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Outil de Gestion des Déplacements Professionnels : Que doit Proposer une Agence de Voyage d’Affaires  ? 

Avoir une agence de voyages d’affaires efficace et en adéquation avec les besoins des entreprises peut relever de l’utopie. Entre des outils souvent obsolètes ou trop complexes à appréhender et des frais cachés qui s’envolent à la moindre sollicitation du service client, il n’est pas rare de devoir faire l’impasse sur l’un des aspects de ce que doit regrouper une solution de gestion de voyage d’affaires.

Une solution de gestion des déplacements professionnels doit être capable d’allier une technologie performante à un accompagnement efficient (service client disponible 24/7 et suivi personnalisé par des experts travel). 

Les travel managers et les office managers doivent continuellement être formés et informés afin d’améliorer la gestion des voyages en entreprise, et se tenir au courant de l’actualité du secteur. 

Une fois informés, ils devraient pouvoir être capables de choisir un outil de gestion des voyages d’affaires adéquat, doté de fonctionnalités bien pensées, qui facilitent leur quotidien et visent une satisfaction interne optimale. 

Supertripper vous dresse une liste de 8 éléments indispensables à prendre en compte dans le choix d’une solution de gestion appropriée pour organiser les déplacements professionnels de son entreprise.


Critère n°1 : Une gestion fluide des droits et des circuits de validation 


Il est important pour les responsables des voyages d’avoir une vision globale sur l’ensemble des voyages professionnels effectués au sein de l’entreprise. Le circuit de validation est l’outil adapté pour cela : en reliant chaque voyageur d’affaires à un manager référent chargé de valider les réservations émises hors politiques voyages, l’entreprise garde le contrôle sur ses dépenses.

Un circuit (ou workflow) de validation permet de désigner des responsables dans l’entreprise chargés d’approuver les déplacements professionnels des collaborateurs. Ce système assure un contrôle en amont des réservations et des dépenses liées aux voyages d’affaires.

Un circuit de validation simple et efficace doit permettre aux responsables voyages d’accepter ou de refuser, en quelques clics, les réservations. Pour les voyageurs d’affaires, il est censé les aider à mieux s’organiser tout en respectant la politique voyages de l’entreprise.

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Critère n°2 : La possibilité d’intégrer sa politique voyages à l’outil de gestion 


À chaque entreprise ses règles en matière de déplacements professionnels. Idéalement, ces règles émanent d’une coopération main dans la main entre les différentes parties concernées : voyageurs d’affaires, direction financière et ressources humaines. Cette collaboration devrait aboutir à la création d’une politique voyages au sein même de l’entreprise.

Une politique voyages est un règlement prédéfini qui encadre les différents aspects liés aux déplacements professionnels d’une organisation ou d’une partie de cette dernière. Grâce à elle, les collaborateurs savent ce qu’ils peuvent réserver, ou non, au moment d’organiser leur voyage. 

L’objectif d’une politique voyages est de réguler le fonctionnement des déplacements professionnels et d’optimiser les dépenses des voyageurs : de l’hébergement au transport, en passant par les frais annexes (repas, taxis, stationnement, etc.).

Une politique voyages permet ainsi de respecter le budget voyage de l’entreprise en plafonnant les frais du déplacement ; par exemple, en déterminant la gamme d’hôtels, le mode de transport utilisé, ou encore la classe.

En fonction de leur statut, de leur service, de leur poste… les collaborateurs ne seront pas forcément tous soumis à la même politique voyages. Il peut donc exister plusieurs politiques voyages au sein d’une même organisation. 

Une politique voyages performante doit être souple et savoir s’adapter aux évolutions des besoins de l’entité. Pour cela, il est impératif de pouvoir compter sur un outil de gestion des voyages d’affaires permettant d’ajuster facilement les paramètres de sa politique voyages. 

Si votre politique n’est pas encore établie, Supertripper l’a fait pour vous : cliquez ici pour télécharger le modèle d’une politique voyages à personnaliser.


