Fraude aux notes de frais : les 4 formes que les entreprises ne voient pas toujours venir
Ce qu’il faut retenir sur la fraude aux notes de frais
- Fraude ou erreur : la première est intentionnelle, la réponse n’est pas la même.
- Frais gonflés : la dépense a bien eu lieu, mais le collaborateur déclare plus que le montant réel (repas, kilomètres, taxis).
- Dépenses personnelles masquées et dépenses fictives passent quand le circuit vérifie la présence du justificatif sans vérifier le lien avec une mission réelle.
- Les doubles soumissions ne se voient pas sans croisement entre notes de frais, cartes corporate et factures fournisseurs.
- Il faut en médiane 18 mois pour détecter une fraude aux remboursements de frais (ACFE, 2024). Sans justificatif, un remboursement de frais au réel n’est pas exonéré de cotisations sociales (URSSAF).
Fraude ou erreur : où commence vraiment le problème ?
La distinction entre fraude et erreur décide de la réponse à apporter. En PME, les deux passent souvent pour la même chose, faute de contrôles conçus pour les distinguer.
- Erreur : involontaire et ponctuelle. Un justificatif oublié, un trajet mal reconstitué. Elle se corrige par la procédure.
- Fraude : intentionnelle et souvent répétée. Elle appelle une sanction disciplinaire.
Dans une PME où les notes de frais se traitent à la main (tableur, papier, e-mail), le valideur approuve surtout sur la confiance et sur la présence d’un justificatif. Il vérifie rarement que les montants sont cohérents. Tant que personne ne rapproche les notes de frais d’une autre source (relevés de carte, factures fournisseurs, ordres de mission), les quatre formes qui suivent peuvent passer sans alerte.
Les frais gonflés : quels signaux pour les repas, les kilomètres et les taxis ?
Dans les frais gonflés, la dépense est réelle, seul son montant est surestimé. Cette forme touche les repas, les indemnités kilométriques et les frais de transport. Elle est plus difficile à détecter qu’une dépense inventée.
Repas
Le montant déclaré dépasse celui de l’addition réelle. Inviter des proches en les présentant comme des clients, c’est une autre fraude : la dépense personnelle masquée.
Indemnités kilométriques et transports
Pour les indemnités kilométriques, le collaborateur déclare une distance supérieure au trajet réel : même logique pour les taxis et VTC, où le montant de la course peut être majoré. Sur un trajet récurrent, l’écart avec la distance calculable finit par se voir. Les fausses déclarations de kilomètres arrivent au deuxième rang des fraudes aux frais professionnels, selon DAF-mag.
Signaux à surveiller :
- Montants systématiquement ronds, récurrents chez le même collaborateur
- Kilométrages déclarés nettement supérieurs aux distances calculables
Les dépenses personnelles facturées en frais professionnels : à quoi les reconnaître ?
Cette fraude consiste à déclarer une dépense privée comme un frais professionnel : un dîner du samedi soir entre amis présentés comme des clients, une course de taxi personnelle en trajet de mission. Même logique pour l’alcool : la politique interne exclut son remboursement, et il est pourtant déclaré comme un frais professionnel. Le justificatif est authentique, seule l’affectation est fausse.
Signaux à surveiller :
- Date incompatible avec toute mission en cours (week-end, congés, période sans déplacement planifié)
- Catégorie de dépense atypique pour le poste ou les responsabilités du collaborateur
- Note de restaurant sans nom de client ni société associée
- Destination ou montant sans rapport avec la mission déclarée dans l’ordre de mission
Les dépenses fictives : quels indices sur le justificatif ?
Une dépense fictive est une réclamation pour une dépense qui n’a pas eu lieu : un repas inventé, un hôtel non occupé, un déplacement fabriqué. Le fraudeur falsifie un justificatif ou en présente un emprunté à un tiers. C’est la forme la plus grave des quatre : le collaborateur ne gonfle pas une dépense réelle, il fabrique la dépense et la preuve qui va avec.
Le circuit de validation se limite souvent à vérifier la présence d’une pièce jointe. Un fichier joint n’est pas une preuve en soi.
Signaux à surveiller :
- Justificatifs flous, peu lisibles ou de qualité dégradée (photo d’une photo, scan illisible)
- Aucun détail de commande sur le justificatif
- Prestataires non identifiables ou absents de tout circuit fournisseur connu
- Date du justificatif incompatible avec tout déplacement documenté
- Montant incohérent avec le type de prestataire déclaré
Les doubles soumissions : comment repérer la même dépense déclarée deux fois ?
