Gestion des Frais Professionnels :
Comment Gérer Facilement les Dépenses Entreprise ?
Le guide complet pour mieux gérer ses dépenses professionnelles
Vous souhaitez rationaliser vos dépenses pros pour booster la croissance de votre entreprise en évitant des dépenses inutiles ? Vous trouverez ci-dessous un guide complet pour tout comprendre sur la gestion des frais professionnels. Apprendre à mieux gérer ses dépenses en entreprise (et notamment, celles qui sont en lien avec les voyages d’affaires) est primordiale pour le développement de votre activité.
Mais alors comment bien gérer ses dépenses professionnelles et par où commencer afin de maintenir une croissance viable ?
Qu’appelle-t-on dépenses d’entreprise ? Comment optimiser ses dépenses professionnelles ? Quelles sont les bonnes pratiques pour contrôler les dépenses de nos collaborateurs ? Toutes les questions que vous vous posez en tant que chef d’entreprise, DAF ou encore comptable, trouveront leurs réponses ici dans cet article.
Qu’est-ce qu’une dépense professionnelle ?
Dépenses professionnelles : définition
Les dépenses professionnelles correspondent à des frais engagés par le salarié, pour les besoins de son activité professionnelle. Ce sont des coûts que le collaborateur paie en avance, comme un déplacement professionnel ou une nuit d’hôtel. Ils sont à charge de l’entreprise qui doit ensuite opérer un remboursement. Savoir mieux gérer et maîtriser ces dépenses est un véritable défi pour les entreprises : elles représentent une part significative du budget d’une société. On l’estime comme la deuxième source de dépenses.
Attention, ne pas confondre dépenses professionnelles avec dépenses d’entreprise ! Les dépenses en entreprise peuvent être classées dans les deux catégories principales ci-dessous.
- Les dépenses fixes : Le loyer, les frais d’entretien des locaux, les frais de gestion du personnel, les impôts et taxes, les frais de transport (abonnements dans les moyens de transport en commun), les frais bancaires, etc.
- Les dépenses variables : Dépenses logistiques, frais de déplacement, les salaires des stagiaires et des employés saisonniers, les prestataires ponctuels et freelance (sous-traitance), l’achat de stock (matière première et autres), etc.
Dépenses professionnelles : les différents types de remboursements possibles
Le dédommagement de ces frais peut prendre la forme :
- d’un remboursement des dépenses réelles sur justificatifs (ticket de caisse, voucher ou facture)
- d’un versement d’allocations forfaitaires. Les allocations forfaitaires sont des indemnités au même titre que des tickets restaurants pour les employés d’une entreprise qui se déplacent. Ils touchent ces indemnités en fin de mois sur leur fiche de paie. Ces allocations sont traitées sous deux catégories : la mobilité professionnelle et le grand déplacement.
- de l’application d’une déduction forfaitaire spécifique. Cette dernière représente une réduction d’une partie de l’assiette des cotisations et contributions de Sécurité sociale. Par exemple, les employés qui ont engagé des frais professionnels sont déduits en fin de mois sur leurs contributions d’assurance chômage et/ou cotisations de Sécurité sociale, dans la limite d’un certain montant. Cette option est disponible seulement pour certaines professions (ouvriers du bâtiment, artistes, VRP, etc.).
Dépenses professionnelles et notes de frais
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Établie par un salarié, une note de frais est un document qui permet de se faire rembourser par son employeur des dépenses engagées pour les besoins de son activité professionnelle. Le document doit être signé par le salarié et peut être fourni au format papier ou numérique. Le plus souvent, l’entreprise fournit généralement aux salariés des modèles préétablis de note de frais à remplir.
À quoi sert une note de frais ?
Elle permet de justifier de l’origine, de la date et du montant d’une dépense professionnelle. Pour chaque dépense effectuée par un collaborateur, dans le cadre de son activité professionnelle, une note de frais spécifique doit obligatoirement y être attachée, sans quoi cette dépense risque d’être invalidée, et donc, non remboursée. Il est de ce fait impératif que chaque dépense effectuée soit justifiée par une de facture afin le salarié puisse se faire rembourser plus tard par son employeur.
