Digitaliser et Dématérialiser la fonction finance :
les avantages d’automatiser la gestion des dépenses professionnelles pour les services comptables et financiers
La dématérialisation et la digitalisation au service de la DAF
Au cœur d’une organisation sans cesse en évolution, le DAF (Directeur Administratif et Financier) a pour objectif de gérer tout ce qui concerne la gestion des finances en entreprise. À l’ère du numérique, de plus en plus d’entreprises prônent la gestion digitale des données, liées notamment à la finance et aux frais. Quel est l’intérêt de dématérialiser les processus comptables ? Pourquoi mettre en place la digitalisation des notes de frais ? En quoi cela a-t-il un impact sur la gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires ?
Qu’est-ce qu’un DAF ? – Directeur Administratif et Financier
En entreprise, les enjeux de la numérisation des données sont nombreux et le rôle du Directeur Administratif et Financier est essentiel à la réalisation de certains objectifs budgétaires.
Le Directeur Administratif et Financier (DAF) a une fonction essentielle au sein de l’entreprise. Son poste clé détermine l’importance de l’aspect financier et budgétaire au sein d’une société. La place du Directeur Administratif et Financier lui permet de redéfinir, au besoin, la stratégie digitale qui s’articule autour du pôle financier de l’entreprise.
Les avantages de la dématérialisation des processus comptables
La dématérialisation des processus comptables a le vent en poupe. Au sein d’une société régie par le digital, les entreprises font de plus en plus le choix de numériser leurs données. Pourquoi opter aujourd’hui pour la digitalisation de l’information ? Quels sont les avantages d’une telle démarche ?
À l’ère du numérique, la dématérialisation des processus est devenue de plus en plus courante et pour cause, elle détient bon nombre d’avantages, tant pour le Directeur Administratif et Financier, que pour les salariés. Focus sur la dématérialisation et ses points forts !
Réduire ses coûts grâce à la dématérialisation
La dématérialisation de l’information se veut pratique et fonctionnelle. Mettre en place la dématérialisation des documents comptables a pour but de permettre aux organisations d’évoluer, dans une sphère sans cesse variable. L’ère de la technologie et du digital est en plein essor, et la gestion des processus comptables change également pour s’adapter à cet univers en perpétuel mouvement.
Par ailleurs, la digitalisation de l’information offre aux entreprises une certaine flexibilité et souplesse financière qui leur donne la possibilité d’exploiter leurs données de manière plus pertinente. Grâce à la digitalisation de l’information, il est facile de gérer un grand volume de données, d’en ajouter et d’en retirer, dans le but principal de réduire les coûts. Le système de « cloud » rend possible ce nouveau fonctionnement et favorise la gestion de n’importe quelle information, et ce, pour chaque client.
Le « cloud » désigne un ensemble de serveurs accessibles sur Internet qui permet de stocker vos données où que vous soyez. Ce fonctionnement facilite les mises à jour, la maintenance et le stockage de l’information.
La digitalisation garantit au Directeur Administratif et Financier la possibilité de se focaliser sur son cœur de métier et de limiter la perte de temps liée à la création et à l’édition de documents administratifs, facilement exécutables par des machines. Grâce à la dématérialisation, le DAF peut facilement s’engager dans une transition numérique et obtenir des analyses visant à réduire les coûts de l’entreprise. Il peut ainsi continuer à optimiser ses processus.
Déposer les informations sur le cloud et avoir recours à la dématérialisation est, en ce sens, une solution très prisée pour réduire les coûts en entreprise, la gestion des données étant facilitée et plus rapide.
La digitalisation : un processus qui facilite l’accès à l’information
Le Directeur Administratif et Financier a le pouvoir de rendre accessibles les informations commerciales à tous les membres de la société. Il s’agit de mettre en place ce que l’on nomme la « démocratie de la donnée ». L’utilisation du cloud permet à tous les membres d’une entreprise de recevoir l’information facilement, au moyen d’une simple connexion Internet. Cette solution évolutive repose sur l’échange fluide entre les utilisateurs et confère à chaque collaborateur le droit de bénéficier de la même information à un instant T.
