Modèle de Politique Voyages d’Entreprise
à Télécharger et à s’approprier
Implémentez votre nouvelle politique de voyages d’entreprise.
Vous souhaitez établir une politique voyages d’entreprise qui ressemble à votre organisation et qui soit facile à comprendre et à utiliser par vos collaborateurs ? Alors, vous êtes au bon endroit !
Supertripper vous propose un exemple gratuit de politique voyages d’entreprise sous forme de PDF, à télécharger et à personnaliser comme bon vous semble.
Ce document, mis à votre disposition sur cette page, va vous permettre d’offrir à toutes vos équipes plus clarté et une meilleure compréhension quant au fonctionnement des déplacements d’entreprise et à la gestion des dépenses professionnelles.
En vous appropriant cet exemple de politique voyages, que vous pouvez décliner en autant de versions que vous désirez (une par service, équipe, ou entité par exemple), vous allez pouvoir facilement aiguiller vos collaborateurs lors de la préparation de leurs voyages professionnels.
Qu’est-ce-qu’une politique voyages d’entreprise ?
Une politique voyages est un règlement qui encadre les différents aspects liés aux voyages d’affaires dans une entreprise. Sa fonction première est de réguler l’organisation des déplacements professionnels, de l’hébergement au transport, en passant par les dépenses journalières, permettant ainsi d’optimiser les dépenses des collaborateurs.
Concrètement, une politique voyages permet de définir ce que vos collaborateurs ont le droit de réserver au moment d’organiser un déplacement professionnel (choix des types et des classes de transport, types de chambres d’hôtels, etc.). Elle permet aussi d’établir des règles en termes d’anticipation des réservations et des budgets à respecter.
Au-delà du côté restrictif, la politique voyages vise à répondre aux besoins des collaborateurs dans la gestion de leurs déplacements d’affaires, de la réservation au retour du voyage. Du point de vue des finances de l’entreprise, mettre en place une politique voyages efficace permet d’optimiser le budget voyage de l’entreprise en rationalisant les dépenses des voyages professionnels.
Ce modèle de politique voyages réunit l’ensemble des critères qui peuvent s’appliquer aux déplacements professionnels de vos collaborateurs. Moyens de transport à privilégier selon les destinations (vol, train, voiture de location), type d’hébergements et budgets quotidiens… nous avons pensé à tout.
Personnalisez ce document pdf à votre guise puis diffusez votre nouvelle politique voyages d’entreprise auprès de vos équipes. Le tour est joué !
Mais comment remplir ce document ? Il vous suffit seulement de compléter les informations demandées sur le formulaire ci-dessus. Une fois que cela sera fait, vous recevrez le document par e-mail. Ensuite, il vous suffit de le remplir à votre guise en cochant les cases qui correspondront aux règles et limites de la politique voyages d’entreprise que vous souhaitez mettre en place.
À noter : vous avez la possibilité de mettre en place plusieurs politiques voyages au sein de votre entreprise. Vous pourriez choisir d’en avoir une par service (équipe dirigeante, équipe commerciale, etc.) et même par entité, si c’est pertinent dans votre cas.
Procédure voyage entreprise : pourquoi mettre en place une politique voyages ?
La mise en place d’une politique voyages est trop souvent négligée par les entreprises. Beaucoup pensent qu’elles ne sont pas concernées par le besoin d’en établir une. Ou plutôt, elles ne se rendent pas forcément compte de la nécessité d’encadrer les voyages d’affaires.
Pourtant, c’est bel est bien la garantie d’une organisation et d’une gestion optimisée des déplacements en entreprise.
Instaurer une politique voyages d’entreprise est essentiel. Cela représente le premier pas vers la mise en place d’une stratégie voyage rentable, grâce des frais de déplacement mieux maîtrisés.
Le budget lié aux déplacements professionnels représente généralement le deuxième poste de dépenses dans une entreprise. Si la politique voyages n’est pas définie au préalable, elle laisse place à l’improvisation lors de la réservation, favorisant ainsi les dépassements de budget et entraînant des coûts conséquents. Une politique voyages clairement établie permet d’anticiper et d’analyser les dépenses de façon concrète, d’évaluer l’efficacité des actions, et d’optimiser les postes de dépenses liés aux voyages d’affaires.