Critère n°3 : Un allègement de la gestion comptable grâce à la suppression des notes et avances de frais


Lorsqu’une entreprise se développe, le nombre de missions et déplacements professionnels augmente. Parallèlement, les notes de frais en voyages d’affaires s’accumulent ; il peut devenir compliqué de les gérer. La dématérialisation des notes de frais (voire la suppression de ces dernières) via des logiciels de gestion performants devient alors une véritable nécessité. Simples à utiliser, les solutions numériques deviennent alors un allié de taille pour l’entreprise.

Une note de frais est un document rempli par le salarié et transmis au service financier, qui lui permet de se faire rembourser des dépenses engagées pour les besoins de l’entreprise. 

La dématérialisation ou la suppression des notes de frais grâce aux outils de gestion en ligne allège les processus comptables d’une entreprise tout en limitant les erreurs.

En évitant ou en automatisant la saisie des notes de frais, les collaborateurs gagnent du temps et le service financier n’a plus à vérifier la concordance entre les dépenses créées et les justificatifs présentés. Enfin, avec un système qui supprime les notes de frais, le voyageur n’a plus à avancer les frais liés à ses réservations.

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Critère n°4 : Une solution complète de Travel & Expense qui répond aux attentes de toute l’entreprise


Quoi de plus pénible quand les dépenses liées aux réservations (hôtels, transports, taxis) ne sont pas centralisées en un seul endroit, avec les frais de déplacements annexes (restaurants, VTC, transports en commun locaux, etc.). 

Ne serait-il pas plus simple d’opter pour une solution de gestion de voyages d’affaires aux multiples fonctionnalités ?

Une solution Travel & Expense est un écosystème digital qui regroupe toutes les dépenses effectuées avant et pendant les déplacements professionnels. Cela concerne les frais de réservations liés à l’hébergement et au transport, ainsi que les dépenses extras engagées pour des raisons professionnelles. 

Bénéficier d’une solution digitale Travel & Expense permet d’automatiser la saisie des frais engendrés par un voyage professionnel, et d’avoir une vue d’ensemble sur les dépenses effectuées.

En quelques clics seulement, grâce à une application mobile, il est possible de scanner des justificatifs de paiement et de transmettre ces reçus instantanément au service comptable de son entreprise.


Critère n°5 : Un accompagnement sur mesure par un account manager expérimenté 


Outre le confort lié à la technologie, il est aussi primordial de pouvoir compter sur le soutien de personnes qui sauront vous écouter, vous épauler et vous conseiller dans la prise de décisions liées aux déplacements professionnels de vos collaborateurs.

Un account manager dans le voyage d’affaires est un expert qui accompagne les entreprises dans l’optimisation de leur stratégie voyages. Il (ou elle) apporte des conseils personnalisés en se basant sur l’analyse des données voyages : étude des reportings, ajustement de la politique voyages, rationalisation des coûts, partage de l’actualité du secteur.

Un chargé de compte compétent dans les déplacements professionnels permet d’ajuster judicieusement le budget voyages d’une entreprise.  Ses préconisations résultent de l’extraction de données et de leur analyse. Par exemple, il pourra vous conseiller sur l’optimisation de trajets récurrents.

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Critère n°6 : Un service client proactif et disponible pour gérer les réservations et les imprévus


Le train est annulé et on doit vite trouver une solution de repli ? Pas de panique quand on sait que l’on peut compter sur des agents de voyage à l’écoute, serviables et compétents. 

Composé d’agents de voyage, le service client d’une agence de voyage d’affaires vous accompagne dans la réservation et la modification de vos vols, trains, hôtels, voitures de location, etc. En cas de problème, les agents de réservation sauront rapidement trouver une solution de remplacement.

Le service client d’une agence de voyage d’affaires se doit d’être réactif et disponible à tout moment. Il doit savoir rebondir et répondre à chaque demande spécifique des voyageurs d’affaires qui les contactent.


Critère n°7 :  Une application disponible sur tous les supports (ordinateur, téléphone, tablette)


Pouvoir faire sa réservation depuis son poste de travail puis retrouver facilement son e-billet sur son smartphone en gare (et vice et versa) permet d’éviter un stress inutile. De plus, la dématérialisation des réservations évite l’impression de documents qui peuvent se perdre tout en étant écologique.