Grâce à la dématérialisation, l’information est fluidifiée et facilement accessible. Les collaborateurs ont ainsi accès à leurs données n’importe où et à n’importe quel moment, ce qui vise à améliorer le traitement des demandes et d’accroître la productivité au sein des services.
En choisissant la dématérialisation des données, celles-ci peuvent être stockées, triées et transmises avec facilité, rendant les recherches plus efficaces, tout en limitant les risques de pertes. La digitalisation de l’information permet également de mettre tous les collaborateurs sur la même échelle d’information, en leur offrant la possibilité de parler le même langage. Ils peuvent ainsi traiter les informations relatives aux clients ou aux fournisseurs en bénéficiant du même degré d’information.
Cette solution met en avant le partage d’informations et l’échange au sein de la structure, permettant une collaboration plus poussée entre les membres des équipes, et de ce fait, une meilleure productivité.
La digitalisation : un excellent moyen de préserver la confidentialité des données
Au sein du service financier, l’erreur humaine n’a pas sa place. Pour pallier ces écueils, a digitalisation de la data peut être mise en place. Elle garantit l’accès à des données sécurisées, sans risque de perte.
À l’ère des nouvelles technologies et pour pallier la multiplication des données en continu, les entreprises sont contraintes de prendre des mesures adaptées pour protéger leurs informations personnelles, ainsi que celles de leurs clients et salariés. Les cyberattaques et les tentatives de fraudes étant de plus en plus nombreuses, les données confidentielles d’une entreprise doivent être protégées, dans le but d’éviter tout préjudice.
La digitalisation, ainsi que les mesures mises en place par la RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), ont pour but de sécuriser efficacement les données des entreprises.
En effet, grâce à la numérisation des données, des systèmes de verrouillages fiables peuvent être mis en place, de même que des alertes ou des tests d’intrusion, afin d’éviter tout risque d’attaque.
Le rôle du Directeur Administratif et Financier est de saisir les enjeux du digital concernant la confidentialité des données afin de renforcer la sécurité des utilisateurs.
La digitalisation au service de l’amélioration de la productivité
La technologie apporte son lot de changements. Dans un contexte qui repose sur l’ère digitale, les entreprises ont tout à gagner à automatiser leurs processus financiers et comptables. La digitalisation des notes de frais, par exemple, est un excellent moyen pour une entreprise de gagner en efficacité et d’accroître sa productivité. La réduction et la gestion des coûts sont facilitées par une dématérialisation qui permet d’obtenir une vision globale et immédiate des pistes d’amélioration à explorer.
L’automatisation des données a pour but de valoriser la réactivité, car elle contribue à réduire les délais de traitement des informations et d’améliorer le temps de réponse. Pour répondre aux enjeux de la digitalisation des données comptables, le rôle du DAF (Directeur Administratif et Financier) se voit évoluer autour du conseil et de l’aide à l’utilisation des nouveaux outils de suivi.
Cette démarche d’automatisation des processus est également un bon moyen de remotiver les équipes, de diminuer les frustrations chez les salariés et ainsi, d’accroître la productivité globale de l’entreprise.
Dématérialisation des notes de frais : la digitalisation au cœur de la gestion des dépenses professionnelles
Les notes de frais, très utilisées notamment lors des voyages ou déplacements d’affaires des salariés, sont des documents internes à l’entreprise accordant le droit à un salarié de se faire rembourser ses dépenses professionnelles. Pour répondre à un environnement en pleine évolution, les employeurs tendent de plus en plus à digitaliser ces documents, voire, à les faire disparaître.
Digitalisation des notes de frais : les avantages de la suppression des notes et avances de frais
En rendant possible l’implémentation de nouvelles solutions de gestion des dépenses professionnelles (cartes prépayées par exemple), la digitalisation peut mettre un terme à ces pratiques incommodantes.