Politique voyages des entreprises : quels sont leurs avantages ?
- Maîtrise des dépenses : contrôle et encadrement du budget lié aux déplacements professionnels.
La mission d’une politique voyages efficace est d’optimiser les dépenses liées aux voyages professionnels de l’entreprise. Elle permet (si elle est suivie au pied de la lettre par les collaborateurs) une maîtrise des frais de déplacement et donc un respect des limites fixées au niveau du budget voyages.
En définissant un budget strict à respecter, vous permettez à vos collaborateurs de structurer minutieusement leurs voyages d’affaires en respectant les finances de l’entreprise. Les économies réalisées se feront ressentir très rapidement.
Veuillez noter que les budgets attribués pour chaque aspect des déplacements ne doivent être ni sous-évalués, ni surévalués. En effet, il est important de prendre en compte que certains déplacements professionnels auront besoin d’un budget plus élevé suivant la localisation par exemple. - Clarté et simplification : mise en place d’une procédure sur les modalités d’avances et de remboursements des frais de déplacement comprise par tous.
La politique voyages d’entreprise permet d’apporter à vos collaborateurs une idée exacte des modalités d’avances et de remboursements des dépenses liées à leurs déplacements professionnels. Une politique voyages claire doit couvrir l’entièreté des dépenses faisant parties des déplacements professionnels.
Lorsque la politique voyages est clairement comprise par vos collaborateurs, ils sauront exactement comment gérer leurs dépenses. Ils pourront donc prendre des décisions, quant à l’organisation de leurs voyages d’affaires, en adéquation avec les budgets fixés par l’entreprise.
Voyez la politique voyages comme un guide. Ce guide est fait pour piloter le processus d’organisation et de gestion des déplacements professionnels de votre entreprise. De la réservation aux dépenses voyage, chaque étape est encadrée, clarifiée et maîtrisée. - Déclinaison et personnalisation possibles : mettre en place une politique voyages par service ou par entité
Vous avez la possibilité de décliner une politique voyages autant de fois que vous le souhaitez. C’est-à-dire qu’en partant d’un même modèle de politique voyages, vous pouvez créer différentes versions, en fonction des profils de vos collaborateurs.
En effet, tous les collaborateurs ne voyagent pas à la même fréquence, ni dans les mêmes conditions. Tout dépend des nécessités du poste occupé par le voyageur d’affaires. Certaines équipes sont amenées à voyager à l’international, et d’autres, uniquement dans l’hexagone. Les budgets ne peuvent donc pas être les mêmes. Les limites fixées doivent être réalistes et adaptés aux besoins de chacun. C’est pourquoi il est parfois préférable de mettre en place plusieurs politiques voyages au sein d’une organisation, qui répondent aux nécessités et aux spécificités de chaque métier.
Que contient une politique voyage entreprise ?
Le contenu d’une politique voyages n’est pas universel puisque vous pouvez l’établir en fonction des besoins de votre entreprise. Comme nous l’avons vu précédemment, elle peut aussi être déclinée en différentes versions, pour les différentes équipes ou entités de l’entreprise.
Il existe tout de même des éléments que l’on retrouve fréquemment :
- Le choix du moyen de transport en fonction de la destination (avion, train, location de voiture)
- La classe autorisée : économique ou business
- Le délai d’anticipation des réservations
- Les types d’hébergements autorisés
- Les dépenses autorisées, pour chaque aspect de la réservation et une fois sur place
- Les budgets autorisés en fonction des destinations
- Les règles de sécurité des voyageurs et des biens transportés pendant le voyage
- Le fonctionnement du circuit de validation. Cela correspond au processus interne de validation et d’approbation des dépenses de chaque voyage professionnel
- Les modalités de paiement des réservations et/ou de remboursements des avances de frais
En fin de compte, pour être efficace(s), la/les politique(s) voyages de votre entreprise doivent traiter tous les aspects des déplacements professionnels, en fonction des besoins de votre secteur d’activité.
