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Les étapes pour organiser un voyage d’affaires à l’étranger

De nombreuses entreprises échangent et collaborent avec de potentiels partenaires ou nouveaux clients situés à étranger. Pour ces sociétés, les déplacements professionnels représentent un vecteur de croissance indéniable.

Les voyages d’affaires à l’étranger sont essentiels pour garantir le développement et la pérennité des entreprises qui souhaitent accroître leur portefeuille clients, leurs activités commerciales et leur réseau à l’échelle internationale.

Ils permettent de créer un lien de proximité avec des collaborateurs, des partenaires, des clients ou des prospects. Ceci n’est pas évident lorsque les relations de travail se résument à un enchaînement de visioconférences via Zoom !

Mais, il est clair qu’un déplacement professionnel à l’étranger demande bien plus d’organisation qu’un déplacement national, car il impose un certain nombre de contraintes supplémentaires.

Que ce soit au niveau de la validité du passeport, de la nécessité d’une demande de visa, des restrictions sanitaires ou encore des assurances voyage, le départ ne peut pas s’effectuer sans être soigneusement préparé.

Planifier un déplacement professionnel à l’étranger requiert du temps, de l’organisation et de l’énergie. Prévoir un voyage d’affaires peut devenir une source de stress si on n’utilise pas la bonne méthode. Pour pallier ce problème, il existe un certain nombre de bonnes pratiques à respecter.

Vous devez donc organiser un voyage d’affaires à l’étranger, pour vous-même ou pour un de vos collaborateurs et vous ne savez pas par où commencer ?

Ne vous inquiétez pas, cet article a été conçu pour vous éclairer. Nous avons réuni pour vous la liste des étapes que nous vous conseillons de suivre afin de planifier sans accroche votre prochain déplacement pro à l’étranger !

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Étape 1 : Définir les objectifs et les missions du déplacement professionnel à l’étranger  

Avant de décider de voyager pour affaires à l’étranger, définissez les raisons pour lesquelles ce déplacement est nécessaire. Elles peuvent-être multiples : rendez-vous ou réunion qui requiert votre présence, besoin de visiter de nouveaux locaux, participation à un salon professionnel, signature d’un nouveau contrat, etc.
De plus, en cette période post-pandémie, il va de soi qu’il est important de privilégier le contact physique avec vos interlocuteurs !

Pour vous aider à définir les objectifs de votre prochain voyage d’affaires à l’étranger, et vous simplifier la tâche, vous pouvez utiliser la fameuse méthode QQOQCCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?). Pour savoir comment utiliser cette technique dont le nom est un acronyme barbare, nous vous invitons à consulter notre article sur comment préparer et organiser un déplacement professionnel.

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Étape 2 : Respecter les conditions d’entrée du pays dans lequel vous vous rendez

Vous vous en doutez sûrement, mais un déplacement pro à l’étranger demande de porter une attention toute particulière sur les restrictions d’entrée et de sortie de chaque pays, qui, comme on le sait, évoluent constamment.
Que ce soit la fermeture des frontières, les tests PCR ou antigénique à effectuer avant de départ, la nécessité d’avoir un schéma vaccinal complet ou encore l’isolement à l’arrivée, le contexte sanitaire rend les voyages incertains. Il faut donc se renseigner en amont de son départ pour éviter tout stress supplémentaire !

Pour rester au courant des restrictions et ne pas avoir de mauvaises surprises, rendez-vous sur le site du gouvernement pour suivre toutes les actualités concernant les déplacements à l’étranger.

N’oubliez pas qu’outre les conditions d’entrées dans chaque pays liées au contexte de la pandémie de Covid-19, certains pays imposent d’autres normes sanitaires : des vaccins, des traitements préventifs ou encore l’interdiction d’introduire des denrées sur le sol du pays de destination.
Pour plus d’informations, et si vous avez un doute concernant votre prochaine destination, pensez à consulter les conseils du guide voyage et santé d’Air France


Étape 3 : Vérifier la validité de son passeport et anticiper sa demande de visa 

Avant même d’effectuer une réservation en vue d’un voyage à l’étranger, il est obligatoire de vérifier la validité de vos papiers d’identités ! Si vous restez dans l’Union Européenne, une carte d’identité valide suffira pour vous déplacer, même en avion. Si vous sortez de l’Union Européenne, il faut absolument un passeport en cours de validité. Pensez à contrôler la date d’expiration : chaque pays définit ses règles en la matière et dans certains cas, il vous faudra présenter un passeport avec une validité minimum.

Petit rappel : Le Royaume-Uni ne fait plus partie de l’Union Européenne, il faut maintenant un passeport pour s’y rendre ! Pour en savoir plus à ce sujet, pensez à consulter notre article concernant l’organisation d’un voyage d’affaire à Londres.

N’oubliez surtout pas de contrôler si le pays de destination impose un visa de séjour sur le territoire. Il est grandement conseillé d’effectuer ce type de démarche avec anticipation, car la demande peut parfois prendre du temps avant d’être acceptée !

Pour effectuer une demande de visa, il faudra vous adresser au consulat en France du pays dans lequel vous comptez vous rendre. Si vous ne pouvez pas vous rendre au consulat en question, ou bien, si vous préférez déléguer cette tâche, il existe des services en ligne qui pourront effectuer ces démarches à votre place. En voici un exemple :  https://www.rapidevisa.fr/demande-de-visa.html 

Conseil : n’hésitez pas à faire des copies et à scanner tous ces papiers. Cette action diminuera vos chances de perdre vos orignaux et de finir à l’ambassade…

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Étape 4 : Veiller à être protégé par une assurance voyage complète et adaptée

En amont de votre voyage, il vous est conseillé de vérifier avec le responsable voyage de votre entreprise si vous être assuré comme il se doit pour vos déplacements.
En effet, on n’est jamais à l’abri d’un problème ou d’un imprévu avant ou pendant notre déplacement professionnel. Il faut donc avoir l’assurance que vous serez protégé et assisté quoi qu’il arrive. Et cela est d’autant plus nécessaire lors d’un voyage d’affaires vers l’étranger.

