25 Conseils pour Augmenter votre Productivité en Voyage d’Affaires

Rester concentré et productif au travail est un défi pour chacun d’entre nous. Entre les échanges de mails interminables, les appels téléphoniques à répétition, les réunions plus ou moins utiles ou les rapports à finaliser, la to-do list quotidienne semble bien souvent interminable. D’après une étude menée par l’Organisme mondial du travail, les salariés perdent environ 40% à 60% du temps qu’ils passent au travail sur des tâches annexes.

Si l’on ajoute les voyages d’affaires à l’équation de la productivité, le défi tend à s’accroître de manière exponentielle. Il serait tentant de rattraper la dernière série Netflix dans la zone d’embarquement ou s’attarder sur le jeu vidéo installé sur votre tablette pendant le vol. Or, en réalité, vous pouvez être plus productif durant un déplacement professionnel que vous ne l’êtes au bureau.

Profitez et optimisez votre prochain voyage d’affaires grâce à ces astuces pour vous faire gagner en productivité.

1. Fixez-vous des objectifs clairs et notez-les avant votre voyage

Que vous ayez besoin de terminer une présentation PowerPoint, de vous tenir au courant de vos mails ou de finaliser un projet, déterminez-le avant de partir en déplacement. En planifiant à l’avance quand et ce sur quoi vous allez travailler, vous n’aurez qu’à suivre votre liste à la lettre sans aucun stress.

Vous pouvez par exemple indiquer :

1. Gestion de la boîte de réception : dans le salon de l’aéroport
2. Nettoyage PowerPoint : en vol
3. Confirmation de rendez-vous : dans le taxi…

2. Faites une liste et vérifiez-la deux fois

La majorité des individus ne peut gérer que 4 tâches à la fois. Pour se souvenir de l’endroit où vous avez garé votre voiture, du terminal auquel vous devez vous rendre, de votre porte et heure d’embarquement et des missions à réaliser dans le cadre de votre déplacement, il vous faut soit une excellente mémoire, soit mettre en place une méthode de rappel.

La liste papier ou numérique s’avère particulièrement efficace, sur laquelle vous pouvez notamment inscrire tout le nécessaire pour passer un séjour agréable. Rien ne vous ralentira plus que d’oublier un chargeur de téléphone, de sortir de l’hôtel pour acheter une cravate ou de vous rendre compte en vous préparant dans votre chambre d’hôtel que vous avez laissé les documents de présentation sur votre bureau.

3. N’emportez que l’essentiel

Gagnez du temps et souvent de l’argent en apportant seulement des bagages cabine. Faites en sorte que tout rentre dans l’ordre ! De cette façon, vous pouvez sortir de l’avion et quittez l’aéroport dès que possible.

4. Conservez vos habitudes de voyages

Voyager avec les mêmes compagnies aériennes, hôtels et services de transport comporte de nombreux bénéfices. Ainsi, votre fidélité peut être récompensée par des avantages non négligeables. Accès prioritaire à l’embarquement, cumul de points sur votre carte d’abonnement, sélection de votre place préférée, offres exclusives en surclassement ou repas gratuits sont autant de privilèges qui permettent de profiter pleinement de trajets longs ou fréquents. Adhérer à ces programmes de fidélité est essentiel pour votre efficacité en déplacement puisque les avantages sont faits pour améliorer l’expérience voyageur.

5. Réservez des vols directs

Dans la mesure du possible, privilégiez les vols sans correspondance. Les transferts rallongent inévitablement votre durée de voyage et vous plus vulnérable aux retards de vol. Un vol direct vous permet d’économiser des heures précieuses pour travailler au calme dans votre chambre d’hôtel ou dans un espace de coworking.

6. Si vous le pouvez, choisissez une compagnie aérienne qui propose la WiFi

De plus en plus de compagnies montent en gamme pour offrir à leur clientèle, notamment de voyage d’affaires, de pouvoir s’accorder à leurs tâches même à 11.000 mètres d’altitude. Scandinavian Airline, Emirates, Air China ou Turkish Airlines proposent par exemple des connexions au réseau à des prix attractifs, voire gratuits selon votre classe.

Pour plus d’informations concernant les compagnies aériennes qui offrent le wifi, consultez cet article.

7. Prenez un vol le plus tôt possible pour éviter les retards

Si vous voulez éviter les retards de voyage, envisagez de vous lever tôt. D’après les données du Bureau of Transportation, le meilleur temps de vol pour éviter les retards se situe entre 6 et 7 heures du matin. À cette heure-ci, les aéroports viennent d’ouvrir et l’espace aérien est encore trop peu bondé pour que des embouteillages apparaissent sur les tarmacs.