Par ailleurs, il est important que les employés lisent et comprennent la politique de voyage d’entreprise avant de réserver un voyage d’affaires, afin de s’assurer qu’ils suivent les procédures et les règles établies.
Comment mettre en place une politique voyages d’entreprise efficace ?
Une politique voyages d’entreprise bien définie vise à ce que toutes les équipes travaillent vers les mêmes objectifs, notamment en matière de budget et de sécurité. Il existe plusieurs étapes clés pour mettre en place une politique de voyages d’entreprise adaptée aux objectifs communs de toutes les équipes :
1-Analyser les besoins et déterminer les objectifs de la politique de voyages
L’instauration et l’utilisation d’une politique voyages répondant à certains critères (en fonction des nécessités de votre organisation) est le premier pas vers la mise en place d’un système de gestion efficace des voyages d’affaires. En partant de l’existant, vous analyserez les besoins de votre entreprise en les confrontant à votre budget voyages. Cette étape est primordiale pour déterminer les objectifs de la politique de voyage, tels que la réduction des coûts, l’optimisation des déplacements des employés ou encore l’amélioration de la sécurité des voyageurs.
2-Faire participer les voyageurs d’affaires
Le principal est de trouver un équilibre entre les besoins de vos collaborateurs et les économies qui sont visées. Il est nécessaire de se souvenir que la clé pour faciliter votre transition politique voyage est l’implication de vos collaborateurs. En intégrant leur avis et leurs demandes, vous comprendrez mieux les besoins. Vous limiterez donc le risque d’échec au moment de déployer votre nouvelle politique voyages.
3-Penser à rester flexible
La politique voyages doit d’adapter à toutes les villes et pays dans lesquels vos collaborateurs sont amenés à voyager. Si vous voyagez régulièrement à Paris, vous savez que les prix pratiqués dans la capitale ne sont pas similaires à ceux pratiqués à Lille par exemple. De cette façon, adapter votre politique voyages aidera vos collaborateurs à voyager dans de bonnes conditions. Un budget trop restreint impactera le déplacement d’affaires de votre collaborateur. Il limitera le confort de l’hébergement ou du transport, ainsi la proximité de l’hébergement au lieu du rendez-vous d’affaires. Tenir compte du niveau des prix d’une ville ou d’un pays vous aide à faire les bons choix.
Enfin, rappelez-vous qu’il existe des trajets incompatibles avec certains modes de transport. Lors de la réservation d’un déplacement pro, il faut également tenir compte de la fatigue et la complexité du transport (escale, métro, train). Par exemple, pour un trajet Pau – Lyon, le seul moyen de transport possible sera l’avion. Pour effectuer ce trajet, il faudra prévoir 7 h en train, et 6 h 45 en voiture. Avec seulement 1 h 10 de trajet, l’avion reste actuellement le meilleur moyen de se rendre à Lyon à partir de Pau.
4-Intégrer un circuit de validation à la politique de voyage
Pour certaines organisations, ou bien selon la culture d’entreprise, il peut être nécessaire de mettre en place un système d’approbation des déplacements professionnels des collaborateurs. On parle ici du circuit de validation.
Lorsque les frais de déplacement sont peu élevés, ou bien, lorsqu’ils correspondent à des dépenses récurrentes, la mise en place d’un circuit de validation ne sera pas forcément nécessaire. En revanche, certains voyages pros, de par leur nature, peuvent entraîner un dépassement de budget. C’est là que les collaborateurs en charge du circuit de validation interviendront pour valider, ou non, la demande de réservation.
Pensez à définir un circuit de validation clair et à l’intégrer à votre politique voyages d’entreprise si vous estimez qu’il est nécessaire au bon fonctionnement de votre stratégie voyages.
Comment communiquer sur la nouvelle politique voyages au sein de votre entreprise ?
