Nos Conseils pour Préparer vos Déplacements Professionnels en Voiture
Que vous voyagiez en France ou à l’étranger, la voiture est l’un des modes de déplacement les plus adaptés aux déplacements professionnels intra et extra-muros. La voiture permet de se déplacer librement et facilement sur de courtes à moyennes distances, sans dépendre d’un horaire comme pour le train et l’avion. Certes, il est ainsi plus simple de planifier son déplacement en voiture, mais il ne faut pas négliger certains points clés de la préparation.
Nous vous donnons nos conseils pour préparer sereinement vos déplacements professionnels en voiture lors de vos voyages d’affaires.
Préparez les documents essentiels à vos déplacements professionnels
Avant votre départ, préparez soigneusement tous vos documents si vous êtes amenés à conduire vous-même. Les déplacements professionnels en voiture sont beaucoup plus soumis aux contrôles des douanes et des forces de l’ordre, ou aux imprévus et accidents.
Un document prouvant votre identité – Carte Nationale d’Identité ou Passeport -, votre permis de conduire et votre carte grise à jour sont les documents essentiels à toute situation. Si vous utilisez votre véhicule personnel ou de fonction, vérifiez bien la présence et la validité du contrôle technique et de l’attestation d’assurance. Dans le cas contraire, vous risquez de recevoir une amende ou de voir votre véhicule immobilisé. Toute attestation d’assurances supplémentaires, fournies par votre société par exemple, est bonne à avoir sur soi au format papier ou digital. Une assurance voyage supplémentaire vous couvre des frais médicaux liés aux imprévus, et d’une responsabilité civile valable à l’étranger.
Certains pays comme la Chine nécessitent la contraction d’une assurance voyage obligatoire. L’assurance voyage vous protège aussi dans le cadre privé de vos voyages, en cas de rapatriement ou de perte de vos bagages.
À lire aussi : Garantir la sécurité de ses employés en voyage d’affaires, comment faire ?
La législation peut différer en fonction du pays de destination. Vous pouvez utiliser tous vos documents français au sein des pays membres de l’Union Européenne. Pour toutes les autres destinations, la meilleure solution reste d’effectuer les vérifications auprès de votre Travel Manager.
Prévoyez la location d’un véhicule ou la réservation de taxis ou VTC
Pour éviter de mauvaises surprises sur place, il vaut prévoir à l’avance la façon dont vous souhaitez réaliser vos déplacements. Pour des déplacements urbains ponctuels et peu nombreux, la réservation d’un VTC ou d’un taxi est la solution la plus rapide. Cependant, les déplacements deviennent vite contraignants : vous devez à chaque fois réserver et attendre que votre chauffeur arrive. De plus, la facture grimpe très vite.
Pour profiter d’une plus grande liberté, nous vous conseillons plutôt d’opter pour la location d’un véhicule professionnel. La location se réalise sur place ou à l’avance et propose ainsi plusieurs avantages :
● Maîtrise du coût : la réservation à l’avance permet d’obtenir un devis de location et d’ainsi connaître le montant de la facture. Aucune surprise, le seul surplus à payer est l’essence consommée.
● Maîtrise du voyage : la possession d’un véhicule professionnel personnel permet d’organiser son agenda comme vous le souhaitez. Vous ne dépendez désormais que du trafic et de la recherche d’une place de stationnement.
● Transport de matériel : si vous possédez de gros bagages ou du matériel à transporter, vous pouvez opter pour un modèle de véhicule break et ainsi profiter de l’espace pour déplacer vos équipements.
Chez Supertripper, nous vous accompagnons pour la location de votre voiture professionnelle lors d’un voyage d’affaires. En quelques clics, comparez, réservez et payez vos déplacements professionnels sur notre plateforme Supertripper.
Organisez votre feuille de route et utilisez les bons outils lors d’un déplacement en voiture
La feuille de route vous permet de planifier votre voyage d’affaires et vos déplacements professionnels. Une feuille de route se prépare en amont et comprend toutes les informations détaillées de l’itinéraire. L’organisation d’un déplacement professionnel permet de gagner du temps et de visualiser facilement les adresses, les lieux de rendez-vous, les horaires ou encore les trajets à effectuer.
De nombreux assistants de navigation existent pour vous aider à préparer les trajets, comme Google Maps ou Waze. L’avantage principal de ces applications est la prise en compte du trafic ainsi que le partage d’éléments de la route comme les travaux ou les radars. Il est parfois compliqué de rouler sur une route inhabituelle, ces applications vous apportent ainsi une sérénité et un confort de conduite supplémentaire.
Nous vous conseillons aussi de penser aux futurs stationnements de votre véhicule. En ville, nous vous conseillons de stationner votre véhicule dans des parkings dédiés. Il y a en général toujours de la place disponible, pour un coût relativement faible, et vous profitez en plus d’une garantie de surveillance.
Durant les heures creuses, plus de places sont disponibles. Pour éviter le stress ou lorsque vous savez d’avance où vous devez vous arrêter, rapprochez-vous d’un service de location de place de parking. De cette façon, vous serez toujours sûr de pouvoir vous stationner.
Assurez votre confort de conduite et de trajet
Principalement pour les trajets de longue distance, prévoyez quelques achats avant de prendre la route. Une collation ou une boisson caféinée / énergisante vous fournira de l’énergie pour éviter une baisse d’attention sur la route ou un moment de fatigue. Pensez à faire une pause de 15 à 20 minutes si vous roulez depuis déjà 2 heures. Si vous ressentez une fatigue ou que vous n’êtes pas sûr de vous, arrêtez-vous sur une aire de repos et dormez. Une sieste de 30 minutes est suffisante si vous souhaitez reprendre la route rapidement.
Lors de périodes estivales, sur des routes en travaux ou encore suite à un dysfonctionnement de la signalétique, vous pouvez être confrontés à des bouchons ou des ralentissements. Pour faire passer le temps et optimiser cette attente, n’hésitez pas à écouter un podcast ou un livre audio. Les nouvelles voitures sont équipées d’un tableau de bord numérique qui se connecte à votre téléphone, pour ainsi diffuser facilement du contenu dans la voiture.