Une double soumission, c’est la même dépense réclamée deux fois : le même justificatif soumis à quelques semaines d’intervalle, ou la même dépense remboursée via deux circuits distincts. Elle peut résulter d’une erreur d’inattention. Quand elle est délibérée et répétée, c’est une fraude.
Signaux à surveiller :
- Même montant chez le même prestataire sur des dates proches dans le même mois
- Justificatifs quasi identiques avec des variations mineures (date décalée d’un jour, montant légèrement différent)
- Dépense qui remonte à la fois dans les notes de frais et dans les relevés de carte corporate
Sans croisement entre les notes de frais, les relevés de carte et les factures fournisseurs, ce type de fraude passe sans peine à travers un circuit manuel.
Ce que l’absence de contrôle coûte à l’employeur
L’absence de contrôle laisse la fraude s’installer durablement. Selon l’ACFE (Association of Certified Fraud Examiners), une fraude aux remboursements de frais dure en médiane 18 mois avant détection (cas étudiés de janvier 2022 à septembre 2023). Les structures de moins de 100 salariés y sont plus exposées : ce type de fraude apparaît dans 20 % des cas recensés chez elles, contre 12 % dans les structures plus grandes. Elles sont aussi bien moins souvent équipées de contrôles antifraude (ACFE, 2024).
Aux montants remboursés à tort s’ajoutent deux risques :
- Risque financier : les sommes versées à tort se répartissent entre plusieurs postes (repas, transports, déplacements), si bien qu’aucune ligne du budget n’en montre le total.
- Risque réglementaire : selon l’URSSAF, un remboursement de frais au réel n’est exonéré de cotisations sociales que si l’employeur produit les justificatifs. Sans justificatifs, il entre dans l’assiette des cotisations.
Côté salarié, une fausse note de frais peut justifier un licenciement pour faute grave, mais pas automatiquement. La chambre sociale de la Cour de cassation a laissé en place une faute grave pour des frais privés réclamés à plusieurs reprises (Cass. soc., 23 janvier 2019, n° 17-12.542) et l’a écartée pour une note isolée, d’un montant modique (Cass. soc., 30 octobre 2013, n° 12-17.582). Le licenciement, lui, ne règle pas l’enjeu réglementaire pour l’entreprise.
Réduire le risque de fraude sur les notes de frais professionnels
Connaître les signaux propres à chaque forme de fraude, c’est passer d’un contrôle de surface à un contrôle ciblé. Un circuit manuel, même bien tenu, laisse souvent passer ce qui exige un croisement : une double soumission ne se voit qu’en rapprochant notes de frais, relevés de carte et factures. Moins il y a de notes de frais, moins il y a de rapprochements à faire. Sur les trains, vols et hôtels réservés via Supertripper, le paiement est centralisé : le voyageur n’avance rien et aucune note de frais n’est à contrôler. Sortez ces postes du circuit des notes de frais, et concentrez vos contrôles sur les repas, les kilomètres et les taxis.
Questions fréquentes sur la fraude aux notes de frais
Un employeur peut-il récupérer les sommes versées sur fausse note de frais ?
Oui. L’employeur peut réclamer les frais remboursés à tort par une action en répétition de l’indu, au besoin devant le conseil de prud’hommes. Il n’a pas à prouver une faute lourde du salarié : la chambre sociale de la Cour de cassation l’a jugé le 15 janvier 2025 (n° 23-19.595). Ce remboursement s’ajoute aux éventuelles sanctions disciplinaires.
Faut-il inscrire le nom du client sur toute note de repas d’affaires ?
Oui, et c’est le contrôle le plus simple à mettre en place. Une note de repas sans nom de convive ni société associée ne peut pas être vérifiée comme dépense professionnelle réelle. L’inscrire dans la politique interne comme condition de remboursement rend une dépense personnelle masquée plus difficile à faire passer.
Un double contrôle hiérarchique et comptable suffit-il à détecter la fraude ?
Non. Il réduit le risque sans le supprimer. Le manager juge si la dépense colle à la mission, le comptable contrôle la conformité fiscale. En général, ni l’un ni l’autre ne rapproche les notes entre elles ni avec les relevés de carte. Une double soumission ou un kilométrage gonflé peut donc leur échapper.