Lorsqu’une nouvelle politique voyages est élaborée et déployée, l’important est de s’assurer que l’on communique au mieux sur la/les nouvelle(s) politique(s) voyages qui entre(nt) en vigueur au sein de votre entreprise. Peu importe le type de communication que vous choisissez, l’essentiel est d’avoir la garantie que vos équipes en aient pris connaissance, afin que les nouvelles décisions soient assimilées. La clé est d’être transparent et de toujours communiquer à ce sujet.
Vous pouvez communiquer sur la nouvelle politique voyages avec les managers qui eux pourront se charger de former leurs équipes. Vous pouvez aussi utiliser le système de communication interne (intranet ou emails) pour informer l’ensemble des collaborateurs concernés des nouvelles règles à respecter.
Pensez à communiquer sur les avantages que votre nouvelle politique voyages offrira à vos voyageurs d’affaires (clarté et simplification du processus de réservations).
En bref, une bonne communication garantira une meilleure adoption et une meilleure assimilation de nouvelle la politique voyages de l’entreprise !
Politique voyages et déplacements : comment Supertripper simplifie votre gestion et rationalise vos budgets ?
Pour que votre nouvelle politique voyages soit respectée et fonctionne de manière optimale, nous vous recommandons de la connecter à un outil de gestion des voyages d’affaires comme Supertripper. Vous pourrez ainsi limiter les contrôles manuels et profiter de nombreuses fonctionnalités facilitant les réservations, la gestion et le suivi administratif, grâce à la digitalisation des processus comptables.
En adoptant la solution Supertripper, vous mettrez en place des politiques voyages performantes qui s’intégreront parfaitement à la culture de votre entreprise. Une politique voyages efficace permet de réduire intelligemment ses dépenses voyages, tout en guidant vos collaborateurs dans leurs déplacements professionnels.
Supertripper propose un outil « tout-en-un », qui va vous simplifier la vie, de la réservation à la facturation ! Après la conception de votre nouvelle politique voyages, vous pouvez effectuer n’importe quelle action concernant vos déplacements professionnels depuis notre plateforme, tout en ayant une vision claire des frais engendrés par ces derniers.
Grâce à notre néo agence de voyage d’affaires, oubliez les mauvaises habitudes ! Lorsqu’une société fait le choix de gérer en interne le voyage d’affaires, elle finit le plus souvent par laisser ses collaborateurs utiliser des sites de réservation en ligne à vocation touristique. Ces sites, ne proposant qu’un seul type de prestation (hôtel, avion ou train), entraîneront une perte de productivité liée à une réservation multicanale. En moyenne, on estime qu’un voyageur d’affaires réserve régulièrement sur plus de trois sites différents pour couvrir un déplacement professionnel. En résumé, Supertripper offre :
Avec Supertripper, ajustez à la perfection votre stratégie de gestion des déplacements pros tout en réduisant vos dépenses, en toute simplicité… et ce, dès le 1er mois ! Vos équipes vous remercieront, votre budget aussi !
FAQ : Politique voyages d’entreprise
Qu’est-ce qu’une politique voyage d’entreprise ?
Une politique voyages est un ensemble de règles à respecter par les salariés pour maitriser les frais de déplacement de l’entreprise. Elle encadre les voyages d’affaires et détermine le budget autorisé pour un déplacement, ainsi que les options autorisées (type d’hôtel, mode et classe de transport…).
Pourquoi mettre en place une politique voyages d’entreprise ?
Une politique voyages d’entreprise permet notamment de :
– fixer des règles concernant les réservations et les dépenses liées aux voyages d’affaires
– guider et simplifier les modalités de réservation des déplacements professionnels
– encadrer les avances et les remboursements des frais de déplacement
Que contient une politique voyages d’entreprise ?
Une politique voyage d’entreprise contient :
– les modalités de réservation et de paiement des billets, chambres d’hôtels…
– les frais de voyage remboursables et les budgets à respecter
– les procédures en cas d’urgence lors d’un déplacement
– le détail des assurances
– les règles de conduite à suivre
