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Déplacements pros : comment envisager le futur du voyage d’affaires ?

Le temps d’arrêt dû à l’épidémie de Covid-19 nous a offert une occasion unique de réévaluer la manière dont le voyage d’affaires peut se réinventer. Alors que l’on semble se diriger vers un (des ?) système de passeports sanitaires pour relancer les déplacements professionnels, on est en droit de se demander à quoi ressemblera le futur des voyages d’affaires ? Chez Supertripper, nous avons déjà quelques pistes en tête.

La santé et la sécurité comme priorité numéro un des déplacements professionnels

Si l’on doit retenir une leçon de 2020, c’est bien qu’une crise sanitaire peut bouleverser le transport national et international et que les frontières peuvent se fermer du jour au lendemain. Tandis que les voyages d’affaires reprennent progressivement, les professionnels qui acceptent de voyager de nouveau le font – et le feront sans doute encore – en mettant l’accent sur la santé et la sécurité. De cette nécessaire évolution de paradigme découle une des notions clés pour le futur du voyage d’affaires : le devoir de diligence.

Par devoir de diligence (également appelé « duty of care »), on entend l’obligation légale pour une entreprise de s’assurer que ses employés soient en sécurité où qu’ils se déplacent et en toute circonstance. En cela, les travel managers, responsable RH et plus largement les managers d’équipes auront un rôle de plus en plus important à jouer pour garantir la mise en place de plans d’urgence.

Afin d’organiser au mieux les voyages d’affaires dans le futur, des outils tels que Supertripper permettent d’obtenir des données en temps réel de la géolocalisation des salariés. Via une interface ou grâce à des experts disponibles 24/7, il est désormais très facile de les joindre à tout instant, même en cas d’urgence. Ces agences de voyages d’affaires nouvelle génération deviennent indispensables en matière de sûreté et de devoir de diligence :

  • Avant un voyage professionnel par l’intermédiaire d’informations récentes et la mise en place d’une politique voyages adaptée
  • Durant le déplacement d’affaires grâce à des alertes pour surveiller les risques (catastrophes naturelles, attentat, hospitalisation ou tout simplement une grève des transports)
  • Post-déplacement via l’accès à des données précises et fiables afin d’optimiser au mieux chaque voyage pro

Plus que jamais, le maître-mot de la reprise des voyages d’affaires repose sans doute sur la confiance au sein d’une entreprise.

A lire : Devoir de diligence, tout savoir

Les visio-conférences ne pourront pas remplacer les rendez-vous physiques et les déplacements d’affaires

Les visioconférences rendues possibles grâce à Zoom, Teams ou Google Meet ont permis aux entreprises de poursuivre leurs activités durant la pandémie. Cependant, vont-elles faire disparaître complètement les voyages d’affaires à l’avenir ? La réponse tient en deux mots : probablement pas.

Une enquête de Globetrender a montré que 70 % des voyageurs professionnels réguliers estiment que le contact direct avec les clients est préférable à la vidéoconférence pour les réunions. La majorité d’entre eux désirent retrouver des interactions interpersonnelles physiques, qui représentent un facteur clé dans le processus de vente ou de développement, quel qu’il soit.

Il n’est donc pas étonnant de constater que la plupart des entreprises sont impatientes de pouvoir permettre à leurs employés de voyager, en veillant à respecter les nouvelles attentes et besoins des voyageurs en matière de sécurité.

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Les voyages professionnels eux-mêmes seront très différents

Pour les hubs de transport tels que les aéroports, le coronavirus a eu un impact majeur sur le flux de voyageurs d’affaires. Ces zones névralgiques de trafic sont aujourd’hui contraintes de repenser l’ensemble de l’expérience de voyage pour se prémunir contre les risques futurs.

Certains acteurs du secteur ont d’ailleurs commencé à proposer des logiciels de reconnaissance faciale et des systèmes de contrôle automatisés. L’objectif : réduire considérablement les temps d’enregistrement et d’embarquement dans les aéroports. En Norvège, il est même devenu possible de s’enregistrer, déposer ses bagages, passer les contrôles de sécurité et monter à bord de l’avion sans aucun contact avec des personnes ou des machines. Un système qui déshumanise l’expérience certes, mais qui permet de contribuer à maintenir la distance sociale toujours préconisée.