Un outil de gestion des réservations de voyages d’affaires performant est accessible partout et à tout moment. Cette plateforme doit donc être disponible sous forme de logiciel en ligne et d’application mobile tout en préservant la même qualité d’expérience utilisateur, quelle que soit l’interface.

Avoir une solution ergonomique et adaptée à tout type d’appareils, c’est garantir un meilleur confort dans l’utilisation de l’interface. Malheureusement, seulement quelques acteurs du voyage d’affaires fournissent une application mobile gratuite performante et multisupport.

Pour des déplacements professionnels réussis, nous vous invitons à découvrir notre sélection des  10 meilleures applications mobiles pour voyages d’affaires

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Critère n°8 : Une RSE renforcée grâce à la contribution à la neutralité carbone


Aujourd’hui, le voyage d’affaires doit revoir son modèle économique et environnemental. En effet, les enjeux climatiques actuels soulignent l’importance de se soucier de l’environnement et de l’empreinte carbone que les déplacements professionnels laissent derrière eux.

Opter pour une démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises), c’est mettre en pratique les piliers du développement durable à l’échelle de l’entreprise. Cela s’illustre par l’intégration des préoccupations sociales et environnementales des entreprises à leurs activités commerciales.

Avoir la possibilité de visualiser en un coup d’œil l’empreinte carbone des déplacements professionnels et contribuer à la réduction d’émissions de gaz à effet de serre, c’est réduire son impact écologique. 

Car oui, en un clic, il est possible aujourd’hui d’avoir un impact positif, concret et mesurable pour chaque déplacement. 

Par exemple, Supertripper permet à ses clients de contribuer à la neutralité carbone grâce au partenariat avec la fondation Good Planet. Les entreprises reçoivent par ailleurs un rapport mensuel sur les émissions ainsi que sur les projets en cours de Goodplanet. 

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Que faut-il retenir ?
Une technologie innovante dans le secteur du voyage d’affaires…


Des premières agences de quartiers non spécialisées aux solutions nouvelle génération, le voyage d’affaires a vécu une évolution sectorielle ultra-rapide. Cette histoire, relativement récente, découle du développement continu des réseaux de communication. Voies ferrées, augmentation du nombre de lignes aériennes, création de chaînes hôtelières… Il est devenu aussi facile de rencontrer un client à l’autre bout du monde que son voisin de palier.

Les premiers acteurs du travel ont construit progressivement les outils de premières nécessités pour les entreprises, en omettant parfois de prendre en compte les attentes des voyageurs d’affaires. Ces outils pensés et créés dans les années 2000 n’ont que trop peu évolué par rapport au rythme des inventions technologiques.

C’est pourquoi des entreprises dynamiques et ambitieuses se sont engouffrées dans la brèche afin de combler ce décalage technologique. Ainsi,  57 % des voyageurs d’affaires estiment que leur entreprise est en retard en matière d’outil de gestion de voyages d’affaires. (Source : Étude de SAP Concur)

Avec l’arrivée des millenials sur le marché de l’emploi, bercés aux outils numériques depuis leur naissance, les employeurs ont conscience que l’aspect technologique devient un enjeu crucial pour faire mieux fonctionner les processus en interne.

…couplée à l’expertise humaine d’une agence de voyage


Digitaliser la gestion des déplacements professionnels, oui, mais pas au détriment de l’aspect humain. C’est pourquoi collaborer avec un expert du voyage d’affaires qui vous accompagne au quotidien reste un excellent moyen de rationaliser les coûts en s’assurant un taux de satisfaction voyageur maximal.

En effet, les situations imprévues peuvent surgir, et l’importance d’un service client rapide et efficace sera toujours plus appréciable qu’une solution seulement technologique. Conseils, guides et recommandations sont autant de facteurs clés qui permettent d’assurer un suivi cohérent et impactant au sein d’une entreprise.

Répondre aux attentes des entreprises en intégrant les 8 critères ci-dessus à sa solution travel est tout l’enjeu des agences de voyages d’affaires d’aujourd’hui. Elles doivent être capables d’offrir la meilleure expérience aux entreprises, c’est-à-dire garantir un outil à la pointe de la technologie tout en accompagnant les utilisateurs de la plateforme à travers un service client de qualité. 

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