8. Anticipez le décalage horaire

Le décalage horaire est l’un des principaux facteurs qui peut menacer votre productivité. Il existe une multitude de techniques pour faire face au jet lag, à commencer par vous acclimater au nouveau fuseau horaire. Le réglage de votre montre à l’heure de la destination de votre voyage aide votre horloge biologique à s’ajuster pendant le vol. De telle sorte, votre métabolisme ne subira que relativement ce décalage horaire, vous permettant de conserver une efficacité quasi-inchangée.

Lire : Nos meilleurs conseils pour lutter contre le jet lag

9. Succombez aux bénéfices des lounges d’aéroport

La majorité des aéroports proposent aujourd’hui des espaces dédiés aux voyageurs d’affaires. Ces lounges sont d’ailleurs généralement pensés par d’anciens professionnels qui se déplaçaient fréquemment. L’adhésion à un salon d’aéroport vous permet de retrouver une oasis de tranquillité au sein même de l’aéroport, pour travailler, vous détendre ou vous rafraîchir. Et tout cela gratuitement – à condition que vous ayez adhéré à un programme de fidélité qui vous donne un droit d’accès !

Le plus connu des programmes de lounges se nomme Priority Pass, même s’il existe de nombreuses alternatives. Certaines compagnies intègrent également directement ces avantages lounges dans leurs cartes d’abonnement.

10. Restez concentré

Dans un monde d’interconnexions permanentes, les tentations de distractions sont nombreuses et parfois compliquées à repousser. Un nouveau marché d’applications mobiles connait une croissance fulgurante : celui des applications de productivité. Parmi elles, Forest vous encourage à ne pas utiliser votre téléphone pendant un certain temps, en supprimant les notifications ou en bloquant complètement l’ouverture de votre smartphone durant une durée prédéterminée.

De cette façon, vous évitez de tuer le temps en vérifiant les réseaux sociaux, vos mails ou les dernières actualités. Votre attention est alors uniquement portée sur la tâche que vous avez à effectuer, sans être perturbée par des éléments parasites.

11. Terminez les tâches faciles dans les lieux publics

Les salons d’aéroports ou les halls de gare sont des endroits parfaits pour raccourcir votre to-do liste. Rassemblez un tas de missions que vous pouvez accomplir sans trop réfléchir, telles que la prise de rendez-vous ou le suivi de vos mails. C’est un excellent moment également pour faire le ménage sur votre ordinateur et vos fichiers dans des dossiers spécifiques.

12. En vol, mettez vous à l’aise

Faites ce qu’il faut pour être à l’aise en vol. Certaines personnes ont froid et ont besoin d’une couverture, d’autres ont besoin d’un oreiller pour le cou, d’autres d’un masque pour les yeux. Tout ce dont vous avez besoin pour être à l’aise, emballez-le. Lors d’un trajet de plus de 3 heures et pour les personnes de grande taille, il est judicieux de ne pas opter pour une place en classe économique par exemple. Un petit surplus à anticiper pour être assuré d’arriver à destination reposé et sans douleurs.

Lire : Les accessoires indispensables du voyageur d’affaires

13. Profitez de votre escale pour décompresser

Le meilleur moyen pour ne pas voir le temps passer : se lancer des défis pour continuer à se surpasser, même durant des moments creux. Faites du calcul mental, finissez ce mots-croisés qui vous narguent depuis plusieurs jours, apprenez quelques phrases dans la langue du pays que vous visitez ou plongez-vous dans la lecture des articles que vous souhaitiez lire depuis que votre collègue vous en parler.

14. Rechargez vos batteries pendant un vol de nuit

Si le vol a lieu pendant les heures normales de sommeil, prenez le rythme de vie de votre destination finale. Si vous avez un budget restreint, n’oubliez pas d’opter pour un siège à la fenêtre. Apportez un oreiller, des vêtements confortables et un casque antibruit. De plus, assurez-vous de garder votre ceinture de sécurité visible pour éviter d’être réveillé par les hôtesses.

15. Choisissez judicieusement l’emplacement de votre hôtel

Choisir un hôtel peut être crucial pour votre productivité. Pensez aux transports en commun, au temps de trajet jusqu’à l’aéroport ainsi que jusqu’aux lieux de vos réunions. Cela vous permettra non seulement de voyager sans stress, mais également de vous libérer du temps supplémentaire pour vous octroyer du temps libre sur place.

16. Restez dans la même chaîne d’hôtels

Pour la majorité des individus, un changement de cadre ou d’environnement entraîne des déstabilisations qui peuvent se répercuter sur votre productivité lors de vos déplacements professionnels. En séjournant dans un hôtel familier, nul doute que vous obtiendrez un sommeil de meilleure qualité.