Les problèmes liés aux notes de frais et à la gestion des dépenses professionnelles
Il est assez fastidieux de rassembler l’ensemble des notes de frais. Habituellement, il s’agit du comptable de l’entreprise qui réalise cette tâche. Il ou elle doit vérifier la concordance entre les dépenses créées et les notes de frais présentées. De nombreux employés omettent souvent de transmettre les factures, provoquant alors une chasse aux justificatifs lors de la clôture de l’exercice.
En outre, une fois l’ensemble des notes de frais rassemblé, il faut les saisir une à une dans un tableur pour en faire le suivi et comptabiliser l’ensemble des dépenses. C’est une tâche chronophage pour les comptables ou les chefs d’entreprise qui demandent qu’à trouver une solution plus efficace et rapide.
Aussi, si vos équipes grandissent rapidement, il faut redoubler d’efforts dans la gestion et le contrôle des dépenses. En effet, plus les effectifs des équipes s’accroissent, plus les dépenses de l’entreprise augmentent aussi, et plus la nécessité de créer un processus de gestion des dépenses efficace devient primordial.
Comment mieux contrôler ses dépenses professionnelles ?
Qu’est-ce qu’une politique de dépenses ?
Une politique de dépenses est un plan d’action logique et organisé, qui a pour but de fixer des limites de dépenses aux collaborateurs d’une entreprise. On peut la comparer à un budget alloué pour mener à bien certaines missions. Elle permet d’encadrer et éviter les dépenses excessives liées aux déplacements professionnels, dans le but de faire des économies.
Finalement, une politique de dépenses regroupe un ensemble de règles en matière de dépenses à respecter lors d’un voyage d’affaires, que ce soit pour les frais kilométriques, les frais d’hébergement ou encore les frais de restauration. Sa mise en place permet d’informer les collaborateurs de ces règles spécifiques à respecter. C’est réellement la garantie de dépenses raisonnables et réfléchies de la part des équipes. Elle permet de mettre au point un cadre tout en régulant et en facilitant la planification des voyages d’affaires.
Que contient une politique de dépenses ?
Une politique de dépenses tient compte de plusieurs aspects dans la gestion des frais professionnels. Son objectif est avant tout de mettre en place un processus de validation et de remboursement efficace. On y trouve généralement :
- Un budget imposé pour chaque dépense liée aux déplacements professionnels
- Les dépenses qui seront éligibles au remboursement
- Les délais de remboursement
- Les délais d’envoi des notes de frais
- La nécessité de joindre des justificatifs de remboursement
- Un document standard à remplir lors de l’établissement de note de frais
Comment créer une politique de dépenses efficacement ?
Afin de créer correctement une politique de dépenses, il faut tout d’abord se poser les bonnes questions pour être clair et cohérent dans les règles qui seront misent en place au sein de l’entreprise. Commencez par analyser vos dépenses liées aux déplacements professionnels de vos équipes afin de trouver un équilibre dans les décisions que vous prendrez pour établir votre politique de dépenses. Il faut également ne pas oublier de prendre en compte les lois en vigueur concernant les frais de déplacements.
Vous avez la possibilité de créer une politique de dépenses par entité ou service si vous le désirez, mais le plus simple serait de la standardiser pour toutes vos équipes, quel que soit le statut de chacun.
Restez réaliste et ne soyez pas trop stricte sur les règles que vous déciderez d’imposer : il s’agit de limiter sans brider pour autant. Faites en sorte que vos collaborateurs se sentent responsables plutôt que contrôlés ! En misant sur la simplicité, vous permettrez à vos collaborateurs d’assimiler rapidement leurs responsabilités face aux frais de déplacements qu’ils engendrent.
Afin de faciliter le déploiement d’une politique de dépenses, nous vous conseillons de privilégier l’adoption d’une solution dématérialisée et automatisée de gestion de frais de déplacement.
Comment faciliter la gestion des notes de frais en entreprise ?
Automatisation des notes de frais : digitaliser le processus de comptabilité
Lorsqu’une entreprise se développe, le nombre de missions et déplacements professionnels augmente aussi. Les notes de frais s’accumulent et il devient compliqué de les gérer.
L’automatisation de la saisie des notes de frais via des logiciels de gestion devient alors une véritable nécessité. Généralement simples à utiliser, les solutions numériques deviennent un allié de taille pour l’entreprise. La dématérialisation permet aux collaborateurs d’être plus performants, mais pas seulement. Elle offre de multiples avantages.
Quels sont les avantages de la digitalisation des notes de frais ?