Entre les possibilités de fermeture des frontières du jour au lendemain, de restrictions vous empêchant de vous déplacer une fois sur place, d’annulation des vols… vous l’aurez compris, il vaut mieux être assuré correctement.

Assurance vols

Une assurance vols est primordiale pour venir couvrir toute annulation, modification et remboursements de vos billets d’avion en cas d’imprévus.

Assurance multi-risques

Vous devez obligatoirement être couvert avec une assurance qui pourra vous assurer quoi qu’il puisse vous arriver sur place (hospitalisation, accidents, rapatriement, etc.)

Pour aller loin au sujet de la gestion des risques lors d’un voyage d’affaires, rendez sur le site de Supertripper.

Ariane : le service de l’État qui garanti la sûreté du voyageur

Le ministère des Affaires étrangères et du Développement international a mis en place un portail d’aide aux voyageurs français ressortissants pour recenser leurs voyages ou missions ponctuelles à l’étranger.

En vous inscrivant sur Ariane, vous pourrez être alerté en cas de crise lors d’un voyage à l’étranger. Vous pouvez également leur communiquer vos données et informations de contact avant ou pendant votre déplacement.
Vous l’aurez compris, Ariane est l’outil à utiliser pour être certain de partir à 100 % l’esprit tranquille : avec ce service, vous assurez votre sécurité en cas de situation d’urgence.
https://pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane/dyn/public/login.html

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Étape 5 : Se renseigner sur les mœurs du pays de destination

Lorsqu’on voyage dans un pays étranger, il vaut mieux se renseigner sur la culture locale et ses habitudes afin de préparer son atterrissage en douceur.
Quelle est langue locale parlée ? Y a-t-il un événement national ? Y a-t-il des choses à ne pas faire ? Etc.
Il est préférable d’être aux faits des mœurs locales en amont de votre voyage d’affaires, pour éviter de potentielles situations auxquelles vous n’avez pas envie de faire face. Le simple fait d’apprendre à dire “bonjour”, “au revoir” et “merci” dans la langue du pays, amenuisera la barrière culturelle et vous permettra sans doute de bénéficier d’un bien meilleur accueil.

En plus d’être au fait des us et coutumes du pays de destination, armez-vous d’infos pratiques qui rendront votre déplacement fluide une fois sur place.
Quelles sont les distances entre les lieux dans lesquels vous allez devoir vous rendre ? Quel est le meilleur moyen de se déplacer ? L’aéroport est-il loin de votre hôtel ? Etc.

Ce sont des éléments d’organisation qui peuvent paraitre évidents pour certains mais ils peuvent parfois passer à la trappe lorsqu’on se trouve dans le rush de l’organisation d’un déplacement professionnel.

Conseil : pour rendre votre expérience de voyage plus agréable, pensez à consulter notre article sur les accessoires indispensables pour voyageurs d’affaires, ainsi que celui dédié aux Top 10 des applications mobiles pour voyageurs d’affaires.


Étape 6 : Anticiper ses réservations pour bénéficier des meilleures offres, aux meilleurs tarifs

Si vous avez réalisé toutes les étapes que nous vous conseillons d’effectuer en amont, vous pouvez désormais passer à la réservation de votre déplacement professionnel à l’étranger. C’est une partie qui ne faut surtout pas négliger ni faire au dernier moment, pour avoir la garantie de ne pas dépasser votre budget voyage.

En vous y prenant suffisamment tôt, non seulement vous allez faire des économies, mais en plus, vous allez pouvoir profiter des offres qui vous conviennent le mieux.

N’est-il pas plus agréable de pouvoir choisir le siège que l’on souhaite occuper dans l’avion ? De choisir la meilleure chambre dans l’hôtel de votre choix ?

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Sachez que tous ces conseils sont également valables si vous devez organiser un voyage d’affaires pour votre patron ou bien pour un(e) de vos collègues.
Donc maintenant que vous connaissez les étapes clés pour organiser un déplacement professionnel à l’étranger dans les meilleures conditions. Posez-vous cette question :
Ne serait-il pas plus simple d’être accompagné par une agence de voyage professionnelle ?

Il existe des solutions qui vous peuvent vous aider dans l’organisation et la gestion de vos déplacements professionnels à l’étranger en toute sérénité.

Imaginez pouvoir réserver et gérer tous vos déplacements sur une seule et même plateforme aux meilleurs prix où que vous alliez, tout en bénéficiant d’un accompagnement d’experts du voyage d’affaires !

Imaginez qu’en plus, cette solution vous permette de bénéficier d’assurances, garantissant votre sécurité et vous protégeant des imprévus, à tout moment et pour n’importe quelle raison !

Avec l’agence de voyages d’affaires nouvelle génération Supertripper, tout ça est désormais possible et bien plus encore !!!

Supertripper est aujourd’hui la solution de gestion des déplacements professionnels, alliant la meilleure technologie à l’excellence d’un service client réactif ! De la réservation à la facturation, en passant par un accompagnement sur-mesure, Supertripper répond à tous les besoins des entreprises les plus exigeantes et des voyageurs d’affaires d’aujourd’hui !

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