17. Utilisez le covoiturage ou un service VTC

Dans votre vie, combien d’heures ont été perdues à essayer de trouver une place de parking ? En plus de l’avantage de ne pas avoir à louer une voiture, le covoiturage permet d’économiser du temps de stationnement.

Si vous désirez néanmoins vous rendre coûte que coûte à la gare ou l’aéroport, pensez à notre partenaire Blue Valet, qui propose un service voiturier pour particulier en France et dans de nombreux pays européens.

18. Téléchargez City Mapper pour vous repérer dans toutes les villes du monde

L’application City Mapper est un must-have si vous vous rendez dans une grande ville. Il est parfois compliqué de se repérer à l’arrivée, c’est pourquoi l’application (gratuite et payante pour plus de fonctionnalités) permet de trouver l’itinéraire le plus rapide en bus, en métro, en train, en covoiturage et même à vélo. Elle vous offre également l’avantage d’économiser sur des courses de taxis. Vous pouvez l’intégrer directement sur votre smartphone ou votre montre connectée et anticiper votre temps de trajet.

19. Essayez la location de vêtements

Utilisez un service de location de vêtements tel que Panoply pour trouver chaussure à votre pied dans n’importe quelle ville d’affaires en Europe. Besoin d’un costume cravate ? D’un tailleur ou d’une chemise pour votre rendez-vous ? Réservez en quelques minutes la tenue vestimentaire dont vous avez besoin et rendez-la quand vous le souhaitez. Plus besoin de vous encombrer avec une valise surchargée.

20. Gardez votre routine en toute circonstance

Vous avez peut-être – enfin – trouvez une routine matinale qui vous permet d’être efficace dans vos tâches quotidiennes. Ce serait dommage de ne pas poursuivre vos bonnes habitudes en voyage. Et si le temps vient à vous manquer, pensez à prendre un bol d’air frais matinal pour aérer votre esprit dès le début de la journée.

21. Trouvez le bon équilibre

Rester productif pendant les voyages d’affaires, c’est rester équilibré. Il est crucial de conserver une juste répartition du triptyque esprit , corps et âme. Pour être le plus productif, prenez soin de vous. Reposez-vous, buvez de l’eau, mangez sainement, faites de l’exercice, appelez un ami, et prenez même un massage à l’aéroport. En prenant soin de vous, vous aurez plus d’énergie et de clarté pour être très productif.

22. Mangez sainement

Comme le dit une maxime : « La nourriture est un combustible. » La plupart d’entre nous sont nourris à la caféine, mais assurez-vous de manger sainement tout au long de la journée. Ne sautez pas le petit-déjeuner et assurez-vous d’avoir une collation santé dans votre sac. Deux conseils simples pour manger plus sainement sur la route : ne sautez pas de repas et évitez les aliments sucrés.

23. Faites de l’exercice

C’est scientifiquement prouvé : les entrepreneurs à succès puisent leurs ressources dans l’entraînement physique régulier qu’ils respectent chaque semaine. Que vous préfériez le yoga, la course à pied ou l’haltérophilie, prenez le temps de faire de l’exercice.

24. Apprenez et développez des compétences

Vous pouvez être productif sans nécessairement travailler sur des missions qui vous ont été confiées à court terme. En effet, la productivité ne réside pas toujours dans l’exécution répétitive de vos tâches. Entre deux vols, dans un taxi, au volant de votre voiture de location, vous pouvez facilement prendre le temps de vous concentrer sur un livre de dédié à votre secteur d’activité, de parcourir une étude intéressante qui appuiera votre prochaine présentation ou de tendre l’oreille à un podcast de développement professionnel. Pour gagner du temps, vous pouvez également accélérer la vitesse de diffusion du podcast à 1,5.

25. N’oubliez pas de faire des pauses

Les temps de repos peuvent être difficiles à planifier lors d’un déplacement professionnel. Pourtant, s’octroyer quelques minutes de répit est l’une des clés fondamentales pour déployer son énergie en temps voulue. Prendre des pauses régulières permet d’avoir du recul sur son travail, de trouver l’inspiration nécessaire à la créativité et de déconnecter en vous ouvrant sur l’environnement qui vous entoure.

26. Enfin, dormez, dormez, dormez (bonus)

En voyage, il est parfois tentant de sacrifier quelques heures de sommeil pour avancer sur un projet ou explorer les environs de votre hôtel. Gardez cependant en tête que plus de six heures de sommeil par nuit multiplie par 3 votre capacité de concentration longue durée et par 6 votre résistance au stress.

Cette liste est basée sur les retours d’expérience de nos milliers d’utilisateurs.

N’hésitez pas à laisser vos conseils de productivité pour les voyages d’affaires en commentaires.