- La digitalisation des notes de frais offre un gain de temps remarquable : Toutes les dépenses se retrouvent rapidement centralisées sur une plateforme et les calculs sont automatisés avant d’opérer le remboursement.
- L’entreprise devient plus compétitive en rationalisant ses dépenses : la centralisation des notes frais digitales permet de mieux suivre les dépenses et d’en effectuer une analyse complète. Le reporting via une visualisation complète sur un tableau de bord synthétise l’information nécessaire pour prendre des décisions cohérentes en termes de politique des dépenses.
- Le risque d’erreur de calculs est minimisé grâce à la digitalisation : fini les erreurs de saisie, les oublis et les fraudes qui entraînent des pertes conséquentes pour l’entreprise.
- La politique de remboursement s’applique correctement : les informations de dépenses sont rentrées facilement et en général, un administrateur paramètre le logiciel pour adapter le remboursement en fonction des données fournies par le salarié.
- Les relations internes sont améliorées : la digitalisation des notes de frais génère moins de stress lié à la gestion et le contrôle des dépenses. Il y a moins de pression et les échanges entre le service commercial et le service comptable sont facilités et ainsi plus fluides.
Comment fonctionne la digitalisation des notes de frais ?
- Le salarié déclare ses dépenses en temps réel en scannant ses notes de frais qui s’affichent sur son téléphone. Une fois les justificatifs enregistrés, le risque de perte de documents se réduit considérablement. Plus besoin de chercher les documents, ils deviennent accessibles en 2 clics !
- Les managers et le service comptabilité peuvent ensuite vérifier et analyser avant de valider les notes de frais grâce aux interfaces intuitives et simples d’utilisation dédiées. L’outil calcule les dépenses et les montants à rembourser, ce qui facilite grandement le travail des comptables.
- Le remboursement se fait automatiquement par le biais d’un logiciel de paie ou un virement bancaire. La durée de traitement des notes de frais étant réduite, le salarié est remboursé plus rapidement.
L’ensemble de ces frais opérationnels que les déplacements professionnels engendrent s’appelle le Travel & Expense. De nombreuses solutions existent pour optimiser la gestion de ces dépenses.
Qu’est-ce qu’une solution Travel & Expense ?
Des systèmes de gestion se sont mis en place avec le temps afin de vous donner une vision complète sur les dépenses effectuées lors des déplacements de vos collaborateurs : les solutions Travel & Expense.
Comme vu précédemment, ces solutions permettent de saisir simplement les notes de frais, de centraliser toutes les dépenses et la facturation sur une seule et même plateforme, de rembourser rapidement les collaborateurs tout en veillant au respect de la politique de dépenses établie.
Dans l’univers des solutions Travel & Expense, on retrouve notamment l’agence de voyages d’affaires Supertripper, notre solution Travel complète qui permet d’optimiser la gestion des déplacements professionnels en entreprise.
Notre partenaire Jenji, plateforme de gestion des frais professionnels, est une solution Expense. Jenji permet de scanner et centraliser les notes de frais, et surtout, d’optimiser la gestion de ses dépenses professionnelles.
Supertripper et Jenji se sont donc alliés pour proposer une solution intégrale Travel & Expense, permettant une meilleure gestion des déplacements professionnels et des frais qui y sont rattachés.
Supertripper et Jenji sont de ce fait deux solutions complémentaires : vous pouvez disposer de chaque outil indépendamment ou bien décider d’intégrer ensemble ces deux solutions à votre gestion interne pour une optimisation complète.
Justifier facilement ses notes de frais grâce à la solution Expense Jenji
Jenji Platform permet de gérer ses frais professionnels en toute simplicité. Via une application mobile et/ou web pratique et intuitive, les collaborateurs peuvent scanner leurs reçus et effectuer leurs notes de frais rapidement. La saisie des dépenses est automatisée afin de donner une vue d’ensemble sur le budget dépensé.
Plus qu’une application, Jenji, grâce à l’intelligence artificielle, examine et optimise les données de dépenses, quels que soient les moyens de paiements utilisés. Son ambition est de proposer un conseiller financier digital permettant d’identifier en temps réel les frais puis d’agréger, de protéger et d’analyser toutes les données financières de votre entreprise.
En bref, Jenji offre une nouvelle manière d’appréhender les dépenses liées aux déplacements professionnels, en facilitant la vie de tous les acteurs de l’entreprise, du voyageur d’affaires, aux équipes finance.