Dans l’optique de dématérialiser les processus comptables, Supertripper met en place des solutions qui vont dans ce sens, notamment pour ce qui est de la gestion des frais de déplacements des salariés. Son ambition ? Rendre la gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires plus facile.
Soucieux de répondre le plus précisément possible à l’enjeu qu’implique la dématérialisation, la solution Supertripper facilite la gestion numérique des processus comptables.
Conformément à sa vocation d’adhérer à une politique « zéro papier », l’agence de voyages d’affaires a notamment créé une solution permettant d’éliminer des avances de frais pour les dépenses liées aux voyages d’affaires des salariés.
Comment ça marche ? Les salariés se rendent directement sur notre plateforme en ligne et se connectent à leur compte personnel. Chaque compte est lié à celui de l’entreprise ce qui facilite la réservation : le collaborateur n’a pas à débourser un centime au moment de réserver grâce à cette connexion avec le compte de sa société.
La suppression des avances de frais, permettant ainsi la suppression des notes de frais, sont un réel atout pour l’entreprise, puisqu’elles permettent un gain de temps considérable.
En effet, la saisie des notes de frais est supprimée, favorisant ainsi la redistribution d’énergie et le temps qu’implique une telle démarche administrative. Le temps investi à la réalisation de notes de frais est ainsi redistribué sur le cœur de métier de chaque collaborateur, ce qui a pour but d’accroître la productivité de ces derniers. La saisie manuelle des notes de frais est une tâche chronophage et démotivante, bien souvent source d’erreurs.
Par ailleurs, la dématérialisation permet également aux salariés de ne plus perdre leurs justificatifs, éliminant ainsi les erreurs dans les notes de frais et dans le remboursement des avances effectuées. La présentation d’un justificatif étant indispensable à la création de notes de frais valables, la suppression de ces documents a donc pour avantage de pallier leur perte et ainsi, la perte d’argent des salariés. On estime qu’ils perdent en moyenne 212 euros par an sur leurs notes de frais saisies manuellement.
Enfin, notez que le bénéfice est double. Non seulement le salarié n’est plus contraint d’avancer les frais, comme nous venons de le voir, mais le travail des équipes comptables et financières et notamment du DAF est simplifié : fini le contrôle a posteriori des frais de déplacement et maîtrise complète du poste voyage (politique voyages d’entreprise, refacturation possible, reporting personnalisable, etc.).
Numérisation des notes de frais : des solutions efficaces pour faciliter les processus comptables
La digitalisation des notes de frais comporte de nombreux avantages, que ce soit pour les employés ou pour l’employeur.
Supertripper met également en avant son entreprise partenaire, Jenji, dédiée à la gestion des notes de frais, pour toutes les dépenses professionnelles qui ne concernant pas drectement les déplacements professionnels. Jenji propose un service visant à scanner les justificatifs de paiement, en regroupant toutes les données à l’intérieur d’une plateforme unique, qui centralise les informations liées aux dépenses professionnelles et notes de frais. Il s’agit d’une solution rapide et efficace pour gérer facilement les documents.
Soucieux de répondre le plus précisément possible à l’enjeu qu’implique la dématérialisation, la solution Supertripper facilite la gestion numérique des processus comptables.
Numériser les notes de frais donne aussi l’occasion de détenir des données au format souhaité, facilement et de manière intuitive, favorisant la centralisation des informations sans souci de synchronisation. La mise en place de l’information sur le cloud contribue également à obtenir une information en temps réel et une visibilité accrue sur les frais engagés, dans le but de contrôler facilement les budgets.
Pour conclure :
Le DAF est en passe de révolutionner la fonction finance grâce aux outils numériques. Son rôle n’est plus restreint aux seules questions financières ; il est dorénavant impliqué dans chacune des décisions stratégiques de l’entreprise.
Plus qu’un simple intermédiaire, il fait figure aujourd’hui de référent capable de piloter la stratégie et la performance afin d’inscrire l’entreprise dans une stratégie de durabilité économique, sociale et environnementale.
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