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Garantir la sécurité de ses employés en voyage d’affaires, comment faire ?

L’émergence récente du Covid-2019 en Chine, qui ralentit l’économie mondiale et a particulièrement impacté la circulation des biens et des individus, remet au centre de la table la question de la sécurité des voyageurs d’affaires. lors de voyages d’affaire. Perte de papiers d’identité, vol, agression, catastrophe naturelle, blessure, maladie… les salariés peuvent être confrontés à de nombreux risques durant leurs déplacements. Il est donc primordial pour les entreprises d’instaurer un cadre clair et connu de tous en interne afin de préserver leur santé et de garantir leur sécurité.

Partons d’une statistique sans appel : la sécurité des salariés est devenue la priorité n°1 des entreprises, devant l’optimisation des coûts, d’après le Baromètre Européen du Voyage d’Affaires d’American Express GBT.

Malgré ce constat, bon nombre d’entreprises ne savent pourtant pas comment préparer et gérer leurs collaborateurs en déplacement professionnel.

Assurer la sécurité et protéger la santé des salariés, une obligation légale

Sur le plan légal, « l’entreprise est garante de la sécurité physique et mentale de ses salariés », comme l’indique l’article L4121-1 du Code du travail qui oblige l’entreprise à prendre « les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs. » Ce devoir est d’autant plus pris au sérieux que les entreprises sont soumises à une obligation de résultat quant à la sécurité de ses salariés en déplacements.

Vous ne savez pas comment vous y prendre pour assurer la sécurité de vos collaborateurs lors de déplacements ? Voici quelques pistes !

Sensibiliser et informer le salarié sur les conditions du pays de destination

La première étape, et de loin la plus importante, reste d’informer le collaborateur sur le pays ou la destination dans lequel il se rend. Pour les pays à risque, il est primordial de sensibiliser sur les risques possibles, qu’ils soient sanitaires, infectieux, climatiques ou d’une autre nature. Cette étape, parfois négligée, est cruciale car un topo correctement réalisé permet bien souvent d’éviter toute faute de comportement du salarié une fois sur place.

Pour regrouper l’ensemble des informations dont votre collaborateur a besoin, établissez une travel checklist pour chaque destination. Elle devra comporter les éléments suivants :

  • Informations relatives au salarié et au voyage d’affaires : billets, réservations, lieux…
    • Conseils de base en matière de sécurité : l’utilisation du WiFi à l’étranger, gérer son passeport, comment voyager léger, anticiper ses déplacements sur place, des informations sur les risques sécuritaires (enlèvement, vol…), des informations sur risques climatiques, une incitation à consulter la page “Conseils aux voyageurs” du site France Diplomatie…
    • Informations sanitaires : vaccins à réaliser en amont, maladies virales, précautions à prendre…
    • Numéros et contacts importants : contact de l’ambassade locale, numéros d’urgence locaux, inscription sur le service en ligne « Ariane » (permettant d’alerter les personnes inscrites sur les risques du pays et de fournir des consignes de sécurité en cas de besoin).

Par ailleurs, et afin de sensibiliser et de préparer au mieux vos collaborateurs, vous pouvez leur proposer de passer une certification via un programme de formation en ligne (e-learning travel risks). Ces formations abordent de nombreux sujets comme les vols, le terrorisme, la sécurité dans les hôtels, les catastrophes naturelles, la pollution de l’air, la sécurité pour les femmes…

Des sociétés telles que International SOS offrent également des modules similaires, au même titre que certains organismes agréés à former aux premiers secours.

La politique voyages de l’entreprise comme standards de protection

La politique voyages de l’entreprise permet de réguler et de standardiser l’organisation et la gestion des voyages d’affaires des collaborateurs. Une politique voyages définit les règles de confort (classes pour les vols, étoiles pour les hôtels…) et les processus régissant l’organisation des voyages (compagnies à privilégier, workflow de validation, planning de réservation…).

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L’idéal est de définir une politique voyages par trajet ou par destination selon le niveau de risque et les besoins souhaités par les voyageurs. Les solutions de gestion de voyages d’affaires intégrées telles que Supertripper permettent aux entreprises de mettre en place des politiques voyages flexibles et adaptables aux conditions de sécurité du pays de destination.

A télécharger : votre modèle à personnaliser de politique voyages

Pas de politique voyages ni de système d’approbation ou de carte de crédit d’entreprise ? Bon courage pour faire un suivi complet de vos dépenses ! Comme il n’y a pas de règles établies sur la gestion des réservations et des dépenses, les employés réservent des vols et des hôtels parfois coûteux. Le changement de réservation de vols ou d’hébergements à cause de circonstances imprévues peut élargir le trou de votre budget. De plus, certaines dépenses peuvent ne pas être déclarées ou sans justificatifs rendant la gestion des dépenses inutile.

La sécurité des voyageurs en temps réel

Les avancées technologiques permettent aujourd’hui de pouvoir suivre en temps réel les déplacements de vos collaborateurs. Cette traçabilité s’avère souvent un moyen efficace pour assurer de la sécurité de vos employés, en particulier dans les pays les plus à risques.

Avec une simple application mobile, vous pouvez les rassurer et les protéger en leur donnant les informations indispensables pour avoir accès aux équipes d’urgence, de maintenir la stabilité de la relation siège-voyageur et de recevoir des alertes en temps réel. On peut par exemple citer Vismo d’International SOS comme solution efficace.

Une entreprise est responsable de ses employés, qu’ils soient au bureau ou en déplacement en tant que représentant de votre entreprise. C’est ce qu’on appelle en droit le « devoir de diligence ». Celui-ci impose une « obligation morale et/ou légale » d’assurer la sécurité ou le bien-être de vos employés. Il n’existe en revanche aucun acte législatif stipulant d’une quelconque obligation de gestion des voyages. Néanmoins, une bonne gestion des déplacements garantit intrinsèquement le devoir de diligence, puisqu’il agit comme le bras armé de cette responsabilité légale de l’entreprise.

Le service d’assistance : soutenir à distance ses collaborateurs

Enfin, même si votre salarié a suivi le programme de formation sur les déplacements à l’étranger, qu’une application de tracking est installée sur son téléphone, la sécurité de votre collaborateur n’est pas pour autant garantie : le risque zéro n’existe pas.

Afin de parer à toutes éventualités, il est donc primordial de souscrire à une assurance voyage en complément. En effet, l’assurance offre une garantie fiable en cas d’urgence médicale, de rapatriement, ou d’accident. Il est important de rappeler que la Sécurité Sociale couvre chaque salarié pendant ses heures de travail. Elle reste néanmoins insuffisante si des problèmes surviennent à l’étranger.

Une assurance voyage est l’option idéale pour fournir l’assistance nécessaire à vos salariés en déplacement. Certaines cartes bancaires corporate ou personnelles donnent parfois droit à des assurances, aides et assistances lors de voyages professionnels.

Conclusion : les différents outils mis en place doivent profiter à la fois à votre entreprise mais également à vos salariés. De votre côté, vous prenez à bras le corps votre duty of care (obligation légale d’assurer la sécurité) auprès de vos employés. De leur côté, ils se sentent en sécurité et peuvent pleinement se concentrer sur leur mission de voyage.

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