Il en va de même pour l’accueil des voyageurs d’affaires. Dans un futur proche, on peut imaginer que les certificats de santé deviendront probablement tout aussi importants que les passeports nationaux. Que l’on soutienne ou non ces fameux coronapass, il semble dans tous les cas évident que ce type d’initiative permettra de rouvrir les frontières et surtout de réduire le temps de quarantaine une fois sur place.

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Une politique voyage établie en collaboration avec les voyageurs d’affaires

Comment envisager le futur du voyage d’affaires lorsqu’on est gestionnaire de voyage ? La première étape consiste à analyser et mettre à jour les politiques voyages en interne… en accord avec vos employés ! Il est clair que les responsables des voyages professionnels agiront davantage en tant que gestionnaires de risques que de travel planner à proprement parler afin de minimiser les risques au cours d’un déplacement professionnel. Voici quelques éléments pour vous guider dans votre démarche :

  • Assurez-vous de mettre la sécurité au cœur de votre politique voyages
  • Identifiez tous les risques et tentez d’anticiper les actions appropriées pour y faire face
  • Vérifiez auprès de chaque voyageur de votre entreprise s’il a pris connaissance du plan d’urgence et demandez-lui s’il est en accord avec ce dernier
  • Informez-les des changements potentiels en matière de politique voyages, en fonction notamment du pays dans lequel ils se rendent

Établir une politique voyages ne s’improvise pas. Pour vous aider à la construire, faites-vous accompagner d’experts du voyage d’affaires via votre agence par exemple. Chez Supertripper, notre solution de gestion des voyages professionnels intègre la politique de voyage de votre entreprise dans le processus de réservation, des données précises pour analyser le comportement des employés, des options d’approbation avant le voyage et des conseils personnalisés (tarifs avantageux, choix du fournisseur, etc.).

Grâce à ces outils modernes, vous réalisez des économies tout en garantissant un respect maximal de la politique voyages et la sûreté de vos voyageurs d’affaires.

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Saisir l’opportunité du voyage d’affaires durable pour une reprise des déplacements professionnels réussie

En plus d’assurer la sécurité des employés, les entreprises ont l’opportunité unique de presser sur le bouton « reset » et de se tourner vers un avenir plus durable pour les voyages pros.

Ces considérations peuvent conduire à réduire le nombre de déplacements professionnels mais représentent surtout un enjeu sociétal fondamental dans le monde de l’entreprise. Loin d’imaginer que le choix de la durabilité rendra le futur du voyage d’affaires plus onéreux, il faut d’abord comprendre les coûts qu’engendreraient une telle inaction.

Votre image de marque en pâtirait et les potentiels talents se détourneraient de votre société. La RSE devient un des piliers dans de nombreux appels d’offres : vous pourriez donc manquer d’importantes opportunités. Et enfin, les millenials veulent trouver et apporter un sens dans leur quotidien : faire fi de leurs attentes, c’est prendre le risque de voir leur engagement en interne s’effondrer. Ces derniers souhaitent passer à l’action, 97 % d’entre eux se déclarant prêts à augmenter la durée de leur voyage si cela permettait de réduire significativement l’impact environnemental. (source : GBTN)

Ainsi, les solutions de mobilité durable vont certainement modifier les habitudes des voyageurs d’affaires de demain. On peut par exemple penser au scooter électrique ou au covoiturage comme modes de déplacement alternatifs pour les premiers et derniers kilomètres.

Là encore, une solution de gestion des déplacements pros telle que Supertripper vous permet d’envisager une reprise des voyages d’affaires plus durable. Grâce aux données disponibles et aux nombreux partenariats afin de contribuer à la neutralité carbone d’un trajet, vous pouvez facilement transformer vos bonnes intentions en actions concrètes.

Des voyages professionnels et des voyageurs d’affaires moins nombreux mais plus importants.

Nous entrons dans une nouvelle ère du déplacement professionnel, fondé sur la remise en question de la nécessité de voyager. Il s’agit désormais moins de faire venir les gens aux réunions que de s’intéresser à la valeur de la réunion elle-même. Le secteur du voyage d’affaires doit s’engager dans cette voie.

Il est certain que les voyages pro ont encore un rôle important à jouer. Toutefois, leur aspect sera sans doute différent de celui pré-pandémie et les entreprises devront prendre en compte tous les éléments, de la sécurité des employés à l’impact environnemental, avant de relancer les déplacements d’affaires.

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