différés, car il est possible que les disponibilités ne soient pas suffisantes sur le même vol ou sur le même train.

Va-t-il falloir des bagages en soute ? Tout dépendra de la durée, des besoins du séminaire et également du budget fixé. 

5. Réserver l’hébergement et valider le plan des chambres 

Une fois que vos recherches ont été concluantes et que vous avez trouvé l’hébergement qui vous correspond le mieux, il ne vous restera plus qu’à le réserver ! 

Lorsque l’hôtel, la villa ou le domaine sera réservé, commencez à faire votre plan de répartition des chambres. Si vous avez prévu une chambre par collaborateur, un plan de chambre ne sera pas forcément nécessaire. Par contre, si vous avez plusieurs options possibles comme des chambres doubles ou des dortoirs, il faudra impérativement prévoir un plan de répartition des lits et le partager à vos collègues ! 

Pour éviter une perte de temps et le mécontentement de certains, pourquoi ne pas demander en amont aux collaborateurs avec qui souhaiteraient-ils partager une chambre ?

6. Effectuer la réservation des billets d’avion ou de train

Pour la réservation du trajet, procédez de la même manière que pour l’hébergement. Comparez toutes les offres disponibles : les gares et/ou aéroports de départ et d’arrivée ainsi que les horaires proposés. 

Une fois que vous aurez trouvé chaussure à votre pied, réservez les billets Aller/Retour pour votre séminaire d’entreprise.

7. Se renseigner et commencer à anticiper les déplacements sur place (transferts, déplacements de groupe, etc.) et réserver les activités 

Réfléchissez aux transferts pour le groupe avant le départ. En fonction du nombre de participants, il pourrait être judicieux de louer un bus pour aller vers l’aéroport ou la gare. Il en est de même pour votre arrivée à destination jusqu’à l’hébergement. Il en sera de même pour votre retour ! 

Il faut également penser aux déplacements de groupe une fois sur place pendant le séjour. Allez-vous avoir besoin de réserver un (ou plusieurs) bus qui vous suivront tout au long du séjour pour tous vos déplacements ? 

Étant donné que vous serez nombreux, anticipez les réservations des activités que vous avez prévu de faire pour être sûr de pouvoir les réaliser !

8. Prévoir le matériel spécifique pour le séminaire et sa logistique (supports marketing, matériel audio-vidéo, etc.)

Emportez le matériel dont vous allez avoir besoin. Cela peut être des supports de communications, des équipements audio et/ou vidéo. 

Avez-vous déjà du matériel à votre disposition ? Avez-vous besoin de tout acheter ou est-ce que de la location suffira ?
Prévoyez également l’aspect logistique si vous décidez de prendre votre matériel avec vous.

Dans tous les cas, il faut que tout ça soit géré et réservé avant le départ pour que tout se passe comme vous l’aviez prévu et pour éviter toute forme de stress.

Vous l’aurez compris, vous n’avez pas d’autres choix que de rester organisé tout au long de votre processus. Pour ce faire, nous vous proposons de créer une feuille de route. Cette feuille de route fait office de pense-bête et vous permettra de regrouper les points importants à transmettre à vos collaborateurs. 

Communiquer en amont du séminaire avec vos équipes évitera les mauvaises surprises. Ainsi, ils sauront ce qui les attend durant ce séminaire et de ce dont ils auront besoin d’emporter avec eux. 

En procédant ainsi, vous restez en lien avec vos invités et vous maintenez la motivation des équipes.

Il n’y a pas de secret, être organisé et communiquer correctement permet d’éviter au maximum les imprévus et les oublis, que vous n’aurez pas envie de gérer au dernier moment, vous réduisez votre stress et vous y voyez plus clair !

Voici quelques points que vous pouvez ajouter à votre feuille de route :
 
– Demander de vérifier la validité des papiers d’identité si le séminaire aura lieu à l’étranger (idéalement, il faudrait avoir un passeport avec une validité d’au moins 6 mois)
– Communiquer sur les bagages : Quel bagage auront-ils le droit d’avoir ? Quelles dimensions et également le point autorisé ?
– Prévenir sur le dress code si une soirée ou un événement particulier sont au programme du séminaire
– Préparer le programme du séjour contenant les horaires des réunions et des activités, les temps de pause (déjeuner, collation, etc.)… avec un descriptif de chaque étape de la journée.
– Préciser dans le programme les lieux/salles où se déroule chaque intervention avec idéalement un plan pour se repérer
– Faire un rappel général quelques jours avant le départ, concernant les choses à ne pas oublier pour le séjour (tenue de sport, maillots de bain, serviettes, etc.)

En fait, plus la communication sera fluide avec vos collaborateurs, plus votre gestion de séminaire se verra simplifiée.  

Après le séminaire, n’hésitez pas à demander des retours à vos collaborateurs pour connaître les aspects qu’ils ont plus ou moins  appréciés de l’expérience. Ainsi, vous saurez ce que vous devez améliorer, garder ou changer pour les prochaines fois. 

Vous pouvez créer et envoyer par mail un formulaire de satisfaction accompagné d’un mot de remerciements à tous les participants. Il est également possible de prévoir une petite réunion avec eux pour le faire en direct. À vous de voir ce qui colle à votre culture d’entreprise et ce qui conviendra le mieux en fonction du planning de vos équipes. 

En ce qui concerne les souvenirs, partagez-les ! Créez un document partagé, ou un dossier dans le cloud, dans lequel vous pourrez y mettre toutes les photos et vidéos du séminaire. Cela permettra à tous les collaborateurs d’y avoir accès et de les récupérer s’ils le souhaitent. 

Profitez de cet événement d’entreprise pour communiquer en externe sur votre séminaire. Postez sur les réseaux sociaux les moments clés du séjour avec quelques photos et/ou vidéos, surtout s’il s’agissait d’un congrès, d’une formation ou d’un salon professionnel.